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Cosa fare in caso di fattura elettronica errata?
Errare humanum est, perseverare autem diabolicum è la locuzione latina che tradotta letteralmente significa “Commettere errori è umano, ma perseverare -nell’errore- è diabolico”. Un vecchio adagio che vale per qualsiasi esperienza, compresa la compilazione della fattura elettronica.
Uno dei principali vantaggi della fatturazione elettronica sta proprio nella possibilità di diminuire il rischio di errori in fase di compilazione del documento, che vengono tempestivamente segnalati sia dal Sistema di Interscambio (SdI) che dai software di compilazione, tuttavia potrebbe capitare di commettere un’imprecisione e rendersene conto prima oppure dopo l’invio della fattura elettronica.
Le modalità di correzione del documento variano in base alla problematica emersa, ai dati da correggere e al punto del processo di fatturazione in cui ci si trova quando si riscontrano delle anomalie.
Errori fattura elettronica: quali sono i principali?
L’emissione di una fattura elettronica è un momento delicato per ogni esercente e professionista poiché per qualsiasi azienda si tratta di uno strumento fondamentale sotto il profilo amministrativo e fiscale. Bisogna quindi prestare la massima attenzione nel momento in cui ci si dedica alla compilazione delle fatture web e, in caso di errori, correggerle per evitare possibili sanzioni.
Sono due i tipi di errori che si possono riscontrare al momento dell’emissione di una fattura elettronica:
- Errore descrizione fattura elettronica: le imprecisioni nella parte descrittiva comprendono tutte quelle informazioni legate ai dati della società emittente, ai dati del cliente, alla partita IVA e al numero progressivo di emissione della fattura;
- Errore parte numerica fattura elettronica: in questo caso ci si riferisce agli errori relativi agli importi di beni o servizi, dell’IVA e del totale della fattura.
Qualsiasi errore commesso prima che la fattura elettronica venga inviata al Sistema di Interscambio, o prima che la fattura tradizionale sia consegnata al cliente, può essere subito corretto senza rischiare di incorrere in alcun tipo di sanzione. È sufficiente modificare le informazioni errate e inviare il documento.
Diverso, e sicuramente più complicato, è invece il discorso nei casi in cui la fattura è stata emessa e consegnata al cliente.
Come correggere e modificare una fattura elettronica?
Come abbiamo già detto, può capitare di dover modificare una fattura elettronica successivamente all’invio del documento.
Vediamo quali sono le principali tipologie di errori e come correggerli:
- Nota di debito per le variazioni in aumento
Quando bisogna aumentare gli importi fatturati per, ad esempio, un errore nell’applicazione dell’IVA, è necessario emettere una fattura integrativa che prende il nome di nota di debito. Per evitare di incorrere in sanzioni, la variazione deve essere effettuata entro il termine per la liquidazione periodica relativa alla fattura sbagliata. In caso contrario, la sanzione prevista è quella per l’omessa fatturazione e va dal 100 al 200% dell’imposta evasa.
- Nota di credito per le variazioni in diminuzione
In questo caso parliamo di una rettifica in diminuzione dell’operazione per cui è stata emessa la fattura. Verrà quindi emesso un documento che prende il nome di nota di credito e la nota di variazione dovrà essere assoggettata alla stessa aliquota IVA riportata nella fattura a cui si riferisce. Le variazioni in diminuzione, a differenza di quelle in aumento, sono facoltative poiché non comportano alcun danno per l’erario.
- Variazioni senza limiti temporali o con termine di un anno
La rettifica parziale o totale di una fattura può essere effettuata senza limiti di tempo solo nei casi previsti dalla normativa IVA come:
- Obblighi legati da precise disposizioni di legge;
- Il riconoscimento al cliente di sconti;
- Invalidità, risoluzione o revoca di un contratto;
- Mancato pagamento, parziale o totale, a causa di procedure concorsuali.
In altri casi, come la concessione di sconti non previsti dal contratto, è invece obbligatorio rispettare il limite di tempo pari a un anno dal momento in cui si è verificata l’operazione imponibile IVA. Trascorso tale termine non è più possibile effettuare storni della fattura emessa.
- Fattura elettronica duplicata
Se viene emessa una fattura elettronica con un numero già esistente, in genere il Sistema di Interscambio lo segnala poiché si tratta di una fattura duplicata. Tuttavia, può capitare che il sistema accetti il documento. In questo caso è necessario emettere una nota di credito a storno della fattura duplicata, indicando nella causale l’errore, e procedere con l’emissione di un nuovo documento con dati corretti.
- Fattura elettronica scartata
Quando gli errori della fattura elettronica sono segnalati dal Sistema di Interscambio, si riceve una notifica di scarto e, per non incorrere in sanzioni, bisogna provvedere alla correzione del documento entro 5 giorni o la fattura sarà considerata “non emessa”.
Tra gli errori più comuni contenuti nelle fatture elettroniche scartate dal SdI troviamo:
- Errore 00001 – Nome file non valido;
- Errore 00100 – Certificato di firma scaduto;
- Errore 00101 – Certificato di firma revocato;
- Errore 00106 – File vuoto o corrotto;
- Errore 00404 – Fattura duplicata;
- Errore 00311 – CodiceDestinatario non valido o inesistente;
- Errore 00324 – IdFiscaleIVA e CodiceFiscale non coerenti;
- Errore 00400 – Sulla riga di dettaglio con Aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura;
- Errore 00417 – Fattura senza codice fiscale o partita IVA;
- Errore 00423 – Il Valore del campo PrezzoTotale non è calcolato correttamente.
- Fattura elettronica errata PA
A differenza delle aziende, dei professionisti e dei privati, la Pubblica Amministrazione può rifiutare una fattura elettronica anche se questa è stata già approvata dal SdI. La PA può inviare una notifica di esito negativa oppure un rifiuto successivo all’accettazione o alla decorrenza dei termini (ovvero dopo 15 giorni).
In caso di esito negativo da parte dell’ufficio PA destinatario tramite SdI, l’emittente deve procedere alla correzione dell’errore e inviare di nuovo il documento al Sistema di Interscambio, mantenendo lo stesso numero e la medesima data.
Se, invece, la fattura è stata rifiutata successivamente all’accettazione, l’ufficio PA destinatario della fattura deve contattare direttamente l’emittente -tramite PEC o telefono- e chiedere l’emissione di una nota di credito elettronica.
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Il software permette all’utente di:
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