Posta Elettronica Certificata: come ha cambiato la nostra comunicazione?
In un panorama sempre più digitale, la Posta Elettronica Certificata (PEC) ha introdotto significative modifiche nel modo in cui le persone e le aziende comunicano, offrendo uno strumento sicuro e affidabile per lo scambio di informazioni sensibili. Una casella PEC, infatti, non solo protegge le comunicazioni importanti e riservate, ma garantisce anche la validità legale delle stesse, rendendo questo servizio equiparabile alla classica raccomandata con ricevuta di ritorno che viene spedita tramite il servizio postale tradizionale.
Oltre a certificare l’invio e la ricezione delle comunicazioni, la PEC presenta anche altri vantaggi che ne hanno favorito l’adozione a livello sia personale che professionale, senza dimenticare l’obbligo di utilizzo per alcune categorie di soggetti, come le pubbliche amministrazioni e i professionisti iscritti a determinati albi.
Uno dei maggiori cambiamenti apportati dalla PEC è stato sicuramente quello di rendere più rapida e immediata la comunicazione tra privati e aziende, agevolando la digitalizzazione dei processi che, fino a qualche anno fa, richiedevano un impiego di risorse notevoli.
La casella PEC può essere utilizzata per inviare documenti, fatture e altri tipi di comunicazioni in formato digitale in pochi istanti, senza dover attendere i tempi di spedizione e consegna della posta cartacea, e ciò consente un flusso di informazioni più efficiente e dinamico tra le parti coinvolte.
La maggiore efficenza nella gestione della corrispondenza ha portato anche ad un miglioramento nell’organizzazione del lavoro e delle attività, favorendo una maggiore produttività e facilitando la collaborazione tra i diversi soggetti coinvolti.
A questi benefici si aggiunge il risparmio significativo in termini di tempo e denaro, oggi sempre più importanti in un mercato fortemente competitivo e in costante evoluzione come quello attuale, un impatto positivo sull’ambiente, grazie alla drastica riduzione dell’utilizzo della carta e l’eliminazione del trasporto fisico dei documenti, e l’ottimizzazione del processo di archiviazione documentale, che si traduce in una maggiore facilità di consultazione e ricerca delle informazioni.
In definitiva, usare la PEC significa sfruttare al meglio le potenzialità della tecnologia per facilitare e migliorare la comunicazione, sia a livello personale che professionale. Per garantire la continuità di questo servizio, è importante sapere che il rinnovo della casella PEC avviene in automatico, ma può essere anche bloccato in qualsiasi momento, qualora si desideri cessare l’utilizzo di questo servizio.
Come funziona la migrazione della casella PEC?
Un processo importante che bisogna affrontare in relazione alla PEC è la migrazione della propria casella di Posta Elettronica Certificata da un provider a un altro. Questo può essere necessario per vari motivi, come il cambio di fornitore del servizio o la necessità di avere uno spazio di archiviazione maggiore per gestire un maggior volume di comunicazioni.
È bene precisare che la migrazione della casella PEC è una procedura articolata, che va affrontata in modo attento e seguendo precise indicazioni per evitare la perdita di dati e garantire una continuità del servizio senza interruzioni, e non ha un flusso predefinito ma è un processo che implica un certo grado di personalizzazione in base alla tipologia di PEC che l’utente vuole migrare e ai servizi che si desidera mantenere. I diversi passaggi che compongono il processo di migrazione possono quindi cambiare in base alle specifiche esigenze del cliente.
Per meglio comprendere come funziona la migrazione casella PEC, vediamo qual é la procedura che Namirial suggerisce ai suoi clienti, tenendo presente che gli attori coinvolti in questo processo sono essenzialmente tre: il Provider PEC attuale, il Provider PEC di destinazione, ossia Namirial, e infine il Cliente.
