I 5 strumenti necessari per la digitalizzazione aziendale

Digitalizzazione aziendale: che cos’è e perché è importante per il successo delle imprese?

In un mondo governato dalla tecnologia, la digitalizzazione aziendale rappresenta una sfida che le imprese sono chiamate ad affrontare se vogliono rimanere competitive su un mercato in costante evoluzione.

Che cosa si intende con digitalizzazione aziendale? La digitalizzazione aziendale è un processo di trasformazione che coinvolge tutte le aree e i livelli di un’impresa, richiede un’attenta pianificazione a livello strategico e consiste nell’implementazione di strumenti e tecnologie digitali in grado di rendere più efficienti i flussi di lavoro. In altre parole, la trasformazione digitale di un’impresa passa dalla capacità di saper sfruttare le opportunità offerte dalle nuove tecnologie allo scopo di automatizzare le attività e rendere i processi aziendali più fluidi e veloci al fine di ottimizzare il business. 

Tuttavia, la digitalizzazione aziendale non si limita solo all’impiego delle nuove tecnologie e alla dematerializzazione documentale, ma implica anche nuove modalità partecipative e spazi di lavoro aperti e condivisi anche a distanza: basti pensare alle riunioni organizzate in videoconferenza, alla possibilità di fornire assistenza ai propri clienti attraverso i chatbot o alle interazioni che nascono sui Social Media e influenzano la Brand Experience.

Il processo di digitalizzazione delle imprese mette in discussione i vecchi modelli operativi e abbraccia un cambiamento non solo tecnologico, ma anche culturale e sociale che crea nuove connessioni tra persone, luoghi e cose, incentivando la trasparenza, la condivisione e l’inclusione di tutto l’ecosistema aziendale.

In un simile contesto, è fondamentale sviluppare il Digital Mindset, ovvero una mentalità aperta al cambiamento e capace di cogliere le opportunità offerte dalla trasformazione digitale allo scopo di migliorare i risultati aziendali. 

Ecco in che modo si può migliorare il proprio Digital Mindset:

• Essere curiosi verso gli strumenti offerti dal mondo digitale e mantenersi sempre aggiornati sulle novità;
• Accettare e affrontare le sfide della digital trasformation con un atteggiamento positivo e proattivo;
• Utilizzare le tecnologie per migliorare il proprio lavoro e raggiungere gli obiettivi.

Quali sono i vantaggi della digitalizzazione aziendale?

La digital trasformation sta cambiando il mondo, il modo in cui interagiamo e anche le imprese che devono mettere in atto un processo di trasformazione digitale per migliorare la gestione e l’organizzazione aziendale.

Vediamo quali sono i principali vantaggi del processo di digitalizzazione delle imprese:

• Risparmio di spazio, tempo e risorse: la dematerializzazione documentale, l’informatizzazione e il Cloud Computing permettono di ridurre l’uso di carta e inchiostro per stampanti che si traduce non solo in un risparmio in termini economici e di spazio, ma anche in una riduzione dell’inquinamento ambientale. Inoltre, l’impiego dei nuovi strumenti tecnologici, unito all’aggiornamento delle competenze e delle conoscenze, favorisce l’ottimizzazione dell’organizzazione produttiva e la possibilità di entrare in nuovi mercati;
• Sicurezza: le nuove tecnologie digitali permettono di archiviare in sicurezza i dati e attraverso la creazione di backup in cloud evitano il rischio di perdere informazioni importanti per la gestione del business;
• Comunicazione più efficace: la digitalizzazione delle imprese semplifica i passaggi di informazioni tra i membri del team e permette di comunicare i valori aziendali attraverso diversi mezzi e linguaggi allo scopo di aumentare la visibilità dei prodotti e dei servizi offerti. In questo modo, in una società sempre più mobile, social e multicanale, è possibile offrire una Customer Experience sempre più personalizzata e acquisire autorevolezza nel proprio settore.

5 strumenti indispensabili nel processo di digitalizzazione aziendale

Digitalizzare un’impresa significa utilizzare le tecnologie digitali per ridurre i costi, condividere informazioni in modo semplice e veloce, anche da remoto, e rendere più snelli i flussi di lavoro, automatizzando le attività.

Vediamo quali sono i cinque strumenti indispensabili per la digitalizzazione aziendale:

