e-Archiving e conservazione a norma eIDAS, quali vantaggi

e-Archiving, cos’è 

L’e-Archiving è un servizio fiduciario per l’archiviazione elettronica di dati e documenti elettronici, introdotto dal cosiddetto Regolamento eIDAS2 (Regolamento Europeo 2024/1183).  

Il servizio di e-Archiving riguarda tutti quegli aspetti legati a ricezione, conservazione, recupero e cancellazione dei dati e dei documenti elettronici, tali da garantire per l’intero periodo di archiviazione durabilità, leggibilità, integrità, riservatezza e prova dell’origine dei dati. 

Con la revisione del Regolamento eIDAS, quindi, si riconosce l’importanza di conservare in modo autenticato e sicuro i documenti archiviati in modalità elettronica, oltre naturalmente le firme elettroniche o i sigilli elettronici presenti su tali documenti. 

e-Archiving, norme di riferimento 

L’e-Archiving è disciplinato da un quadro normativo molto articolato, composto dalla normativa UE (con il regolamento eIDAS che ha un ruolo fondamentale) dalle singole normative nazionali e dagli standard tecnici internazionali.  

Il regolamento eIDAS (UE 910/2014): 

• definisce i servizi fiduciari qualificati, tra cui firma elettronica, sigilli elettronici, marca temporale e servizi di archiviazione elettronica; 
• stabilisce requisiti di sicurezza e integrità per i documenti conservati digitalmente; 
• armonizza le pratiche tra gli Stati membri dell’UE per garantire l’interoperabilità e la fiducia nei documenti digitali archiviati. 

Le normative nazionali disciplinano i servizi di conservazione nei singoli paesi che, come l’Italia, hanno avviato e normato un servizio di conservazione digitale prima ancora che l’Europa decidesse di intervenire con una normativa sovranazionale. Le norme di riferimento per la conservazione a norma in Italia sono il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID che regolano la conservazione documentale. 

Gli standard internazionali della conservazione digitale a norma sono definiti dalle norme ISO 14721 (modello OAIS per la gestione degli archivi digitali, adottato in Italia e in alcuni altri Stati UE) e ISO 16175 (best practice per la gestione documentale) e dalle specifiche MoReq (Modular Requirements for the Management of Electronic Records), che forniscono linee guida tecniche. 

Perché l’UE ha introdotto l’e-Archiving 

I motivi che hanno spinto l’Unione Europea a prevedere un nuovo servizio fiduciario sono spiegati nel Considerando 66 del regolamento eIDAS 2. L’esigenza nasce dal fatto che negli ultimi anni molti Stati membri hanno introdotto e regolamentato dei servizi nazionali di archiviazione elettronica e ciò ha reso necessario armonizzare le diverse legislazioni nazionali, istituendo un quadro giuridico europeo per i servizi di archiviazione elettronica qualificati, così da garantire certezza giuridica e fiducia nei rapporti e nelle transazioni tra i diversi Stati dell’Unione. 

Il quadro giuridico comune stabilisce i requisiti funzionali per poter offrire il servizio di e-Archiving sul mercato europeo e gli effetti giuridici riconosciuti ai servizi di archiviazione elettronica.  

Il regolamento chiarisce che le disposizioni sull’e-Archiving si applicano sia ai documenti che sono nativi digitali, sia ai documenti cartacei che vengono scannerizzati e digitalizzati. 

Archiviazione elettronica e Servizio di archiviazione elettronica qualificato, requisiti 

In base alle definizioni riportate dal regolamento eIDAS 2: 

• l’archiviazione elettronica è il servizio che garantisce la ricezione, la conservazione, il reperimento e la cancellazione dei dati e dei documenti informatici al fine di garantirne la durabilità e la leggibilità nonché preservarne l’integrità, riservatezza e prova dell’origine durante tutto il periodo di conservazione; 
• il servizio di archiviazione elettronica qualificato è quello che soddisfa i requisiti di cui all’articolo 45 undecies del Regolamento. 

L’articolo 45 undecies stabilisce i requisiti per i servizi di archiviazione elettronica qualificata: 

• Sono forniti da prestatori di servizi fiduciari qualificati;
• Utilizzano procedure e tecnologie atte a garantire la durabilità e la leggibilità dei dati elettronici oltre il periodo di validità tecnologica e almeno per tutto il periodo di conservazione legale o contrattuale, preservandone l’integrità e l’accuratezza della loro origine;
• Garantiscono che i dati elettronici siano conservati in modo tale da essere salvaguardati contro la perdita e l’alterazione, ad eccezione dei cambiamenti riguardanti il loro supporto o formato elettronico; 
• Consentono alle parti autorizzate di ricevere un rapporto in modo automatizzato che confermi che un dato elettronico recuperato da un archivio elettronico qualificato gode della presunzione di integrità dei dati dall’inizio del periodo di conservazione fino al momento del recupero. Tale rapporto deve essere fornito in modo affidabile ed efficiente e reca la firma elettronica qualificata o il sigillo elettronico qualificato del fornitore del servizio di archiviazione elettronica qualificata. 

