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PEC Imprese: cosa sta cambiando?
Nata nel lontano 2005, in seguito all’entrata in vigore del DPR n.68/2005 (Regolamento recante disposizioni della posta elettronica certificata), e rimasta più o meno invariata fino ad oggi, la Posta Elettronica Certificata sta per andare in soffitta ed essere sostituita dalla REM (Registered Elettronic Mail), ovvero quella che possiamo chiamare più semplicemente PEC europea.
Secondo i dati diffusi da AgId, nell’ultimo quadrimestre del 2023, in Italia erano presenti quasi 16 milioni di caselle PEC e sono stati scambiati, in media, poco meno di 844 milioni di messaggi PEC al giorno. Sono cifre ragguardevoli dovute, in parte, al fatto che la Posta Elettronica Certificata è divenuta obbligatoria per società, imprese individuali e professionisti iscritti ad albi, ma soprattutto per gli innumerevoli vantaggi che il suo uso presenta, tra i quali vi è il fatto di garantire alle comunicazioni via mail la stessa validità di una raccomandata con ricevuta di ritorno, assicurando al tempo stesso l’integrità del suo contenuto e l’inalterabilità dei messaggi inviati e ricevuti nonché dei relativi allegati.
Nuovi standard REM: di cosa si tratta?
L’attuale PEC non è riconosciuta dagli altri Stati membri dell’Unione Europea e, pertanto, ha validità legale solamente nell’ambito del territorio italiano, anche perché le caratteristiche di questo strumento non sono sempre le stesse nei vari paesi.
Tuttavia, dal gennaio 2022 è iniziato un processo di adeguamento al Regolamento europeo 910/2024- eIDAS che fornisce una base normativa comune per interazioni elettroniche sicure fra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni e incrementa la sicurezza e l’efficacia dei servizi elettronici e delle transazioni di e-business e commercio elettronico nell’Unione Europea. A ciò va aggiunto che, nel giugno 2023, si è avuta la pubblicazione del nuovo standard ERSI EN 319 532-4, grazie al quale, nel 2024, si avrà finalmente una Posta Elettronica Certificata valida in tutta Europa, ovvero la REM.
Quest’ultima dovrà soddisfare i requisiti SERCQ, mentre l’attuale PEC soddisfa i requisiti SERC. In pratica la PEC certifica la data e l’ora di invio e di ricezione dei messaggi e protegge i dati dal rischio di modifiche non autorizzate, ma non garantisce in modo certo l’identità di chi invia e di chi riceve il messaggio (come avviene, ad esempio, con lo SPID). Il SERCQ (Servizio Elettronico di recapito Certificato Qualificato), invece, è un servizio che permette di trasmettere dati fra terzi per via elettronica fornendo anche la certezza dell’identità del mittente e del destinatario.
PEC impresa: cosa devono fare le imprese per adeguarsi?
Per adeguare le caselle PEC imprese agli standard europei sarà necessario:
- il riconoscimento dell’identità del titolare della casella;
- l’attivazione della verifica mediante due fattori (2FA).
Il riconoscimento dell’identità del titolare della casella è necessario per poter garantire l’attendibilità del soggetto che invia e riceve il messaggio. Essa potrà avvenire mediante:
- SPID;
- Carta Nazionale dei Servizi;
- Firma digitale;
- Carta d’identità Elettronica;
- Video riconoscimento con operatore.
L’autenticazione a due fattori serve a rafforzare il livello di sicurezza dell’account di posta mediante un doppio controllo per l’accesso al servizio per il quale saranno necessari, oltre alla username e password richiesti anche per l’attuale PEC, anche un codice di autenticazione che verrà inviato su un dispositivo associato mediante notifica push tramite app, token OTP o Token OTP tramite SMS.
Si tratta, come si può comprendere, di due operazioni semplicissime, che richiederanno solo pochi minuti, permettendo di aggiornare la propria casella di Posta Elettronica Certificata ai nuovi standard europei. Inoltre, chi dispone di una PEC non dovrà cambiare il suo attuale indirizzo, come pure non cambieranno le normali funzioni del servizio.
Il mancato adeguamento della PEC imprese agli standard europei permetterà, comunque, di utilizzarla per inviare e ricevere messaggi, ma questi saranno privi di valore legale sia in Italia che all’estero.
