Attuare la digitalizzazione della gestione delle flotte aziendali (o fleet management digitale) significa implementare tutte le innovazioni che snelliscono le attività del fleet management, passando dall’uso della carta a processi nativamente digitali, capaci di mettere in cooperazione diversi attori, da qualsiasi dispositivo e garantendo l’efficacia anche dal punto di vista legale.
Firma elettronica e gestione documentale digitale sono tra le soluzioni innovative che generano un’accelerazione dei flussi burocratici, apportando benefici su ampia scala.
Digitalizzazione flotte aziendali: la firma elettronica cambia tutto
Quando parliamo di fleet management ci riferiamo alla pianificazione, al monitoraggio e all’organizzazione delle attività dei veicoli aziendali. Questa gestione viene svolta da reparti interni all’azienda o affidata ad agenzie esterne.
Il nodo nevralgico è rappresentato dall’uso di documentazione cartacea nella gestione di processi come la manutenzione dei veicoli, il rilascio delle carte carburante, fino alla raccolta dei fogli di marcia.
Grazie a servizi in cloud di gestione documentale, con strumenti di archiviazione e firma digitale, è possibile riscontrare un miglioramento immediato. L’efficacia della digitalizzazione sta proprio nella velocizzazione dei flussi e dei processi interni ed esterni alle aziende. Ciò è attuabile, principalmente, con l’introduzione di strumenti di firma elettronica.
Firma elettronica semplice, avanzata e qualificata consentono di sottoscrivere, in maniera tempestiva, documenti, turnazioni, manutenzioni. Mediante il gestionale digitale, poi, l’intero processo viene monitorato, permettendo un’azione trasparente e completa.
Tale soluzione si adatta alle diverse esigenze, garantendo sia la tutela legale delle parti coinvolte sia la sicurezza dei dati personali.
Firma elettronica e fleet management: tre casi d’uso
Vediamo quali sono i vantaggi della trasformazione digitale nel fleet management attraverso tre casi d’uso legati a rilascio della carta carburante, pianificazione della manutenzione e programmazione del foglio di marcia, che accomunano le aziende di logistica e le aziende che si occupano di noleggio veicoli.
In tutti e tre i casi, l’uso di firme elettroniche, semplici o avanzate, può fornire enormi benefici.
Rilascio carta carburante
Il rilascio della carta carburante è un’operazione one-to-one, che coinvolge dipendente e azienda. Adottando un gestionale documentale in cloud è possibile caricare in esso i modelli digitali dei documenti necessari all’assegnazione. Moduli di accettazione, regolamento d’uso e protezione dei dati personali sono compilati direttamente online. La sottoscrizione della documentazione di rilascio avviene da qualsiasi dispositivo: l’autista, in precedenza opportunamente abilitato alla firma elettronica, riceve un codice otp, che inserisce per firmare. La pratica viene chiusa e archiviata nel sistema di gestione documentale.
Programmazione dei fogli di marcia
Per ogni veicolo viene generato un calendario per l’uso da parte dei driver. Con un sistema di notifica regolato dal gestionale cloud, l’amministrazione centrale predispone un unico documento provvisto di molteplici campi testo e campi firma in corrispondenza delle fascia orarie.
I singoli autisti ricevono l’invito a visualizzare il documento condiviso e a compilarlo; il foglio di marcia in questo modo si costituisce come flusso documentale strutturato con un “piano di firma” che fa precedere logicamente le operazioni di compilazione e firma da parte degli autisti e, successivamente, interpella un supervisore per la validazione finale del documento.
Il responsabile ha poi la possibilità di monitorare lo svolgimento di ciascuna delle operazioni di firma. Il foglio di marcia viene reso disponibile in tempo reale all’ufficio competente e conservato digitalmente. Data l’alta ricorrenza di questo wokflow, il sistema consente di accelerare il lancio del processo, consentendo all’amministrazione centrale di ricavare un nuovo foglio di marcia e il relativo piano di firma da modelli costruiti e salvati in precedenza.
Manutenzione dei veicoli
Per la manutenzione dei veicoli, un responsabile pianifica le operazioni di controllo preventivo, ordinario e straordinario. Sia che la manutenzione venga gestita con un’officina interna o con un partner esterno, per ciascun ordine di lavoro il referente aziendale compila una pratica digitale. Al termine dell’intervento, il responsabile compila il documento che attesta il servizio prestato. In tempi rapidi, le parti firmano digitalmente la documentazione della manutenzione svolta, che in tempo reale è a disposizione degli uffici competenti, che provvedono all’archiviazione crittografata della pratica.
Un DTM per gestire la flotta aziendale in modo efficiente
Un fleet management al passo con l’innovazione tecnologica deve abbandonare definitivamente la gestione cartacea dei processi aziendali e scegliere soluzioni digitali, modulari e versatili, capaci di garantire a ogni passaggio efficienza, sicurezza e produttività.
Qualunque sia il processo documentale da digitalizzare, e con qualsiasi livello di tutela legale da raggiungere, la via maestra che ogni azienda è chiamata a percorrere passa per l’adozione di soluzioni di digital transaction management (DTM) erogate in cloud.
Sign di Namirial per una gestione delle flotte aziendali digitale e moderna
Tra i migliori DTM disponibili sul mercato europeo e internazionale c’è anche Namirial Sign, la soluzione di digital transaction management che ha contribuito a collocare il gruppo industriale nato a Senigallia, ma ormai presente in tutta Europa, in Latam e in Asia, tra i leader di settore a livello mondiale, secondo i ricercatori di Aragon Research.
Sign di Namirial abilita le aziende che gestiscono flotte di veicoli e sono interessate a digitalizzare i processi connessi al fleet management, all’uso di tutte le tipologie esistenti di firma elettronica e di consente loro di digitalizzare l’intero ciclo di vita di contratti e documenti.
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