Effetti giuridici dei servizi di archiviazione elettronica 

Gli effetti giuridici del servizio di archiviazione elettronica sono riportati dall’Articolo 45 decies del regolamento eIDAS 2: 

1. Ai dati e ai documenti informatici conservati mediante un servizio di archiviazione elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in giudizio per il solo motivo che sono in formato elettronico o non sono conservati mediante un servizio di archiviazione elettronica qualificato. 

2. I dati informatici e i documenti informatici conservati mediante un servizio di archiviazione elettronica qualificato godono della presunzione di integrità e di provenienza per tutta la durata del periodo di conservazione da parte del prestatore di servizi fiduciari qualificato. 

e-Archiving e Conservazione a norma 

e-Archiving e Conservazione a norma sono due servizi simili, perché entrambi riguardano l’archiviazione elettronica di dati e documenti informatici. Ciò che li differenzia è l’ambito di applicazione e i requisiti richiesti ai fornitori di tali servizi. 

Mentre la conservazione a norma è un servizio che si è sviluppato in Italia, dove è disciplinato dall’articolo 44 del CAD, l’e-Archiving è un servizio di ambito europeo, nato per armonizzare a livello UE i singoli servizi nazionali, consentendo l’interoperabilità tra i servizi offerti dai singoli conservatori nazionali.  

Un’altra differenza di rilievo riguarda i requisiti richiesti per poter offrire il servizio di e-Archiving, che sono più esigenti di quelli previsti a livello nazionale.  

e-Archiving, quale infrastruttura scegliere 

Per avere un servizio di e-Archiving si possono scegliere tre tipi differenti di infrastrutture: 

• On-premise: l’archiviazione avviene usando infrastrutture informatiche presenti nella propria struttura. Il vantaggio è un maggior controllo in termini di sicurezza. Lo svantaggio è rappresentato dagli investimenti necessari per realizzare internamente l’infrastruttura.
• Cloud-based: l’archiviazione è affidata a un provider qualificato, che mette a disposizione le proprie infrastrutture certificate e sicure. Al posto dei costi iniziali si hanno dei canoni mensili per l’uso delle soluzioni in cloud. L’accesso a dati e documento avviene da remoto e la sicurezza degli stessi è affidata al provider.
• Hybrid: la soluzione ibrida consiste in una combinazione delle soluzioni on premise e cloud-based e consente di bilanciare flessibilità e sicurezza.  

Vantaggi dell’e-Archiving per aziende e Pubblica Amministrazione 

I vantaggi dell’e-Archiving per le aziende e per la Pubblica Amministrazione sono i seguenti: 

• compliance e riduzione del cosiddetto rischio legale: l’e-Archiving assicura l’adempimento di obblighi normativi europei e nazionali e garantisce la protezione legale in caso di dispute;
• ottimizzazione dei processi e riduzione dei costi operativi, grazie all’automazione della gestione documentale, l’eliminazione degli archivi fisici e la riduzione della carta;
• migliore accessibilità e recuperabilità dei documenti, con la ricerca avanzata grazie a metadati e intelligenza artificiale e l’accesso remoto in tempo reale a documenti critici;
• sostenibilità ambientale, grazie al minor uso di carta e al minor consumo energetico legato agli archivi fisici;
• maggior sicurezza e protezione dei dati, grazie alla presenza di sistemi di crittografia per proteggere dati sensibili e ad audit trail per tracciare accessi e modifiche 

Namirial Archive 

Per una corretta gestione dei dati e dei documenti elettronici lungo l’intero ciclo di vita, dalla creazione alla conservazione, risulta fondamentale dotarsi di soluzioni di Enterprise Content Management (ECM) affidabili ed efficienti. 

Ciò permette di condividere le informazioni su portali intranet e internet aziendali, personalizzabili dall’utente o dall’amministratore. La gestione dei documenti, la ricercabilità e la loro conservazione nel tempo è garantita da strumenti di Document Management System (DMS) e di Long Term Archiving (LTA). 

Namirial Archive è una suite che comprende diversi componenti, implementabili singolarmente o in modalità combinata a seconda delle specifiche esigenze:  

• Enterprise Content Management (ECM) 
• Document Management System (DMS) 
• Business Project Management (BPM) 
• Long-Term Archiving (LTA) 
• Long-Term Archiving (LTA) per conservazione dati sensibili 
• Qualified preservation of qualified signatures and seals (QPRES) 

L’uso di Namirial Archive consente ad aziende private e pubbliche amministrazioni di avere una gestione completa e a norma dell’intero processo di archiviazione. 

CHIEDI UNA CONSULENZA NAMIRIAL 

Per maggiori informazioni puoi visitare la pagina di Namirial dedicata al servizio di archiviazione elettronica. In alternativa, se lo preferisci, puoi compilare il form che segue e chiedere di entrare in contatto con il servizio di consulenza di Namirial.