L’importanza del Document Management per la tua azienda

L'importanza del Document Management per la tua azienda

Che cos’è il Document Management?

Il Document Management System (DMS), in italiano Sistema di gestione dei documenti, è l’insieme di soluzioni software che consente di gestire, organizzare, condividere e archiviare file in modo più facile e veloce e garantisce l’accessibilità ai documenti da qualsiasi dispositivo. In altre parole, la gestione documentale è la corretta amministrazione di un documento dalla sua origine fino alla sua conservazione.

I principi generali del DMS sono illustrati nel documento Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, elaborato dall’Agenzia per l’Italia digitale (AGID), in cui la gestione documentale è descritta come un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione.

Ogni fase comprende una serie di attività che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità e/o effetto, anche giuridico, alle quali corrispondono approcci metodologici e pratiche operative differenti.

Enterprise Content Management: il DMS in ambito aziendale

Quando il Document Management è utilizzato in un’azienda o all’interno di un’organizzazione strutturata prende il nome di Enterprise Content Management (ECM), un’espressione che indica l’insieme di strumenti che consentono la gestione della documentazione prodotta e ricevuta all’interno di un’organizzazione e indipendentemente dal suo formato.

Nel contesto aziendale assume particolare importanza il workflow documentale, ovvero la procedura standardizzata attraverso cui un documento può essere acquisito, autenticato, protocollato, modificato, condiviso, archiviato ed eventualmente cancellato.

L’uso di workflow documentali consente a un’azienda o ad un ente pubblico di seguire il ciclo di vita di un documento in maniera efficiente, garantendone la corretta amministrazione dalla produzione alla conservazione.

DMS: i 7 vantaggi della gestione documentale digitale

Un software di gestione documentale è lo strumento che migliora la produttività e la competitività di un’impresa, aumenta la qualità del lavoro e rende più fluido il passaggio di informazioni, favorendo una condivisione più immediata dei documenti con un conseguente risparmio di tempo.

Ecco quali sono i sette vantaggi dei software di Document management:

  1. La dematerializzazione dei documenti riduce il consumo di carta e favorisce il rispetto dell’ambiente;
  2. Abbatte i costi legati all’archiviazione fisica della documentazione cartacea;
  3. Ottimizza il workflow documentale e riduce i tempi di ricerca e di trasmissione dei documenti;
  4. Rende i documenti inalterabili e disponibili in qualsiasi luogo tramite una semplice connessione ad internet;
  5. Permette agli utenti di consultare lo stesso materiale contemporaneamente;
  6. Riservatezza delle informazioni garantita da accessi personali;
  7. Riduce i costi di gestione, snellisce i processi interni e aumenta l’efficienza e la competitività, riducendo il rischio di errori.

Gestione documentale Namirial: la soluzione per organizzare i documenti aziendali

La sempre più diffusa necessità di ricorrere alla conservazione sostitutiva, vale a dire quel processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale con relativa conservazione a norma, rende indispensabile l’uso di una piattaforma di Document Management come Gestione documentale Namirial che permette di gestire in modo facile e veloce ogni tipo di documento: da quelli amministrativi a quelli commerciali e fino alla corrispondenza.

Gestione documentale Namirial consente l’innovazione nei processi documentali e nel flusso informativo grazie alla trasformazione dei dati in informazioni utili e condivise che permettono di ottimizzare le fasi di lavoro legate al ciclo di vita dei documenti e alla loro differente origine e funzionalità.

I documenti, acquisiti otticamente o direttamente da un qualsiasi formato, le mail e i fax sono archiviati secondo modalità configurabili da ciascuna azienda per consentirne la perfetta archiviazione e tracciabilità, eliminando quindi il rischio di smarrimento delle informazioni e migliorando l’efficienza organizzativa.

Ecco quali sono i vantaggi di Gestione Documentale Namirial:

  • Elimina la carta in azienda: utilizzare la piattaforma di Document Management Namirial significa ridurre del 70% le stampe su carta di cui circa il 17% non viene mai veramente utilizzata;
  • Migliora la condivisione: senza Gestione Documentale ogni documento viene duplicato dalle 9 alle 11 volte circa;
  • Archivia in sicurezza: generalmente viene smarrito 1 documento cartaceo ogni 20, mentre il 3% dei documenti è archiviato in maniera errata e diventa quindi non reperibile con un conseguente costo di recupero altissimo;
  • Ottimizza le ricerche: il 40% del tempo di ogni impiegato viene utilizzato per l’archiviazione e la ricerca di documenti;
  • Riduce i tempi e abbassa i costi di lavorazione delle richieste del cliente;
  • Ottimizza le risorse umane liberando il personale dedicato dalla gestione dei documenti;
  • Consente di recuperare gli spazi destinati all’archiviazione cartacea.