La conservazione digitale è l’attività con cui si custodiscono i documenti e i dati in formato digitale (in sostituzione del formato cartaceo). Va eseguita seguendo le regole stabilite dall’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale. Queste regole sono obbligatorie per le pubbliche amministrazioni, ma anche per i privati obbligati perché in possesso di specifici requisiti. La conservazione digitale serve a proteggere nel tempo gli archivi informatici, impedendo la perdita o distruzione dei documenti e preservandone autenticità, integrità e accesso controllato.
Con la Determinazione 455/2021 del 25 giugno 2021, l’AgID ha adottato un Regolamento con nuovi criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici. Il regolamento è stato emanato secondo quanto previsto dall’art. 34, comma 1-bis del D.Lgs. 82/2005 (il CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale), come integrato e modificato dal Decreto Semplificazione (DL 76/2020), convertito con Legge 120/2020.
Il regolamento entrerà in vigore il 1° gennaio 2022, data a partire dalla quale sarà abrogata la circolare AgID 65/2014. Verrà quindi superato l’attuale sistema, che prevede una procedura di accreditamento presso l’AgID dei soggetti interessati alla fornitura di servizi di conservazione dei documenti informatici. I contratti in essere in quella data continueranno a valere fino alla loro scadenza prevista. Tuttavia, l’amministrazione che ha un conservatore esterno potrà verificare la presenza dei requisiti fissati dal Regolamento e chiedergli di acquisire quelli mancanti entro un termine congruo.
Cosa prevede l’art. 34, comma 1-bis del CAD
In base all’articolo 34, comma 1-bis del CAD, le pubbliche amministrazioni possono procedere alla conservazione dei documenti informatici:
- all’interno della propria struttura organizzativa
- affidandola, in maniera totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati, che possiedono specifici requisiti che, nel rispetto della normativa europea, sono indicati in apposite Linee guida emanate dall’AgID in tema di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici
Cosa prevede il nuovo regolamento per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici
Il Regolamento che entrerà in vigore il 1° gennaio 2022 è composto da 9 articoli e 2 allegati.
⇒ Gli articoli stabiliscono i nuovi criteri per la fornitura del servizio di conservazione dei documenti informatici.
⇒ L’allegato A fissa i requisiti generali nonché i requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione richiesti ai fornitori del servizio (cosiddetti “Conservatori”), a integrazione di quanto già previsto dalle Linee guida.
⇒ L’allegato B fissa delle regole da seguire per il cosiddetto “piano di cessazione”, da parte di quei conservatori che intendano cessare il servizio, in maniera volontaria o involontaria (qualora a imporre la cessazione sia l’AgID).
Come deve avvenire la conservazione dei documenti informatici
Il servizio di conservazione deve assicurare ai documenti conservati i seguenti requisiti:
- autenticità
- integrità
- affidabilità
- leggibilità
- reperibilità
I soggetti che erogano il servizio per conto delle Pa devono offrire idonee garanzie organizzative, tecnologiche e di protezione dei dati. Essi, inoltre, assicurano la conformità dei documenti conservati agli originali, nonché qualità e sicurezza del sistema di conservazione.
Iscrizione al marketplace dei “servizi di conservazione”
Il regolamento prevede la creazione di una sezione autonoma dedicata ai “servizi di conservazione” nel Cloud Marketplace già attivo in AgID. Il cloud marketplace è la piattaforma online che espone i servizi e le infrastrutture qualificate dalla stessa Agenzia. Il regolamento, inoltre, definisce la procedura di iscrizione da parte dei soggetti interessati.
Il conservatore che decide di iscriversi al marketplace deve possedere i requisiti generali, nonché i requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione fissati dall’allegato A. La domanda di iscrizione al marketplace deve essere presentata secondo le modalità fissate dall’AgID. Entro 30 giorni, fatte le dovute verifiche sulla documentazione presentata, l’AgID provvede all’iscrizione.
In caso di documentazione errata o incompleta, l’AgID comunica al richiedente i motivi che impediscono di accogliere la domanda e attende la nuova documentazione. In qualsiasi momento l’AgID verifica la sussistenza dei requisiti richiesti per l’iscrizione. Ogni conservatore, inoltre, si impegna a comunicare tempestivamente all’AgID ogni evento che modifichi il rispetto dei requisiti.
Tuttavia, l’iscrizione al marketplace non è obbligatoria, in quanto le Pa possono affidare il servizio anche a conservatori non iscritti. In questo caso, entro 30 giorni dalla stipula, le amministrazioni devono trasmettere i contratti all’AgID, che verifica la presenza dei requisiti previsti dal regolamento.
Quanto dura l’iscrizione al marketplace e in quali casi avviene la cancellazione
L’iscrizione alla sezione “servizi di conservazione” del marketplace dura 48 mesi. Nei 60 giorni che precedono la scadenza il conservatore invia le informazioni e la documentazione utili al rinnovo per altri 48 mesi. L’invio avviene tramite piattaforma AgID dedicata.
La cancellazione dalla sezione “servizi di conservazione” del marketplace avviene nei seguenti casi:
- insussistenza, al momento della richiesta di iscrizione, di almeno uno dei requisiti previsti dall’allegato A
- perdita di almeno uno dei requisiti dell’allegato A
- riscontro, da parte degli organi competenti, della violazione di norme relative al servizio di conservazione
Il piano di cessazione del servizio di conservazione digitale dei documenti
Sin dalla domanda di iscrizione al marketplace, il conservatore deve presentare un piano di cessazione del servizio di conservazione dei documenti informatici. Il piano di cessazione deve essere redatto seguendo lo schema e i contenuti dell’allegato B del Regolamento. La presentazione del piano di cessazione fa parte degli elementi di valutazione del possesso dei requisiti richiesti per l’iscrizione.
Ogni nuova modifica o integrazione al piano di cessazione deve essere trasmessa all’AgID entro 20 giorni. Il conservatore che intende cessare il servizio deve comunicarlo all’AgID almeno 60 giorni prima. La comunicazione deve essere predisposta in formato elettronico ed essere firmata digitalmente.
