Decreto Trasparenza: nuovi obblighi e sovrapposizioni con GDPR

Gli obblighi informativi del nuovo Decreto Trasparenza

Lo scorso 13 agosto è entrato in vigore il decreto legislativo n°104 del 27 giugno 2022, meglio conosciuto come Decreto Trasparenza e pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 29 luglio, che recepisce le direttive dell’Unione Europea in materia di lavoro.

L’obiettivo del Decreto è garantire la conoscenza delle condizioni di lavoro a tutti i lavoratori e, come riportato nell’articolo 1, si propone di disciplinare “il diritto all’informazione sugli elementi essenziali del rapporto di lavoro e sulle condizioni di lavoro e la relativa tutela” e si applica a tutti i contratti di lavoro subordinato, a prescindere dalle loro caratteristiche, al settore delle Agenzie per il Lavoro e alle collaborazioni coordinate e continuative.

Restano, invece, esclusi i lavoratori autonomi, i contratti di agenzia e coloro che abbiano rapporti di durata molto breve, cioè pari o inferiore a una media di 3 ore settimanali in 4 settimane consecutive.

Riguardo i nuovi obblighi informativi la norma prevede che il datore di lavoro, pubblico o privato, comunichi ai dipendenti le seguenti informazioni:

l’identità delle parti ivi compresa quella dei co-datori di lavoro;
il luogo di lavoro. In mancanza di un luogo di lavoro fisso o predominante, il datore di lavoro dovrà specificare che la sede può corrispondere a luoghi diversi, oppure che il lavoratore è libero di decidere il proprio luogo di lavoro;
la sede o il domicilio del datore di lavoro;
l’inquadramento, il livello e la qualifica attribuiti al lavoratore o, in alternativa, le caratteristiche o la descrizione sommaria del lavoro svolto dal lavoratore;
la data di inizio del rapporto di lavoro;
la tipologia di rapporto di lavoro, precisandone la durata nel caso di rapporti a termine;
nel caso di lavoratori dipendenti da agenzia di somministrazione di lavoro, l’identita’ delle imprese utilizzatrici, quando e non appena sia nota;
la durata del periodo di prova, se previsto;
il diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, se prevista;
la durata del congedo per ferie, nonché degli altri congedi retribuiti a cui il lavoratore ha diritto o, se ciò non può essere indicato all’atto dell’informazione, le modalità di determinazione e di fruizione degli stessi;
la procedura, la forma e i termini del preavviso in caso di recesso del datore di lavoro o del lavoratore;
l’importo iniziale della retribuzione o comunque il compenso e i relativi elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo e delle modalità di pagamento;
la programmazione dell’orario normale di lavoro e le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione, nonché le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno, se il contratto di lavoro prevede un’organizzazione dell’orario di lavoro in tutto o in gran parte prevedibile;
se il rapporto di lavoro, caratterizzato da modalità organizzative in gran parte o interamente imprevedibili, non prevede un orario normale di lavoro programmato, il datore di lavoro informa il lavoratore circa:
- la variabilità della programmazione del lavoro, l’ammontare minimo delle ore retribuite garantite e la retribuzione per il lavoro prestato in aggiunta alle ore garantite;
- le ore e i giorni di riferimento in cui il lavoratore e’ tenuto a svolgere le prestazioni lavorative;
- il periodo minimo di preavviso a cui il lavoratore ha diritto prima dell’inizio della prestazione lavorativa e, ove ciò sia consentito dalla tipologia contrattuale in uso e sia stato pattuito, il termine entro cui il datore di lavoro può annullare l’incarico;
il contratto collettivo, anche aziendale, applicato al rapporto di lavoro, con l’indicazione delle parti che lo hanno sottoscritto;
gli enti e gli istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi dovuti dal datore di lavoro e qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore di lavoro stesso;
gli elementi previsti dall’articolo 1-bis qualora le modalità di esecuzione della prestazione siano organizzate mediante l’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.

Che cosa prevede nel dettaglio il nuovo art. 1 bis e quali sono le sovrapposizioni con il GDPR?

