Cos’è il VIES e perché è fondamentale per chi opera con l’estero
Il VIES, acronimo di VAT Information Exchange System, è un sistema elettronico messo a punto dall’Unione Europea per agevolare il controllo delle operazioni commerciali intracomunitarie tra soggetti dotati di partita IVA.
In concreto, si tratta di una banca dati centralizzata che permette di verificare se un operatore economico è abilitato a effettuare scambi intracomunitari senza applicazione dell’IVA nazionale, grazie al meccanismo del reverse charge.
Questo strumento è quindi cruciale per la trasparenza e il corretto trattamento fiscale delle operazioni transfrontaliere, e coinvolge direttamente tutte le Partite IVA che vendono beni o servizi verso altri Paesi membri dell’UE.
VIES Partita IVA: a cosa serve e perché è importante
Il ruolo del VIES è duplice:
- da un lato, garantisce la tracciabilità delle transazioni intracomunitarie e contribuisce alla lotta contro l’evasione fiscale e le frodi
- dall’altro, permette alle imprese regolarmente iscritte, ogni volta che effettuano una cessione di beni o una prestazione di servizi verso un’azienda dell’Ue, di emettere fatture senza IVA, in quanto l’imposta sarà assolta dall’acquirente/committente secondo la normativa del proprio Paese.
Non essere iscritti al VIES, nei casi in cui sussiste l’obbligo, comporta la necessità di fatturazione con IVA italiana, oltre al rischio di sanzioni in caso di controlli.
Iscrizione VIES: soggetti obbligati
Sono tenuti all’iscrizione al VIES tutti i titolari di Partita IVA che effettuano scambi con soggetti residenti in uno dei Paesi dell’Unione Europea. Quindi si tratta di:
- imprese individuali e società
- esercenti arti e professioni
- stabili organizzazioni in Italia di soggetti non residenti.
Inoltre, l’iscrizione può essere effettuata anche da parte dei soggetti non residenti che presentano la dichiarazione per l’identificazione diretta ai fini IVA (modello ANR) o che si identificano tramite nomina di un rappresentante fiscale.
Iscrizione VIES Agenzia Entrate: quando effettuarla
L’iscrizione al VIES può avvenire in due momenti distinti:
- contestualmente all’apertura della Partita IVA
- successivamente, quando si inizia a operare con soggetti residenti in altri Paesi dell’UE.
Con l’iscrizione, si ottiene il VAT Number, ovvero una Partita IVA intracomunitaria, che permette di commerciare prodotti e servizi con l’estero in regime di esenzione IVA.
VIES Agenzia Entrate: come effettuare l’iscrizione al momento dell’apertura della Partita IVA
Coloro che decidono di iscriversi già al momento dell’apertura della Partita IVA, possono farlo direttamente con la dichiarazione di inizio attività.
Nel caso di:
- imprese individuali e professionisti: occorre barrare il campo “Operazioni Intracomunitarie” presente nel quadro I del Modello AA9
- soggetti diversi dalle persone fisiche: devono contrassegnare lo stesso campo del Modello AA7
- enti non commerciali: sono tenuti a barrare la casella C presente nel quadro A del Modello AA7.
VIES: come fare l’iscrizione dopo l’apertura della Partita IVA
Nel caso in cui, all’apertura della Partita IVA, non si preveda di svolgere operazioni intracomunitarie, l’iscrizione al VIES può essere rimandata.
In qualsiasi momento si decida di iniziare a operare con l’estero, l’iscrizione può essere effettuata attraverso i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate, accedendo alla propria area riservata con:
Una volta effettuata la comunicazione, l’Agenzia aggiorna la posizione dell’operatore, attribuendo alla sua Partita IVA lo status di soggetto iscritto al VIES.
In alternativa, è possibile affidare la procedura a un intermediario abilitato, come un commercialista. In questo caso, l’intermediario ha l’obbligo di rilasciare al dichiarante copia della ricevuta che attesta l’avvenuta iscrizione.
Verificare Partita IVA VIES: perché è fondamentale per una fatturazione estera conforme
Prima di avviare rapporti commerciali con soggetti comunitari, è indispensabile assicurarsi che entrambe le parti siano regolarmente iscritte al VIES.Effettuare questa verifica consente di:
- confermare la regolarità dell’iscrizione;
- applicare correttamente il regime del reverse charge;
- evitare sanzioni o errori di fatturazione;
- mantenere la trasparenza nei rapporti fiscali con l’estero.
VIES, controllo Partita IVA: come si fa
Il controllo VIES può essere eseguito online tramite il sito ufficiale della Commissione Europea. È sufficiente inserire il numero di Partita IVA del soggetto estero per ottenere in tempo reale la conferma dell’iscrizione, in modo del tutto gratuito.
Il sistema è costantemente aggiornato: qualsiasi modifica – attivazione, sospensione o cancellazione – viene immediatamente registrata e restituita nella risposta della banca dati.
Controlli VIES: conseguenze della mancata iscrizione
La mancata iscrizione può comportare effetti differenti a seconda dei casi:
- se l’operatore italiano non iscritto al VIES effettua una vendita o una prestazione di servizi nei confronti di un’azienda UE e applica il reverse charge, può incorrere in sanzioni per errata fatturazione, oltre che per infedele dichiarazione IVA e irregolarità negli elenchi INTRASTAT
- se il cliente estero non è iscritto, la fattura non può beneficiare dell’esenzione IVA e il soggetto italiano dovrà applicare l’imposta secondo le regole nazionali
- se un soggetto italiano non iscritto al VIES acquista da un fornitore UE, l’operazione non sarà trattata come acquisto intracomunitario e non è applicabile il regime del reverse charge. Pertanto l’IVA dovrà essere applicata dal fornitore estero.
Controllo VIES: consigli pratici e aspetti da non trascurare
Oltre agli aspetti tecnici, è utile tenere presente che il controllo VIES è anche una forma di tutela nei rapporti commerciali. Verificare l’iscrizione di un soggetto estero permette di valutare la sua affidabilità fiscale, soprattutto in transazioni frequenti o di importo elevato.
In caso di dubbi sull’esattezza dei dati inseriti o di difficoltà con la verifica, è consigliabile stampare e conservare una copia della risposta del portale europeo, per documentare l’avvenuto controllo.
Infine, ricordiamo che il numero VAT deve sempre essere riportato correttamente in fattura, con il prefisso del Paese UE (es. IT, FR, DE) per garantire la validità dell’operazione a livello comunitario.
