Stop alle informative cartacee e passaggio a un regime paperless, con l’invio di comunicazioni digitali.
È una delle principali novità introdotte per banche, assicurazioni e tutti gli altri intermediari finanziari dalla cosiddetta Direttiva Quick Fix, approvata dall’Unione Europea e recepita dall’Italia con il D.Lgs. n. 31 del 10 marzo 2023.
Cosa prevede la Direttiva Quick Fix
La direttiva Quick Fix ha modificato la direttiva Mifid II prevedendo, tra le altre, novità in merito alle modalità ordinarie di trasmissione delle informazioni sui servizi di investimento prestati da banche e intermediari finanziari, che passano dal cartaceo al formato elettronico.
Mentre per la Mifid II la modalità e il supporto durevole standard delle comunicazioni obbligatorie legate ai servizi di investimento erano rappresentati dal cartaceo, la Quick Fix prevede come modalità e supporto standard il formato elettronico.
Cosa si intende per formato elettronico
In base al D.Lgs. 31/2023, per formato elettronico si intende qualsiasi supporto durevole diverso dalla carta, cioè qualsiasi strumento che:
1) permetta al cliente di memorizzare le informazioni a lui dirette, in modo che le possa agevolmente recuperare per un periodo di tempo adeguato alle finalità del servizio;
2) consenta la riproduzione inalterata delle informazioni memorizzate.
In base al principio di neutralità tecnologica, le nuove norme lasciano agli intermediari finanziari massima libertà nello scegliere la soluzione tecnologica ritenuta più idonea a garantire l’invio elettronico delle informative, valutando gli aspetti legati alla sicurezza e alle ricadute che l’invio elettronico avrà sulla gestione dei rapporti con i clienti.
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A chi si applica la direttiva Quick Fix
La direttiva Quick Fix si applica a tutte quelle aziende che si rivolgono ai clienti finali proponendo forme di investimento finanziario caratterizzate da una qualche incertezza.
Parliamo, quindi, innanzitutto delle banche e di Poste Italiane, cui si aggiungono (l’elenco non è esaustivo) le SIM (Società di Intermediazione Mobiliare), le SGR (Società di Gestione del Risparmio), le SICAV (Società di Intermediazione a Capitale Variabile), gli istituti di moneta elettronica, i promotori finanziari e le assicurazioni ramo vita.
Quali comunicazioni diventano digitali con la direttiva Quick Fix
In seguito alla direttiva Quick Fix, il formato elettronico diventa lo standard per le seguenti comunicazioni:
– informativa precontrattuale relativa ai servizi di investimento;
– informativa preliminare alla singola operazione in strumenti finanziari;
– informativa successiva alla singola operazione;
– rendicontazione periodica.
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Quick Fix, cosa cambia per clienti professionali e clienti al dettaglio
Gli obblighi introdotti dalla Quick Fix per banche e intermediari finanziari sono diversi a seconda del tipo di cliente.
Per clienti professionali e per le controparti qualificate, si passa in automatico e obbligatoriamente all’informativa elettronica (c.d. regime paperless).
Per i clienti al dettaglio, invece, la modalità standard dell’informativa diventa quella elettronica, ma il cliente può esercitare il cosiddetto opt-in, cioè può chiedere di continuare a ricevere le comunicazioni in formato cartaceo. Gli intermediari devono informare i clienti della possibilità di esercitare l’opt-in. L’invio cartaceo deve rimanere sempre gratuito per il cliente.
Quali sono le scadenze previste dalla direttiva Quick Fix
In base a quanto previsto dalla direttiva Quick Fix e recepito dall’ordinamento italiano, il passaggio dall’informativa cartacea a quella elettronica avverrà secondo questi tempi:
– entro il 6 agosto 2023 (quindi, trattandosi di una domenica, entro lunedì 7 agosto 2023) banche e intermediari finanziari devono informare i loro clienti al dettaglio in essere alla data dell’8 aprile 2023, del nuovo meccanismo, salvo possibilità di opt-in. Anche se non espressamente previsto, non è vietato l’invio di una comunicazione anche ai clienti professionali e alle controparti qualificate;
– entro 8 settimane dalla ricezione della comunicazione i clienti devono comunicare la loro scelta di esercitare l’opt-in, chiedendo di continuare a ricevere le informative in formato cartaceo. La mancata comunicazione da parte del cliente equivale all’accettazione del passaggio al regime paperless;
– per i clienti nuovi e potenziali (quelli post 8 aprile 2023) l’informazione sul passaggio al digitale deve essere data alla prima occasione utile e comunque non oltre 120 giorni dall’entrata in vigore della norma;
– l’obbligo di informazione sul nuovo regime non vale per quei clienti che già ricevono comunicazioni in formato elettronico.
Cosa succede se il cliente non esercita l’opt-in?
Come visto, se il cliente non esercita l’opt-in entro 8 settimane dalla ricezione della comunicazione da parte dell’intermediario finanziario, in automatico passa al regime paperless.
Ma cosa succede se il cliente non ha un servizio di home banking attivo e non ha una Pec? Come farà a ricevere le informative elettroniche? E quindi come farà l’intermediario ad assolvere l’obbligo imposto dalla nuova normativa?
La nuova norma stabilisce che occorre assicurare la transizione al nuovo formato elettronico e assicurare che tutti i clienti ricevano le informative digitali. Per raggiungere questo obiettivo, ogni supporto digitale è valido.
Quindi, se il cliente non dispone di home banking e non ha una Pec, potrà ricevere le informative elettroniche anche a un indirizzo email ordinario. Se non ha nemmeno un indirizzo email ordinario, potrà ricevere le informative elettroniche anche tramite SMS.
Informativa elettronica assicurata con il SERCQ di Namirial
Nell’ambito del cambiamento introdotto dalla direttiva Quick Fix, il Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato (SERCQ) risulta uno strumento chiave per gli intermediari, perché trasforma le comunicazioni ordinarie (anche semplici e-mail ordinarie o SMS) in recapito certificato con pieno valore probatorio.
Il servizio garantisce numerosi vantaggi (riduzione dei costi, minor impatto ambientale e rapporto più snello ed efficiente col cliente) non solo alle imprese di servizi di investimento, ma a tutte quelle aziende che devono gestire verso clienti o dipendenti flussi di comunicazioni che dovranno essere provate con certezza.
Namirial è la prima (e finora unica) azienda in Italia a poter offrire un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, conforme ai regolamenti eIDAS e GDPR.
Il SERCQ di Namirial fornisce prova legale di invio, accettazione, consegna e lettura di messaggi e file allegati, trasformando le comunicazioni ordinarie con i clienti in comunicazioni certificate a pieno valore probatorio.
Il servizio può essere usato per inviare comunicazioni in otto lingue diverse e funziona senza che il destinatario debba installare nulla e senza che il suo normale flusso di comunicazione subisca modifiche.
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