La convocazione dell’assemblea di condominio come deve avvenire? Chi abita in un condominio sa bene che le assemblee condominiali sono momenti importanti e delicati per chi abita nello stesso stabile. Nelle famigerate e temute riunioni di condominio, infatti, vengono prese decisioni che incidono sulle regole di convivenza che tutti devono rispettare (si pensi alla decisione di imporre il silenzio nelle ore pomeridiane) o hanno ripercussioni sulle spese che ciascun condomino è chiamato a sostenere (nel caso in cui, ad esempio, si deliberi la ristrutturazione della facciata e delle altre parti comuni).
Convocazione assemblea condominio: cosa dice la legge
Proprio per le importanti conseguenze che può avere, è importante sapere come deve avvenire la convocazione della riunione di condominio affinché sia valida e, al contrario, quando si può ritenere irregolare la convocazione dell’assemblea condominiale e impugnare davanti a un giudice la delibera approvata durante la riunione, per provare a ottenerne l’annullamento.
In merito alle modalità di convocazione delle riunioni di condominio, la norma di riferimento è l’articolo 66, comma 3, delle Disposizioni attuative del Codice Civile. Tale norma stabilisce che: “L’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell’ora della stessa. In caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile ai sensi dell’articolo 1137 del Codice, su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati”.
Quindi la legge considera quattro modalità di convocazione delle assemblee condominiali. Secondo la sentenza n. 3350/2014 del Tribunale di Genova, tali modalità sono tassative e ciò escluderebbe dalle modalità di convocazione valide la mail ordinaria (non Pec), in quanto l’avviso di lettura dell’e-mail non ha alcun valore legale. Eppure, su questo aspetto, non sembra esserci unanimità di vedute, perché altre sentenze hanno fornito posizioni differenti. Vediamo perché.
Assemblea condominiale convocata via mail: valida o invalida? Dipende…
Le assemblee condominiali convocate a mezzo mail ordinaria sono valide o no? La risposta è: dipende.
Se, come abbiamo visto, la sentenza del 2014 del Tribunale di Genova dice che l’e-mail ordinaria non rientra tra i metodi validi di convocazione, perché il suo avviso di lettura non ha valore legale, una sentenza del Tribunale di Tivoli (la n. 493/2022) afferma che la mancata previsione dell’e-mail ordinaria come mezzo di convocazione dei condomini non significa che il suo uso sia vietato. Quindi anche l’e-mail ordinaria può essere un metodo valido di convocazione delle assemblee condominiali, ma soltanto se, in caso di contestazione da parte di un condomino, l’amministratore riesca a provare che il destinatario ha ricevuto la convocazione. Se tale prova non viene data, in sede di giudizio al condomino basta dire di non aver ricevuto alcuna convocazione attraverso uno dei quattro metodi previsti dalla norma, per ottenere l’annullamento della riunione e delle decisioni prese durante la stessa.
Un’altra sentenza (la n. 243/2020, emessa dal Tribunale di Sulmona) ha dichiarato irregolare una convocazione avvenuta tramite e-mail ordinaria e non all’indirizzo Pec che il condomino aveva fornito all’amministratore. Allo stesso modo, il Tribunale di Roma (con una sentenza del 23 luglio 2021) ha dichiarato annullabile la delibera condominiale se la convocazione della relativa assemblea è avvenuta con e-mail ordinaria. Il problema rilevato dal tribunale capitolino riguardava, ovviamente, la mancata certezza del recapito. In senso opposto, invece, si è espressa la Corte d’Appello di Brescia, sezione II, con la sentenza n. 4/2019, in base alla quale se il condomino chiede di essere avvisato della convocazione tramite e-mail ordinaria, non può in seguito impugnare la delibera condominiale appellandosi al fatto di non essere stato convocato tramite Pec.
Di recente sulla questione si è espresso ancora una volta il Tribunale di Roma, con la sentenza n. 14299 del 9 ottobre 2023. La sentenza ha stabilito che è nulla la delibera condominiale che stabilisce che le future assemblee dovranno essere convocate via e-mail ordinaria. Nel caso specifico affrontato dal tribunale, la delibera adottata dal condominio era contraria innanzitutto al regolamento condominiale, che prevedeva la convocazione mediante raccomandata. Soprattutto, però, la delibera era contraria al già citato articolo 66 delle Disposizioni attuative del Codice Civile, “il quale – si legge nel testo della sentenza – al terzo comma indica in via tassativa le modalità di invio dell’avviso di convocazione (posta raccomandata, PEC, fax o consegna a mano), non comprendendo tra le stesse la convocazione via e-mail”.
