Le agenzie per il lavoro in Italia
Le agenzie per il lavoro sono uno strumento di incontro tra domanda e offerta di lavoro ancora poco sfruttato in Italia, anche perché presenta diverse criticità che ne limitano la piena diffusione.
Nate in sostituzione delle agenzie interinali, in seguito alla liberalizzazione dell’intermediazione tra aziende e lavoratori, dal 2003 le agenzie per il lavoro ricoprono un importante ruolo nei processi di centralizzazione dei contratti lavorativi. Tuttavia, in Italia le agenzie per il lavoro sono solo 80, un numero esiguo, per un settore polarizzato tra poche aziende multinazionali con diverse filiali che si contrappongono a una maggioranza di piccole realtà operanti su raggio locale, organizzate in reti.
L’intermediazione svolta dalle agenzie per il lavoro copre soltanto il 2% del mercato del lavoro, a testimonianza del potenziale inespresso di questo settore. L’adozione di tecnologie ICT, con il passaggio da vecchi processi analogici a nuovi processi digitali agevolerebbe il lavoro delle APL e il perseguimento della loro mission.
Digitalizzare le agenzie per il lavoro: quale strada seguire
Le diverse problematiche che interessano le APL e che ne impediscono lo sviluppo vanno dalla frammentarietà di sedi e filiali alla difficoltà di concludere operazioni in tempi rapidi ed efficaci nei rapporti con i soggetti molteplici con cui hanno a che fare.
L’attività di somministrazione del lavoro, di cui si occupano le agenzie per il lavoro, si articola in un rapporto trilaterale in cui compaiono:
- l’APL, nel ruolo di somministratore
- l’utilizzatore, il cliente che richiede la ricerca di personale
- il lavoratore
Da ciò deriva la necessità di stringere accordi bilaterali con l’azienda cliente e con il dipendente. Ne consegue che le agenzie del lavoro devono farsi carico di tutte le procedure burocratiche relative all’attivazione e alla somministrazione dell’occupazione.
Questo si traduce, immediatamente, in un meccanismo che, a oggi, continua a basarsi sull’uso di documenti cartacei, compilati manualmente, stampati e poi scannerizzati per essere inviati tramite e-mail. Oppure sullo svolgimento di incontri fisici con il cliente e il dipendente e la sottoscrizione dei documenti in filiale. Insomma, siamo in presenza di un sistema lento, che poco risponde all’esigenza di sottoscrivere i contratti di lavoro in breve tempo.
La trasformazione digitale ha già agevolato diversi settori, apportando in essi significativi miglioramenti.Per le agenzie del lavoro digitali i miglioramenti passano per l’introduzione di sistemi di gestione documentale completamente digitalizzati. Una procedura, questa, che consente di creare o caricare in formato digitale un contratto di somministrazione da sottoporre al cliente e un contratto di assunzione per il lavoratore. Grazie all’uso di firme elettroniche, incluse nei sistemi di flussi documentali digitali, la pratica è evasa in poco tempo.
La dematerializzazione dei processi di assunzione, con la riduzione della modulistica HR e della documentazione d’ufficio, porterebbe subito a una significativa diminuzione dei costi legati a carta, stampanti e archiviazione.
Agenzie per il lavoro digitali, soluzioni e vantaggi
Per diventare agenzie per il lavoro digitali la soluzione più immediata è adottare un sistema cloud, che preveda una modalità in delivery che semplifica la gestione documentale e accelera i processi di sottoscrizione tramite la firma elettronica, insieme a un libro firma che consente la creazione di una rubrica dei contatti firmatari, azzerando le attese, attraverso un sistema utilizzabile comodamente da ogni dispositivo. Una prassi senza installazione, con rilascio di credenziali di accesso, che permette di velocizzare un processo che risente di tempistiche molto dilatate.
La soluzione più avanzata, invece, prevede l’implementazione di un sistema di firma online, che si adatta ai sistemi aziendali attraverso API integrabili con le applicazioni aziendali già in uso.
La digitalizzazione delle agenzie per il lavoro apporta tre sostanziali benefici:
- Validità legale
- Interoperabilità
- Customer Experience
Per intenderci, un’azienda che richiede la ricerca di personale potrà concludere rapidamente il contratto mandante: il rappresentante legale, già in possesso di firma digitale su token o smart card, potrà facilmente integrare il proprio certificato di firma sottoscrivendo la contrattazione da remoto. Con le stesse modalità si svolgerà la pratica per il lavoratore.
Il sistema è caratterizzato da un’interoperabilità che consente la raccolta di più firme contemporaneamente, nell’ambito di un unico flusso documentale digitale. In caso di mancato possesso di firma elettronica, invece, l’agenzia potrà usufruire di processi di onboarding per trasformare qualsiasi persona in firmatario digitale. L’agenzia potrà rilasciare, autonomamente o in modalità assistita, un certificato di firma che consente la chiusura del contratto a distanza e in tempo reale, integrando la soluzione di onboarding per l’identificazione e la soluzione di firma per la dematerializzazione del flusso dei contratti.
La customer experience viene poi agevolata da un sistema che si adatta alle necessità del cliente/lavoratore: le parti coinvolte potranno sottoscrivere i contratti senza recarsi in sede, accedendo da pc o smartphone. I contratti vengono archiviati nel cloud di sistema, offrendo la possibilità di una gestione smart e veloce. In questo modo i tempi di attesa vengono annullati e con essi i costi di archiviazione fisica, con risorse risparmiate che saranno spendibili per nuovi investimenti.
Inoltre, la validità legale del contratto digitale è equivalente alla pratica analogica, ma la sottoscrizione elettronica ne aumenta la tutela legale abbattendo i casi di contenzioso, grazie a firme non ripudiabili.
Si tratta di una soluzione che rafforza i network: bastano, infatti, pochi step per adottare il cambiamento in ogni filiale, con sottoscrizioni paperless sicure e conformi, senza limiti geografici o temporali, e un processo interamente tracciabile e monitorabile.
