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Che cos’è il sistema EDI?
Grazie alla tecnologia EDI, acronimo di Electronic Data Interchange, oggi lo scambio di documenti commerciali con clienti e fornitori, che in passato si basava sull’invio e ricezione tramite posta, fax o email, è più veloce, semplice ed efficiente poiché consente di inviare informazioni a un’altra azienda per via elettronica anziché cartacea.
Che cos’è l’Electronic Data Interchange? L’EDI è un protocollo standard per la comunicazione interaziendale in formato predefinito di dati tipicamente legati ai documenti aziendali. Si tratta di una tecnologia che esiste da molto tempo, ma ora sta acquisendo maggiore visibilità nel contesto della digitalizzazione, dell’Internet delle cose (Internet of Things-IoT), dell’Intelligenza Artificiale e dell’automazione dei processi robotici (Robotic Process Automation-RPA) perché rende possibile uno scambio “senza carta” e aiuta le organizzazioni a gestire in modo efficiente e automatizzato il flusso di informazioni e documenti, con una conseguente serie di vantaggi per le aziende.
Sono molti i documenti commerciali che possono essere scambiati attraverso il sistema EDI, ma i due più comuni sono gli ordini di acquisto e le fatture. Proprio la gestione delle tradizionali fatture ci aiuta a comprendere meglio le potenzialità dell’EDI all’interno di un’organizzazione. Pensiamo a quello che accadeva fino a pochi anni fa: un’azienda creava la fattura utilizzando un sistema informatico, stampava una copia cartacea del documento e la spediva al cliente. Quest’ultimo contrassegnava la fattura e la inseriva nel proprio sistema informatico.
L’intero processo non è altro che il trasferimento di informazioni dal computer del venditore a quello del cliente proprio come evidenziato, già nel 1996, dal National Institute of Standards and Technology (Nist) che definisce l’Electronic Data Interchange uno “Scambio da computer a computer di un formato standardizzato delle informazioni commerciali. Il sistema EDI implica una sequenza di messaggi tra due parti, una delle quali può fungere da originatore o destinatario: in questo rapporto, i dati formattati che rappresentano gli atti possono essere trasmessi dall’ordinante al destinatario mediante telecomunicazioni o fisicamente trasportati su supporti elettronici di memorizzazione”.
L’Electronic Data Interchange elimina le fasi manuali del processo di scambio di documenti, poiché questi passano direttamente dall’applicazione informatica del mittente (ad esempio: un sistema logistico) all’applicazione informatica del destinatario (ad esempio: un sistema di gestione degli ordini), permettendo la condivisione immediata dei dati senza che sia necessario attendere ore oppure giorni poiché la comunicazione interaziendale avviene in pochi secondi.
In questo modo si migliora il flusso di lavoro, lo scambio di informazioni è più rapido e sicuro, si può contare su una maggiore precisione dei dati, si riduce drasticamente il consumo di carta e si evitano perdite dovute a errori o ritardi. Inoltre, la tecnologia EDI aiuta le aziende a snellire il processo di Digital onboarding permettendo loro di scambiare informazioni in modo rapido e sicuro con i partner commerciali.
Come funziona il sistema EDI?
Il processo di invio di documenti tramite il sistema Electronic Data Interchange prevede tre fasi: la preparazione dei documenti, la loro traduzione in formato EDI e la loro trasmissione al partner.
La trasmissione EDI può essere di due tipi:
- Connessioni point-to-point o dirette: questo tipo di trasmissione avviene quando due macchine o sistemi informatici si connettono senza alcun intermediario su internet, utilizzando protocolli sicuri;
- VAN (Value Added Network): questo tipo di trasmissione sfrutta una rete di terze parti in grado di gestire la trasmissione dei dati assicurando agli utenti un’interfaccia tecnica sicura.
Gli standard del messaggio EDI, come ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol e l’ASC (Accredited Standard Committee) X12, definiscono la posizione e l’ordine delle informazioni nei vari formati con cui sono generati e scambiati i documenti. Quando le informazioni mancano o si trovano nel posto sbagliato, il documento potrebbe non essere elaborato correttamente, per questo motivo è fondamentale disporre di processi di governance appropriati e di competenze adeguate per garantire la qualità dei dati.
Quali sono i vantaggi dell’Electronic Data Interchange?
Automatizzando lo scambio di documenti commerciali tra due o più partner commerciali, l’Electronic Data Interchange elimina le fasi manuali e offre numerosi vantaggi in termini di velocità, accuratezza efficienza e riduzione dei costi.
Ecco quali sono alcuni dei principali vantaggi del sistema EDI e che cosa significa, in pratica, per le aziende:
- Promuove lo scambio sicuro di documenti grazie a una tecnologia affidabile che riduce o elimina gli errori di inserimento manuale dei dati;
- Semplifica l’elaborazione delle transazioni riducendo i tempi di consegna e velocizzando l’evasione delle richieste;
- Facilita il reperimento dei documenti, riducendo i costi di stampa, archiviazione e riproduzione dei documenti. L’EDI, quindi, promuove la sostenibilità e riduce le emissioni di CO2 sostituendo i processi cartacei con alternative elettroniche;
- Aumenta la produttività e l’efficienza operativa poiché automatizzare lo scambio di documenti consente al personale di concentrarsi su attività più strategiche;
- Permette di prendere decisioni rapide e di rispondere meglio alle richieste dei clienti e del mercato, aiutando le aziende ad adottare un approccio orientato alla domanda;
- Rende più facile ed economico fare affari con i partner commerciali, favorendo l’incremento del business.