Quindi, ricapitolando, dalle diverse sentenze emerge che l’assemblea condominiale convocata tramite e-mail ordinaria è da ritenersi quasi sempre invalida e impugnabile. Solo in pochi casi particolari – e solo se si verificano determinate condizioni – l’amministratore di condominio che ha convocato i condomini con un’e-mail ordinaria può essere sicuro che le decisioni prese durante la riunione non possono essere impugnate ed eventualmente annullate da un giudice.
Convocazione assemblea condominio con raccomandata, fax, consegna a mano, pec: limiti
Per non sbagliare e avere sempre la certezza che la convocazione della riunione di condominio sia valida, ovviamente l’amministratore deve avvalersi di uno dei quattro metodi previsti dalla norma, ciascuno dei quali tuttavia ha dei limiti. Vediamoli singolarmente.
Raccomandata: è sicuramente il metodo più costoso, sia in termini economici che di energie richieste. Convocare ogni singolo condomino inviandogli una raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno ha un costo che parte da circa 4 euro a condomino in caso di raccomandata online e arriva fino a 5,8 euro in caso di raccomandata spedita presso l’ufficio postale. C’è poi da considerare il tempo e la fatica che bisogna impiegare per compilare e inviare ogni singola raccomandata.
Fax: c’è ancora qualcuno che al giorno d’oggi usa il fax?
Consegna a mano: in teoria questo metodo potrebbe anche andare bene, se si amministrano condomini piccoli e in cui tutte le persone da avvisare vivono nello stesso stabile. Ma obbliga a stampare gli avvisi e consegnarli fisicamente nelle mani di ogni condomino. Se, invece, si amministrano condomini con decine o centinaia di alloggi, o se le persone titolate a partecipare all’assemblea sono proprietari che hanno locato il loro appartamento e vivono altrove, la consegna a mano della convocazione non è un’opzione praticabile.
Pec: tra i quattro, è sicuramente il metodo migliore, perché unisce praticità, rapidità e sicurezza delle convocazioni, a un costo oggettivamente contenuto. Tuttavia, la Pec ha un limite banale, ma che può rivelarsi insormontabile: richiede che anche il destinatario abbia una Pec. In Italia, però, i possessori di una casella di posta elettronica certificata sono ancora una minoranza. Gli ultimi dati ufficiali disponibili – riportati da AgID – ci dicono che a fine 2022 erano attive 14,66 milioni di caselle Pec, incluse quelle di tipo aziendale.
Col SERCQ la convocazione è valida anche con e-mail, SMS e Whatsapp
Se la Pec è ancora poco diffusa, al contrario l’e-mail ordinaria è ormai uno strumento che quasi tutti hanno e usano regolarmente. Certo, abbiamo visto che la convocazione con e-mail ordinaria non è valida. Tuttavia, c’è un modo per dare all’e-mail ordinaria la stessa validità della Pec. Questo modo si chiama SERCQ, Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato. Di SERCQ abbiamo già parlato in questo nostro articolo.
In questa occasione è importante sottolineare che grazie al SERCQ è possibile aggiungere a una normalissima e-mail ordinaria i vantaggi di una Pec (compresa la prova di consegna dei messaggi). Quindi il SERCQ consente di usare l’e-mail ordinaria per convocare le assemblee condominiali, avendo la certezza che la convocazione è valida. Allo stesso tempo, è possibile contare sulla larga diffusione dell’e-mail ordinaria tra la popolazione italiana. Infine, il SERCQ ha costi notevolmente più bassi di una raccomandata cartacea, ma di fatto produce gli stessi risultati in termini di capillarità ed efficacia.
Ma c’è di più. Infatti, il SERCQ può riguardare anche le comunicazioni che avvengono tramite SMS o Whatsapp. Questo significa che può essere usato per convocare le riunioni di condominio dandone comunicazione ai singoli condomini, con pieni effetti giuridici, anche semplicemente attraverso un messaggio inviato sul numero di cellulare o tramite la famosa chat.
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