I vantaggi del passaggio a REM
La REM, che non è altro che un’evoluzione della PEC, proprio per le sue caratteristiche, avrà due vantaggi rispetto alla Posta Elettronica Certificata:
- da una parte permetterà di scambiare messaggi di posta elettronica con validità legale in tutto il territorio europeo, e non più solamente in Italia. Le comunicazioni elettroniche avranno lo stesso valore legale attuale, ma in tutta l’UE;
- dall’altra aumenterà il livello di sicurezza in modo da contrastare maggiormente eventuali crimini informatici.
Al tempo stesso, la PEC europea continuerà a fornire l’attestazione temporale dell’invio e della ricezione dei messaggi e ad assicurarne l’integrità del contenuto.
Le soluzioni Namirial per la PEC imprese
Namirial, azienda multinazionale che fornisce soluzioni software e servizi fiduciari digitali per supportare le imprese nel processo di trasformazione digitale, è tra i principali fornitori dell’attuale PEC in Italia e della futura REM.
Con Namirial bastano pochi minuti per attivare la PEC imprese e scegliere tra tre comodi pacchetti adatti ad ogni tipo di esigenze:
- PEC Professional che comprende:
- 2GB di spazio inbox + 3GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Costo: 19,00 euro + iva l’anno.
- PEC Business che include:
- 2GB di spazio inbox + 6GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Servizio Multiutenza incluso;
- Costo: 29, 00 euro + iva l’anno.
- PEC Enterprise che autentichi con:
- 2GB di spazio casella + 13GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Servizio Multiutenza incluso;
- Costo: 49,00 + iva l’anno.
Tutte le tipologie sono dotate dei migliori servizi sempre inclusi nel prezzo:
- Invio e consegna sono certificati: l’invio è certificato dalla ricevuta di accettazione, mentre la ricevuta di consegna certifica che la comunicazione è arrivata a destinazione. Entrambe le ricevute valgono come prove in sede legale;
- Servizio di archiviazione avanzata: salva automaticamente una copia dei messaggi in ingresso e delle ricevute in un’area separata e sicura. Non temere di esaurire lo spazio: puoi acquistare altri giga o puoi esportare un backup per liberare lo spazio;
- Usa il tuo client preferito: puoi scaricare i messaggi e le ricevute direttamente sui tuoi dispositivi con il tuo client di posta preferito oppure accedere via web con qualsiasi browser;
- Multiutenza: i tuoi collaboratori potranno accedere alla casella con il loro account individuale e con permessi personalizzati;
- Servizio eFattura: facilita la consultazione delle Fatture Elettroniche ricevute dall’Agenzia delle Entrate sulla tua casella PEC. Oltre a contrassegnarle con un’apposita immagine consente di visualizzarne un’anteprima semplificata ed eventualmente di spostarle in una nuova cartella;
- Notifiche: Namirial offre il servizio Messaggi di Notifica che ti permette di abilitare una email non certificata, nella quale riceverai un avviso ogni qualvolta ricevi una nuova PEC da leggere;
- Report: se vuoi un resoconto delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore, Namirial ti offre due possibilità: PEC – Report Email giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere, sulla tua email ordinaria, il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore) e PEC – Report SMS giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere via SMS il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore);
- Spazio Inbox e Archivio ampliabili: puoi effettuare l’ampliamento della inbox e dell’archivio, aggiungendo tutti i giga di cui hai bisogno in qualsiasi momento e in autonomia (a pagamento);
- Inoltro messaggi non certificati: puoi impostare una funzione che permetterà l’ingresso di messaggi di posta ordinaria nella PEC o, in alternativa, puoi impostare una email ordinaria nella quale gli stessi verranno reindirizzati;
- Filtri:i filtri consentono di creare regole dalla webmail per guadagnare tempo automatizzando la gestione della tua posta;
- Massimali: puoi inviare un singolo messaggio PEC a un massimo 500 destinatari; ogni messaggio può avere una dimensione massima di 100MB.
Namirial adotta tecnologie e procedure innovative per proteggere le proprie caselle di PEC: il traffico, i contenuti e gli accessi vengono costantemente monitorati e sottoposti a severi controlli nel completo rispetto della tua privacy.