1. Sito web: è un essenziale strumento di digital marketing che permette all’impresa di farsi conoscere ed entrare in relazione con i clienti attuali e potenziali. Un sito web, insieme a una buona strategia di gestione dei Social Network, rafforza la Brand Identity e può diventare il mezzo principale per promuovere e vendere prodotti e servizi prodotti;
2. Document Management System (DMS): conosciuto in italiano come “Sistema di gestione dei documenti”, è l’insieme di soluzioni software che consente di gestire, organizzare, condividere e archiviare file in modo più facile e veloce, garantendo l’accessibilità ai documenti da qualsiasi dispositivo. Un software di gestione documentale migliora la produttività e la competitività di un’impresa, aumenta la qualità del lavoro e rende più fluido il passaggio di informazioni, favorendo una condivisione più immediata dei documenti con un conseguente risparmio di tempo;
3. PEC aziendale: acronimo di Posta Elettronica Certificata, la PEC è uno strumento di comunicazione veloce, economico e sicuro che permette di inviare email con lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata A/R, ovvero la raccomandata con ricevuta di ritorno. Grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, la PEC è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibile, durante la trasmissione tra mittente e destinatario, nessun tipo di modifica né al messaggio né agli eventuali allegati;
4. Firma digitale e marca temporale: la firma digitale consente di firmare in pochi secondi qualsiasi documento (ad esempio: contratti, bilanci, atti amministrativi, visure camerali, fatture, eccetera) direttamente da pc o smartphone, garantendo l’autenticità, il non ripudio è l’integrità del messaggio. La marca temporale, invece, è un servizio offerto da un Certificatore accreditato, chiamato Time Stamp Authority (TSA), che consente di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento digitale;
5. Cyber Security: il termine Cyber Security viene utilizzato per indicare le qualità di resilienza, robustezza e reattività che una tecnologia deve possedere per fronteggiare gli attacchi informatici che possono colpire imprese, singoli individui, enti pubblici e organizzazioni governative. Per le aziende è fondamentale mettere in sicurezza il proprio patrimonio informativo e avvalersi di strumenti di Cyber Security capaci di difendere le imprese da attacchi indesiderati.

Le soluzioni Namirial per la digitalizzazione aziendale

Namirial è uno dei prestatori di servizi fiduciari autorizzati dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e offre diverse soluzioni per digitalizzazione aziendale:

1. Gestione documentale Namirial: è la piattaforma di document management per gestire tutti i tuoi file. Consente l’innovazione nei processi documentali e nel flusso informativo grazie alla trasformazione dei dati in informazioni utili e condivise che permettono di ottimizzare le fasi di lavoro legate al ciclo di vita dei documenti e alla loro differente origine e funzionalità. I documenti, acquisiti otticamente o direttamente da un qualsiasi formato, le mail e i fax sono archiviati secondo modalità configurabili da ciascuna azienda per consentirne la perfetta archiviazione e tracciabilità, eliminando quindi il rischio di smarrimento delle informazioni e migliorando l’efficienza organizzativa.
2. PEC aziendale: con Namirial puoi attivare in pochi minuti la tua PEC aziendale online e scegliere tra tre comodi pacchetti adatti ad ogni tipo di esigenze:
   • PEC Professional che comprende:
     • 2GB di spazio inbox + 3GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
     • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
     • Costo: 19,00 euro + iva l’anno.
   • PEC Business che include:
     • 2GB di spazio inbox + 6GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
     • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
     • Servizio Multiutenza incluso;Costo: 29, 00 euro + iva l’anno
   • PEC Enterprise che autentichi con:
     • 2GB di spazio casella + 13GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
     • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
     • Servizio Multiutenza incluso;
     • Costo: 49,00 + iva l’anno.
3. Firma digitale: consente la sottoscrizione di documenti digitali in modo rapido, semplice e in condizioni di massima sicurezza. La firma digitale Namirial si attiva online e in pochi minuti, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e si può scegliere tra:
   • Firma Remota:
     • Non serve la spedizione;
     • Non serve alcun dispositivo;
     • Fai tutto con lo smartphone;
     • Dura 3 anni;
     • Costo 49 € + IVA
   • Firma su Smart Card:
     • Spese di spedizione incluse;
     • Funziona anche come CNS;
     • Ideale per postazioni fisse;
     • Dura 3 anni;
     • Costo 49 € + IVA;
   • Firma su Token USB:
     • Spese di spedizione incluse;
     • Funziona anche come CNS;
     • Firma su qualsiasi computer;
     • Dura 3 anni;
     • Costo 64 € + IVA:
4. Marca temporale: serve ad attribuire a un documento digitale un’ora e una data valide legalmente. In questo modo è possibile dimostrare la data di creazione del documento dal momento dell’apposizione della marca temporale. Con Namirial puoi acquistare le marche temporali scegliendo il pacchetto che preferisci tra:
   • Pacchetto da 100: 23 € + IVA;
   • Pacchetto da 500: 90 € + IVA;
   • Pacchetto da 1.000: 160 € + IVA;
   • Pacchetto da 5.000: 750 € + IVA
5. Cyber Security: CyberExpert è la piattaforma web innovativa di Namirial dedicata alla sicurezza informatica che fornisce un’analisi delle vulnerabilità dell’infrastruttura informatica, data breach, malware e deep web. L’analisi consente di ridurre il rischio derivante da attacchi informatici in maniera rapida e tempestiva, prima che le vulnerabilità possano essere sfruttate dagli attaccanti. CyberExpert esegue la scansione delle minacce informatiche a cui è esposta l’azienda per consentirti una corretta valutazione del rischio e attivare le contromisure idonee, operando esclusivamente dall’esterno senza la necessità di installare alcun software. Inoltre, permette alle aziende di rispettare il regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione Europea (GDPR).