Dalla carta al digitale: gestire documenti con il Digital Transaction Management
Nel contesto attuale di trasformazione digitale, il Digital Transaction Management (DTM) sta emergendo come una soluzione essenziale per le aziende che desiderano ottimizzare e semplificare la gestione dei documenti e delle transazioni.
Questo mercato è in forte crescita: secondo un’indagine condotta da Grand View Research nel 2021, il mercato globale del Digital Transaction Management era valutato 8,04 miliardi di dollari, con una stima di crescita media annua del 25,5% dal 2022 al 2030.
Ma cosa significa esattamente Digital Transaction Management? E quali sono i benefici concreti che le imprese possono ottenere implementando un sistema di gestione digitale per le transazioni documentali?
In questo articolo approfondiremo il concetto e i vantaggi di questo approccio, evidenziando come i software di gestione documentale stiano rivoluzionando il modo in cui le aziende operano.
Digital Transaction Management: dalla dematerializzazione documenti all’ottimizzazione dei processi aziendali
Il Digital Transaction Management (DTM) è un insieme di servizi, software e tecnologie che permettono la completa gestione digitale delle transazioni documentali all’interno di un’organizzazione. Questo sistema va ben oltre la semplice dematerializzazione dei documenti, configurandosi come una soluzione completa per automatizzare e ottimizzare i processi documentali aziendali. Grazie a tecnologie come il cloud computing l’azienda è in grado di archiviare, gestire e condividere documenti digitalmente, riducendo così la dipendenza dalla carta.
La tecnologia DTM integra diverse componenti:
- strumenti per la creazione e modifica di documenti digitali;
- sistemi di firma elettronica;
- workflow automation;
- archiviazione digitale sicura;
- strumenti di collaborazione e condivisione;
- sistemi di tracciamento e reportistica.
Software gestione documentale: il cuore del Digital Transaction Management
Al centro del Digital Transaction Management troviamo i software di gestione documentale. Questi strumenti informatici sono fondamentali per la dematerializzazione documentale e l’ottimizzazione dei processi aziendali ed offrono funzionalità avanzate come la scansione, l’archiviazione digitale, la ricerca testuale e la condivisione sicura dei documenti, oltre a includere spesso opzioni di workflow automation che facilitano l’approvazione e la firma dei documenti.
I principali vantaggi del Digital Transaction Management per le aziende
Implementare un sistema di Digital Transaction Management comporta diversi benefici per le aziende, tra cui risparmi economici, incremento dell’efficienza e maggiore sicurezza. Vediamoli nel dettaglio.
1. Risparmi economici significativi
Uno dei vantaggi più immediati del DTM è la riduzione dei costi legati alla gestione dei documenti cartacei. L’uso di un sistema di gestione documentale elimina o riduce notevolmente le spese per la stampa, l’invio, l’archiviazione fisica e la certificazione dei documenti, oltre a ridurre il personale necessario per svolgere queste attività.
Un’azienda che dematerializza i propri documenti, ad esempio, può risparmiare su materiali come la carta e i toner, ma anche sui costi di stoccaggio, che non sono più necessari grazie all’archiviazione digitale.
2. Risparmio di tempo
La digitalizzazione dei processi documentali non solo riduce i costi, ma accelera anche i flussi di lavoro. Operazioni che tradizionalmente richiedevano giorni o settimane, come la firma di contratti o l’approvazione di documenti, possono essere completate in pochi minuti grazie alla gestione documentale digitale.
Ad esempio, contratti che una volta venivano spediti per posta e firmati fisicamente ora possono essere firmati elettronicamente e inviati istantaneamente, anche a distanza. Ciò si traduce in una notevole efficienza operativa, migliorando l’esperienza del cliente e contribuendo alla sua fidelizzazione.
3. Maggiore sicurezza e conformità
Un altro aspetto fondamentale del Digital Transaction Management è la sicurezza. I documenti digitalizzati sono più facili da proteggere rispetto ai documenti cartacei, che possono essere persi, danneggiati o manomessi. I sistemi DTM permettono di tracciare ogni accesso e modifica ai documenti, garantendo un elevato livello di sicurezza e trasparenza.
Inoltre, grazie alla tecnologia cloud, i documenti possono essere recuperati facilmente in caso di emergenza. Dal punto di vista della conformità, il DTM facilita anche l’adesione alle normative sulla gestione documentale. Alcune regolamentazioni richiedono specifici standard di sicurezza per l’archiviazione dei documenti, e i sistemi DTM sono progettati per rispettare queste normative, garantendo che ogni documento sia sempre tracciabile e verificabile.
4. Flessibilità e scalabilità
Le soluzioni di DTM si basano su un’infrastruttura cloud, che offre alle aziende la flessibilità di gestire i documenti ovunque e in qualsiasi momento. Questa flessibilità consente alle aziende di adattare il sistema alle proprie esigenze in continua evoluzione e di scalare facilmente le operazioni in caso di crescita. Il cloud computing garantisce che il sistema sia accessibile e operativo, indipendentemente dalla posizione geografica dell’azienda o dei suoi collaboratori, senza compromettere la sicurezza o l’affidabilità.
