Peppol non è un semplice canale di comunicazione con il NSO, Nodo Smistamento Ordini: per le aziende che lavorano con la PA rappresenta una chiave che apre le porte della standardizzazione e dell’internazionalizzazione della gestione documentale.
Un sistema studiato proprio per garantire alle imprese pubbliche e private la tanto attesa semplificazione delle procedure, anche facendo affari con l’estero. Un obiettivo che si può raggiungere se si dispone di una soluzione integrata che automatizzi la gestione dei documenti in UBL XML, il formato per Peppol.
In vista dell’entrata in vigore del NSO e della diffusione di questo canale standard, per i fornitori della sanità pubblica è particolarmente urgente conoscere questo sistema, in quanto il settore sanitario sarà il primo a essere coinvolto dall’obbligo di usare il Nodo. Ecco dunque tutto quello che bisogna sapere per sfruttare al meglio PEPPOL, traendone vantaggio.
Peppol ed NSO: i vantaggi per le aziende
Peppol è un progetto nato con uno scopo preciso: fornire un’infrastruttura e un protocollo tecnico per semplificare le operazioni di procurement digitale. La Commissione europea ha promosso e supportato l’adozione dello strumento nell’ambito di un più ampio mosaico di iniziative volte alla creazione del mercato unico digitale europeo.
L’obiettivo è creare un ambiente digitale, facile e comodo da usare per favorire gli scambi commerciali tra i diversi Paesi, senza le barriere innalzate dalle burocrazie nazionali. Questo è possibile ovviamente se tutti i Paesi usano gli stessi strumenti, in favore di un’interoperabilità che supera i confini. Peppol e il formato documentale di cui si serve, l’UBL XML, sono le soluzioni.
L’NSO: Peppol in Italia
L’Italia, in linea con questa visione, sta lavorando per andare verso tale direzione. NSO è un esempio concreto di questa strategia. Il Nodo Smistamento Ordini, infatti, si pone nell’ottica di internazionalizzare e standardizzare il ciclo dell’ordine, proprio grazie al coinvolgimento di Peppol come canale di comunicazione, oltre che del formato UBL XML come standard individuato per la trasmissione dei documenti digitali relativi agli acquisti.
Dunque, questi mezzi hanno un’importanza cruciale per le aziende. Oltre ai vantaggi già noti relativi all’automatizzazione dei processi e, di conseguenza, alla velocizzazione e al contenimento dei costi, gli strumenti standard per l’e-procurement offrono ulteriori opportunità che è possibile apprezzare con lungimiranza. Infatti, imparare già a usare Peppol, familiarizzare con il formato UBL XML e soprattutto dotarsi sin da ora delle soluzioni informatiche più opportune per automatizzare e gestire questo ambito, porterà l’azienda a innovarsi e a essere pronta quando il percorso di digitalizzazione delle procedure documentali sarà completato. Questo significherà mantenersi competitivi e anzi, avere l’occasione di ampliare il proprio mercato affrontando con sicurezza gli adempimenti del ciclo dell’ordine.
Come usare PEPPOL e l’NSO per fare affari con la sanità
Dunque è opportuno affrontare sin da subito la questione e attrezzarsi per gestire al meglio PEPPOL. Soprattutto se si è un fornitore degli enti del Servizio Sanitario Nazionale: in questo settore l’obbligo di utilizzare il NSO è imminente, scatterà a febbraio 2020, perciò per non perdere il proprio business è bene giocare d’anticipo per studiare e prepararsi al meglio.
Bisogna sapere che il progetto PEPPOL si serve della rete eDelivery Networks per connettersi ai vari strumenti nazionali di e-procurement, azione consentita tramite l’utilizzo di protocolli e formati standard. Gli stessi standard garantiscono l’interoperabilità dei sistemi, attraverso il collegamento di access point PEPPOL certificati.
Come spiegato da Agid sul proprio sito, il funzionamento di PEPPOL è garantito da un’architettura basata su quattro specifici “corner”, nodi di un network che mette in rete tutti i soggetti coinvolti nel procedimento: chi invia il documento, cioè il mittente, e l’access point cui è connesso, l’access point cui è registrato il destinatario, il destinatario stesso. In questo modo è possibile scambiarsi i documenti, ovviamente quelli nel formato UBL XML compatibile con l’infrastruttura di PEPPOL. Ma quindi, cosa bisogna fare per usare PEPPOL? Il passo fondamentale da compiere è trovare un access point certificato da Agid, l’ente che in Italia svolge il ruolo di supervisione sul progetto PEPPOL per garantire che tutto sia fatto seguendo le regole. Non tutti sono uguali.
Access Point PEPPOL, come scegliere la soluzione migliore
Sul mercato ci sono numerosi provider del servizio di access point PEPPOL, il requisito base è che siano stati autorizzati da Agid e quindi garantiscano un buon livello di sicurezza. Un fattore indispensabile, perché attraverso gli access point saranno gestiti e trasmessi documenti sensibili come quelli degli ordini d’acquisto per la sanità pubblica.
Sul sito di Agid, a tutela delle imprese, è possibile consultare un database con i nomi degli access point provider qualificati, approfondendo anche le caratteristiche e le offerte di ognuno per scegliere quello che si preferisce. L’ideale per comodità e sicurezza, sarebbe servirsi di un provider in grado di offrire una soluzione integrata e automatizzata che sfrutti il cloud, per non doversi occupare della gestione dello strumento e avere costi veramente irrisori.
Costituisce un ulteriore valore anche l’inclusione in un hub per la completa gestione del ciclo dell’ordine, comprendendo quindi anche l’archiviazione dei documenti, una soluzione che lavori in modo armonioso con il gestionale aziendale, per semplificare ulteriormente le procedure.
