Change Management: come gestire la trasformazione digitale in azienda

Change management: cos’è e come gestire il cambiamento

Le aziende che operano nel contesto attuale sono soggette a cambiamenti continui e rapidi, che richiedono adeguate strategie di Change management -traducibile come “gestione del cambiamento”- per gestire efficacemente i processi. Si tratta di un approccio strutturato alla trasformazione dell’organizzazione, che mira a preparare le persone per aiutarle ad affrontare il cambiamento con fiducia.

Secondo il Forrester’s Business And Technology Services Survey 2022, citato in un recente articolo di Forbes sul Change management, la resistenza al cambiamento è una delle sfide principali nell’ambito della trasformazione digitale: il 21% dei decision makers che supporta il cambiamento all’interno della propria organizzazione rivela che l’implementazione di nuovi processi e capacità è uno degli aspetti più complessi.

Viviamo in una società sempre più digitale ma ciò di cui spesso non si tiene conto è che le nuove tecnologie, pur essendo uno degli elementi cruciali della digital transformation, sono solo una parte del processo complessivo di cambiamento che occorre gestire. Pertanto, non basta semplicemente adottare la tecnologia più avanzata per rinnovare in modo efficace un’azienda e proiettarla nel futuro, ma occorre anche cambiare abitudini e metodi di lavoro.

Per questo motivo la trasformazione digitale necessita di un approccio olistico che consideri gli impatti sulla cultura organizzativa e i cambiamenti nei comportamenti e nelle abitudini del personale. Una figura chiave in questo contesto e quella del Change manager, vale a dire il responsabile che accompagna, monitora e supervisiona i processi di cambiamento all’interno dell’azienda.

I 4 pilastri del Change management

Change management è quindi un percorso di transizione che parte da ciò che un’azienda è oggi per arrivare a ciò che desidera essere in futuro.

Una efficace strategia di Change management si basa su 4 pilastri fondamentali:

1. People (Persone): le persone rappresentano la principale fonte di cambiamento e quindi è essenziale che siano adeguatamente preparate, motivate e supportate.
2. Process (Processi): ogni organizzazione deve prevedere un approccio strutturato per gestire i processi di cambiamento;
3. Platforms (Piattaforme): in un mondo sempre più mobile e connesso, è importante che la tecnologia digitale utilizzata sostenga gli obiettivi di cambiamento;
4. Place (Luoghi): l’ambiente in cui le persone lavorano deve essere adeguatamente preparato per fornire uno spazio smart, stimolante e produttivo.

L’obiettivo del Change management è quello di supportare le persone, i processi e la tecnologia nella transizione verso un nuovo assetto. Pertanto, ogni progetto dovrebbe iniziare con la definizione di una solida strategia che tenga conto tanto della tecnologia quanto del fattore umano.

Quali sono i principali obiettivi del Change management?

A differenza del Project Management– dove è facile indicare programmi, obiettivi tangibili e risultati specifici – la gestione del cambiamento è un percorso più reattivo che richiede un approccio flessibile e può variare da un’azienda all’altra.

Tuttavia, le strategie condividono quattro obiettivi principali:

1. Migliorare i risultati: i cambiamenti legati alla trasformazione digitale devono comportare un miglioramento generale delle performance dell’azienda. Che si parli di operatività oppure di produttività, il cambiamento deve generare una crescita positiva e aiutare i dipendenti a svolgere il proprio lavoro in modo migliore e più rapido.
2. Creare un vantaggio competitivo: in un mondo sempre più competitivo e tecnologicamente all’avanguardia, la trasformazione digitale può offrire un notevole vantaggio competitivo. Una corretta gestione del cambiamento permette di individuare delle opportunità di sviluppo e di trarne un profitto sostenibile nel tempo. Cambiare per un’azienda significa essere in grado di rispondere rapidamente alle esigenze dei clienti, anticipare le loro aspettative, aumentare la qualità del servizio e offrire prodotti e servizi innovativi.
3. Ridurre i costi: le nuove tecnologie possono avere un impatto significativo sulla riduzione dei costi aziendali. Una efficiente gestione del cambiamento può avere un ruolo importante nella identificazione e nell’eliminazione dello spreco di tempo, energie o risorse finanziarie per massimizzare i guadagni e raggiungere gli obiettivi desiderati.
4. Motivare i dipendenti: i cambiamenti legati alla trasformazione digitale possono essere estremamente destabilizzanti per le persone e, se non gestiti in modo adeguato, possono portare a sentimenti come ansia e frustrazione. Quando un’azienda decide di intraprendere un processo di digital transformation, è essenziale che i dipendenti siano coinvolti in modo attivo all’interno del processo, supportati nei loro sforzi per imparare le nuove abitudini e metodologie, e incoraggiati a esprimere le loro idee e la loro creatività.

Come combattere la resistenza al cambiamento?

Assochange, l’unica associazione, sia in Italia che a livello europeo, punto di riferimento per la conoscenza sul Change Management, ha individuato quattro leve fondamentali che un Change Manager può applicare per gestire il cambiamento e superare la resistenza allo stesso.

Ecco quali sono:

• Comunicare il progetto dall’inizio alla fine: una comunicazione efficace è fondamentale per coinvolgere tutte le parti interessate e fornire loro informazioni precise, chiare ed esaurienti;
• Monitorare il progetto attraverso vari indicatori: è importante tenere in considerazione tanto i KPI quantitativi, come i risultati di business, i tempi e i costi del progetto, quanto quelli qualitativi, ad esempio il livello di coinvolgimento del personale e il supporto delle attività necessarie per realizzare il cambiamento;
• Valorizzare gli influencer informali: risulta di vitale importanza individuare e valorizzare i cosiddetti “influencer informali”, ovvero persone che vengono ascoltati dai loro pari e dai collaboratori più delle comunicazioni ufficiali. L’ideale è avere un contatto diretto con queste figure e dotarle anche di strumenti e competenze nell’ambito digitale al fine di aumentarne l’efficacia come messaggeri del cambiamento;
• Lavorare sulla capacità di leadership dei capi: significa, in particolare, coinvolgere e rendere maggiormente partecipi i manager intermedi, affidando loro compiti ed azioni concrete da svolgere in modo da contribuire alla realizzazione del progetto.