Come aprire una PEC aziendale e quale scegliere

Scopri come aprire una PEC
La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è uno strumento di comunicazione veloce, economico e sicuro che permette di inviare email con lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata A/R, ovvero la raccomandata con ricevuta di ritorno, e offre maggiori garanzie rispetto alla posta elettronica ordinaria. 

Che cos’è la PEC e perché conviene averla?

La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è uno strumento di comunicazione veloce, economico e sicuro che permette di inviare email con lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata A/R, ovvero la raccomandata con ricevuta di ritorno, e offre maggiori garanzie rispetto alla posta elettronica ordinaria. 

Per certificare l’invio e la ricezione di un messaggio, infatti, il sistema PEC emette tre diverse ricevute:

  1. Di accettazione: attesta l’invio della mail del gestore PEC del mittente;
  2. Di presa in carico: attesta il passaggio di responsabilità tra il gestore PEC del mittente e quello del destinatario;
  3. Di avvenuta consegna del messaggio: attesta che il destinatario ne ha piena disponibilità nella sua casella PEC. Le ricevute di consegna hanno piena validità legale anche se il messaggio non è stato effettivamente letto dal destinatario.

Nel caso in cui l’invio del messaggio non dovesse andare a buon fine, il sistema PEC rilascia i seguenti avvisi:

  1. Di non accettazione (ad esempio: destinatario inesistente);
  2. Di mancata consegna (inviata al mittente entro 24 ore);
  3. Rilevazione di virus informatico.

Inoltre, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, la PEC è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibile, durante la trasmissione tra mittente e destinatario, nessun tipo di modifica né al messaggio né agli eventuali allegati.

È importante ricordare che il valore legale è effettivo solo se la mail PEC viene inviata a un’altra mail PEC. Se il destinatario è in possesso solo di posta elettronica di tipo ordinario, la mail non ha valore probatorio.

Quali sono i soggetti e le modalità di funzionamento della PEC?

La disciplina delle modalità di erogazione e utilizzo del servizio di PEC è contenuta nel Decreto del presidente della Repubblica n.68/2005 e nel Decreto Ministeriale del 2 novembre 2005.

Il sistema di Posta Elettronica Certificata coinvolge diversi attori:il mittente, il destinatario, il gestore che fornisce il servizio di PEC e l’AgID che gestisce l’accreditamento dei gestori e svolge funzioni di vigilanza sulle loro attività.

Vediamo come funziona il processo di trasmissione di un documento informatico attraverso la PEC:

  1. Il mittente produce il messaggio PEC a cui può aggiungere eventuali allegati;
  2. Il gestore della casella PEC di cui il mittente è intestatario verifica la correttezza del messaggio. In seguito, invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio. Tale ricevuta garantisce l’integrità del messaggio e dei suoi allegati;
  3. Il gestore PEC del mittente invia la busta di trasporto al gestore PEC del destinatario. Quest’ultimo verifica l’attendibilità della comunicazione, consegna il messaggio nella casella destinataria ed invia al mittente la ricevuta di consegna o, in caso di problemi ed entro 24 ore, la ricevuta di mancata consegna;
  4. In caso di esito positivo, il destinatario trova nella sua casella PEC il messaggio inviato dal mittente completo di tutti i documenti allegati, mentre il mittente riceve la notifica di avvenuta consegna che attesta la disponibilità del messaggio presso il destinatario.

Come aprire una PEC?

La PEC è un sistema di trasmissione sicura dei documenti informatici che presenta delle similitudini con il servizio di posta elettronica tradizionale ma, in più, offre la possibilità di inviare email con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Il servizio di Posta Elettronica Certificata può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), ovvero l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali come la PEC, la firma digitale e la marca temporale. 

Come aprire una PEC? Per attivare una casella di Posta Elettronica Certificata è necessario collegarsi al sito di uno dei gestori riconosciuti dall’AgID ed eseguire le procedure richieste dal singolo provider. Il cliente dovrà fornire i propri dati anagrafici, caricare un documento di identità e specificare se la casella di PEC è richiesta da un’impresa, una persona giuridica o un privato cittadino.

Infine, si procede al pagamento di quanto richiesto secondo le modalità indicate sul sito del gestore che, dopo aver verificato la correttezza delle informazioni ricevute, attiva la casella.

Il costo per l’attivazione della PEC cambia in base al gestore. In genere, l’abbonamento annuale al servizio PEC equivale a due raccomandate cartacee e permette d’inviare messaggi illimitati.

Obbligo PEC: cosa dice la normativa e quali sono le sanzioni?

In base a quanto stabilito dall’art. 16 D.L. n. 185/2008, art. 5 D.L. n. 179/2012 e art 37 D.L. 76/2020, l’obbligo di casella PEC riguarda:

  • Pubbliche amministrazioni;
  • Imprese;
  • Società;
  • Ditte individuali;
  • Liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale. 

Va inoltre ricordato che le disposizioni contenute nella legge 11 settembre 2020 n.120 prevedono l’inasprimento delle sanzioni amministrative a carico di coloro che non comunicano il proprio domicilio digitale al Registro Imprese o all’Ordine professionale di appartenenza.

Il cosiddetto Decreto Semplificazioni stabilisce che, a partire dal 1° ottobre 2020, le imprese che non comunicano il proprio domicilio digitale rischiano le seguenti sanzioni economiche:

  • Dai 206 ai 2.064 € per le società;
  • Dai 30 ai 1548 € per le imprese individuali.

Per i professionisti iscritti ad un albo, invece, la mancata comunicazione della PEC all’Ordine di appartenenza comporta la diffida dall’ordine stesso ad adempiere entro 30 giorni. In caso di mancata ottemperanza alla diffida, l’Ordine può sospendere il professionista dall’Albo fino alla comunicazione del domicilio digitale.

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  1. PEC Professional che comprende:
    • 2GB di spazio inbox + 3GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
    • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
    • Costo: 19,00 euro + iva l’anno.
  2. PEC Business che include:
    • 2GB di spazio inbox + 6GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
    • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
    • Servizio Multiutenza incluso;Costo: 29, 00 euro + iva l’anno
  3. PEC Enterprise che autentichi con:
    • 2GB di spazio casella + 13GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
    • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
    • Servizio Multiutenza incluso;
    • Costo: 49,00 + iva l’anno.

Tutte le tipologie sono dotate dei migliori servizi sempre inclusi nel prezzo, come:

  • Invio e consegna sono certificati: l’invio è certificato dalla ricevuta di accettazione, mentre la ricevuta di consegna certifica che la comunicazione è arrivata a destinazione. Entrambe le ricevute valgono come prove in sede legale;
  • Ricevi fatture elettroniche: le fatture inviate dal Sistema di Interscambio sono contrassegnate da un’icona e puoi visualizzare velocemente un’anteprima semplificata;
  • Puoi usare il tuo client preferito: puoi scaricare i messaggi e le ricevute direttamente sui tuoi dispositivi con il tuo client di posta preferito oppure accedere via web con qualsiasi browser. Inoltre, puoi visualizzare la tua PEC su qualsiasi dispositivo (computer, smartphone e tablet) in modo ottimizzato.

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Namirial adotta tecnologie e procedure innovative per proteggere le proprie caselle di PEC: il traffico, i contenuti e gli accessi vengono costantemente monitorati e sottoposti a severi controlli nel completo rispetto della tua privacy.