Le fasi del processo prevedono quanto segue:
- Il Cliente sottoscrive la documentazione contrattuale con Namirial PEC e si definisce insieme la data di migrazione;
- Il Cliente chiede al Provider PEC attuale di decertificare il dominio nella data concordata e chiede di mantenere la casella in visualizzazione post migrazione almeno per 60 giorni. Questo consente di migrare anche gli ultimi messaggi ricevuti durante lo switch;
- Namirial crea sul proprio sistema il dominio e le caselle fornite in stato migrazione;
- Il Cliente avvia la copia del contenuto seguendo le istruzioni fornite tramite la mail di benvenuto (la copia va avviata direttamente da webmail);
- Il giorno della migrazione, all’ora prestabilita per lo switch, il gestore di PEC attuale provvederà a cancellare il dominio da migrare da IGPEC. Contestualmente Namirial lo pubblicherà nel suo spazio e l’amministratore DNS aggiornerà l’attributo MX con le nuove indicazioni riportate di seguito:
-
- Record MX
- Pref: 10
- MX: mailpro.sicurezzapostale.it (da impostare al momento della migrazione)
- TTL: 60min (da impostare nel giorno precedente alla data di switch)
- RECORD TXT – SPF
- v=spf1 include:_spf.sicurezzapostale.it -all (da impostare al momento della migrazione).
- Record MX
Tutta la fase può durare fino a 24 ore ma Namirial, con la necessaria collaborazione di tutti gli attori, metterà in atto appositi accorgimenti per ridurre questo tempo a qualche ora. In questo periodo non sarà possibile inviare nuove PEC, quindi è consigliabile di effettuare la migrazione il venerdì alle ore 12:00 dopo aver avvisato gli utilizzatori delle caselle;
- Terminato l’aggiornamento del DNS e di IGPEC le nuove caselle verranno attivate da Namirial nel proprio sistema.
Migrazione casella PEC con Namirial: il processo di sincronizzazione
Vediamo ora nel dettaglio come avviene il processo di sincronizzazione del contenuto sulla casella PEC Namirial e quali sono le azioni da compiere per garantirne l’esito positivo.
Per copiare i messaggi:
Entra nella webmail di Namirial, inserendo Nome Utente e Password contenuti nell’email di benvenuto e cliccare su Accedi;
Accettare le clausole vessatorie. Questa operazione è obbligatoria per procedere.
Cambiare la password di accesso cliccando su Reset Password.
Accedere alla webmail con la nuova password: si visualizzerà il seguente messaggio nella parte inferiore della pagina. Cliccare su Clicca qui’.
In alternativa, o in caso di mancata visualizzazione, è possibile cliccare sulla voce: Impostazioni (in alto a destra) e successivamente PEC- Copia messaggi da account;
Successivamente, inserire le credenziali di accesso (indirizzo PEC e password) della casella il cui contenuto è da copiare.
N.B. Per completare correttamente il processo di copia, non modificare la password della vecchia casella.
Dal menù a tendina in Cartella di destinazione, scegliere dove copiare i messaggi: di default, il contenuto della Inbox dell’attuale Gestore viene copiato in una cartella dedicata all’interno della casella di Namirial, scegliendo Copia il contenuto nella cartella denominata come Indirizzo PEC. In alternativa, è possibile copiare il contenuto direttamente nella Inbox della casella PEC di Namirial, scegliendo Copia in contenuto nella INBOX.
Cliccare su Avvia.
ATTENZIONE: Valutare accuratamente dove copiare il contenuto nei casi in cui la casella PEC è integrata in un’applicazione.
Attendere il tempo necessario per il completamento della sincronizzazione: quest’ultimo dipende dal numero e dalla dimensione dei messaggi presenti sulla casella PEC di provenienza. In qualsiasi momento, puoi verificare lo stato della copia dei contenuti cliccando sulla voce Impostazioni e successivamente su PEC- Copia messaggi da account.
Leggenda Didascalia
In preparazione: avvisa che la copia sta per cominciare.
Copia in corso: avvisa che la copia è cominciata.
Copiato: avvisa che il processo di copia è completato.
È fortemente consigliato verificare, al termine dell’operazione, che sia stato completato correttamente il trasferimento dei dati.
In caso di errore della sincronizzazione, ripetere l’operazione. Le cause di errore più comuni dipendono dall’inserimento errato delle credenziali, oppure allo spazio insufficiente sulla casella di Namirial per la copia dei contenuti.
Le e-mail inviate/ricevute successivamente al termine della copia, verranno sincronizzate automaticamente (con cadenza giornaliera) fino al passaggio di gestione del dominio sul nuovo gestore (Namirial).
Va inoltre precisato che il contenuto sincronizzato è quello presente nella Inbox della webmail, mentre gli Archivi non sono compresi nell’operazione di sincronizzazione.