All’interno del Capo II del Decreto figurano le “Informazioni sul rapporto di lavoro” con l’intervento di modifica del d.lgs. 152 del 26 maggio 1997 -Attuazione della direttiva 91/533/CEE concernente l’obbligo del datore di lavoro di informare il lavoratore delle condizioni applicabili al contratto o al rapporto di lavoro-, che prevede l’aggiunta del nuovo art. 1 bis “Ulteriori obblighi informativi nel caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati”.

Il nuovo articolo introdotto dal Decreto Trasparenza stabilisce, laddove siano previsti sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzato, ulteriori obblighi informativi in capo al datore di lavoro che è dunque obbligato a: “informare il lavoratore dell’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o mansioni nonché indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori”.

Cosa significa? Vuol dire che nel caso in cui il datore di lavoro faccia uso di tali sistemi (ad esempio: i sistemi utilizzati in fase di recruiting, i sistemi di videosorveglianza o i sistemi di geolocalizzazione installati sui veicoli destinati ai dipendenti), al lavoratore dovranno essere fornite anche le seguenti informazioni:

Gli aspetti del rapporto di lavoro sui quali incide l’utilizzo dei sistemi;
Gli scopi e le finalità dei sistemi;
La logica ed il funzionamento dei sistemi;
Le categorie di dati e i parametri principali utilizzati per programmare o addestrare i sistemi, inclusi i meccanismi di valutazione delle prestazioni;
Le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione e il responsabile del sistema di gestione della qualità;
Il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza dei sistemi e le metriche utilizzate per misurare tali parametri, nonché gli impatti potenzialmente discriminatori delle metriche stesse.

Si tratta di informazioni che si sovrappongono in parte agli obblighi previsti dall’art. 13 GDPR che alla lett. f) del par. 2 prevede che siano fornite informazioni riguardanti “l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.”.

Il comma 4 del nuovo articolo 1 bis stabilisce inoltre che il datore di lavoro è tenuto a integrare l’informativa con le istruzioni per il lavoratore in merito alla sicurezza dei dati e ad aggiornare il registro dei trattamenti (previsto già dall’art. 30 GDPR) riguardanti le attività svolte tramite i sistemi decisionali o di monitoraggio.

Al fine di verificare che gli strumenti utilizzati per lo svolgimento della prestazione lavorativa siano conformi alle disposizioni previste dal GDPR privacy il datore di lavoro deve effettuare un’analisi dei rischi (prevista già dall’art. 25 GDPR) e una valutazione d’impatto degli stessi trattamenti (prevista già dall’art. 35.1 GDPR), procedendo a consultazione preventiva del Garante per la protezione dei dati personali ove sussistano i presupposti di cui all’articolo 36 del Regolamento medesimo.

Inoltre, allo scopo di garantire una corretta informazione, il comma 5 stabilisce l’obbligo di comunicare ai lavoratori, con un preavviso di almeno 24 ore, eventuali modifiche incidenti sulle informazioni fornite che comportino variazioni delle condizioni di svolgimento del lavoro.

Va poi aggiunto che, in base a quanto stabilito dal comma 3, il lavoratore, direttamente o per il tramite delle rappresentanze sindacali aziendali o territoriali, ha diritto di accedere ai dati e di richiedere ulteriori informazioni concernenti gli obblighi informativi. Il datore di lavoro o il committente sono tenuti a trasmettere i dati richiesti e a rispondere per iscritto entro trenta giorni.

Quali sono le sanzioni per la violazione del nuovo articolo 1 bis?

L’inosservanza degli obblighi del nuovo Decreto Trasparenza comporta per il datore di lavoro una sanzione amministrativa per ciascun mese di riferimento secondo il seguente schema:

1 lavoratore: sanzione da 100 a 750 euro per mese;
più di 5 lavoratori: sanzione da 400 a 1.500 euro per mese;
più di 10 lavoratori: sanzione da 1.000 a 5.000 euro.

Non è ammesso il pagamento in misura ridotta. Inoltre, la mancata comunicazione alle rappresentanze sindacali comporta la sanzione da 400 a 1.500 euro per ciascun mese in cui si verifica l’omissione.