5. Migliore Customer Experience e integrazione con CRM e CCM
Un altro grande vantaggio del DTM è la possibilità di integrarsi facilmente con altri strumenti aziendali, come i sistemi di Customer Relationship Management (CRM) e Customer Communications Management (CCM).
Un’azienda che adotta un sistema di gestione documentale integrato con CRM e CCM può offrire ai propri clienti un servizio più rapido ed efficiente, migliorando significativamente la Customer Experience.
In uno scenario B2B, ad esempio, la possibilità di condividere in tempo reale documenti e informazioni rilevanti con i clienti può fare la differenza, contribuendo alla fidelizzazione e alla crescita della reputazione aziendale. In un’epoca in cui i clienti sono sempre più esigenti e informati, un sistema DTM può rappresentare un vantaggio competitivo fondamentale.
Digital Transaction Management: i tre pilastri
Esploriamo ora tre componenti essenziali del Digital Transaction Management: archiviazione documentale dematerializzata, autenticazione e firma digitale e flussi documentali interni.
Archiviazione documentale dematerializzata
La dematerializzazione dei documenti è un passaggio cruciale per ogni azienda che desidera abbandonare la carta e diventare veramente digitale. Grazie a un sistema di archiviazione digitale, è possibile eliminare i documenti cartacei, sostituendoli con equivalenti digitali dotati di valore giuridico. L’archiviazione documentale digitale consente anche una gestione più efficiente dei dati aziendali: i documenti sono facilmente ricercabili e consultabili, e possono essere condivisi in modo sicuro e immediato con altre parti.
Un archivio digitale, inoltre, costituisce una preziosa fonte di informazioni per l’azienda. Dati che una volta erano difficilmente accessibili, ora possono essere analizzati per prendere decisioni strategiche, migliorare i processi interni e rafforzare le relazioni con clienti e fornitori.
Autenticazione e firma digitale
L’autenticazione e la firma digitale sono due componenti essenziali per la gestione documentale digitale. Esse garantiscono che i documenti digitali siano sicuri e che possano essere utilizzati come prova legale.
Le soluzioni avanzate di firma digitale consentono una perfetta integrazione con altri strumenti di Digital Transaction Management, permettendo di gestire l’intero ciclo di vita di un documento digitale, dall’invio alla firma e alla conservazione.
Gestione documentale per i reparti HR
Anche i reparti HR possono beneficiare del DTM, dematerializzando i processi legati ai contratti di lavoro e alla gestione delle risorse umane. L’adozione di un sistema di gestione documentale digitale consente di eliminare la carta per tutte le operazioni legate alle risorse umane, come la firma dei contratti, la gestione delle ferie e dei permessi, e l’archiviazione delle pratiche.
Oltre a ridurre i tempi e i costi associati alla gestione della documentazione, il DTM permette di ottimizzare la gestione dei flussi di lavoro interni, rendendo i processi aziendali più sicuri e meno soggetti a errori. Grazie alla possibilità di tracciare ogni azione, i reparti HR possono avere una visione chiara e dettagliata di tutti i processi, migliorando l’efficienza e la trasparenza.
Requisiti fondamentali per la gestione dei documenti dematerializzati
Per garantire la validità, la sicurezza e l’efficacia dei processi di Digital Transaction Management, i documenti dematerializzati devono rispettare alcuni requisiti imprescindibili. In primo luogo, è essenziale che ogni documento permetta l’identificazione certa della provenienza e della paternità, ossia di chi ha originato il documento e della sua legittimità. Questo aspetto risulta particolarmente importante per le aziende che vogliono mantenere la tracciabilità e la sicurezza delle proprie transazioni digitali.
Un altro requisito è l’immodificabilità e l’integrità del documento: una volta che il documento è stato approvato e archiviato, deve essere protetto da modifiche non autorizzate, preservando così il suo valore probatorio.
Inoltre, attraverso apposite procedure informatiche, il sistema DTM deve garantire una connessione univoca tra l’espressione di volontà del firmatario e il documento stesso, identificando senza ambiguità chi ha sottoscritto il contenuto. Questa caratteristica è cruciale per la gestione documentale in cui l’autenticità e la responsabilità delle firme elettroniche sono obbligatorie per confermare l’intento del firmatario.
Infine, il sistema deve assicurare che il firmatario aderisca chiaramente al contenuto del documento, un’operazione che la firma elettronica rende possibile con sicurezza e rapidità.
Rispettando questi requisiti, i sistemi di gestione documentale possono supportare un ambiente digitale sicuro e conforme, semplificando i flussi di lavoro e minimizzando i rischi legati alla gestione tradizionale dei documenti cartacei.
