PEC imprese: i 5 vantaggi per la tua azienda

PEC imprese: i 5 vantaggi per la tua azienda

Che cos’è e quali sono le caratteristiche principali della PEC imprese?

La PEC imprese è uno strumento che riveste un ruolo essenziale nel processo di digitalizzazione aziendale: snellisce i flussi di lavoro, ottimizza la gestione delle comunicazioni aziendali, semplifica i rapporti con la Pubblica Amministrazione e consente di inviare e-mail con lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata A/R, ovvero la raccomandata con ricevuta di ritorno. 

Rispetto alla posta elettronica ordinaria, la PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, presenta delle caratteristiche aggiuntive che garantiscono:

  • La certezza dell’invio;
  • La sicurezza della consegna;
  • L’immodificabilità del contenuto del messaggio e degli eventuali allegati;
  • La riservatezza del messaggio;
  • L’identificazione sicura della casella mittente.

Il servizio di Posta Elettronica Certificata può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali come la PEC imprese, la firma digitale e la marca temporale.

Il costo dell’abbonamento annuale al servizio PEC imprese equivale a circa due raccomandate cartacee e permette d’inviare messaggi illimitati. Inoltre, la casella di Posta Elettronica Certificata è accessibile in ogni momento da qualsiasi dispositivo (pc, tablet o smartphone) collegato a Internet.

PEC imprese: quali sono gli obblighi e le sanzioni?

Gli articoli 16 D.L. n. 185/2008, 5 D.L. n. 179/2012 e 37 D.L. 76/2020, sanciscono l’obbligo di casella PEC per:

  • Pubbliche amministrazioni;
  • Imprese;
  • Società;
  • Ditte individuali;
  • Liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale.

Inoltre, è importante ricordare che la legge 120/2020 recante “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitali” (Decreto Semplificazioni) inasprisce le sanzioni a carico di coloro che non comunicano il proprio domicilio digitale al Registro Imprese o all’Ordine professionale di appartenenza.

La norma, infatti, stabilisce che tutte le imprese individuali e le società che non hanno comunicato al Registro Imprese il proprio indirizzo casella PEC entro il 1° ottobre 2020, o il cui domicilio digitale sia stato cancellato d’ufficio, o per le quali il proprio domicilio digitale, seppur dichiarato, sia inattivo, devono regolarizzare la propria posizione mediante comunicazione telematica al Registro Imprese competente per territorio.

In caso di mancata comunicazione, la legge prevede l’assegnazione d’ufficio di un nuovo e diverso domicilio digitale e una sanzione amministrativa come previsto dagli articoli 2630 (in misura raddoppiata per la società) e 2194 del codice civile (in misura triplicata per le imprese individuale):

  • Dai 206 ai 2.064 € per le società;
  • Dai 30 ai 1548 € per le imprese individuali.

5 vantaggi della PEC imprese: perché conviene averla?

La Posta Elettronica Certificata è uno strumento di comunicazione veloce, economico e sicuro che, a differenza della posta elettronica ordinaria, offre maggiori garanzie.

Vediamo insieme quali sono i cinque principali vantaggi della PEC imprese:

  1. Validità legale: la PEC permette alle imprese di inviare un messaggio con lo stesso valore legale di una raccomandata tradizionale con avviso di ricevimento. Inoltre, le informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna del messaggio vengono conservate dal gestore per 30 mesi;
  2. Data e ora certe: la PEC certifica data e ora sia della spedizione, sia della consegna, garantendo sempre l’identità di mittente e destinatario poiché tutti gli indirizzi PEC sono verificati e con valore legale
  3. Sicurezza e privacy: grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, la PEC è in grado di garantire la certezza del contenuto che, insieme agli allegati, non può essere modificato durante la trasmissione tra mittente e destinatario. In più, i sistemi avanzati di antivirus e antispam proteggono i messaggi di Posta Elettronica Certificata da qualsiasi minaccia o intrusione. Va inoltre ricordato che su tutti i messaggi inviati tramite PEC vige un vincolo di segretezza come quello riconosciuto dalla Costituzione per la corrispondenza normale;
  4. Certification Authority: con la PEC è possibile inviare documenti informatici sottoscritti con firme elettroniche qualificate che rispettano i requisiti previsti dal Regolamento eIDAS n.910/2014 e sono emesse da Certificatori Accreditati, pubblici o privati;
  5. Convenienza e rapidità: il costo dell’abbonamento annuale al servizio PEC equivale a circa due raccomandate cartacee e permette d’inviare messaggi illimitati, con eventuali allegati, in modo facile e veloce da qualsiasi device collegato a Internet e in qualunque momento.

Le soluzioni Namirial per la PEC imprese

Con Namirial, gestore di Posta Elettronica Certificata accreditato presso AgID, bastano pochi minuti per attivare la PEC imprese e scegliere tra tre comodi pacchetti adatti ad ogni tipo di esigenze:

  • PEC Professional che comprende:
    • 2GB di spazio inbox + 3GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
    • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
    • Costo: 19,00 euro + iva l’anno.
  • PEC Business che include:
    • 2GB di spazio inbox + 6GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
    • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
    • Servizio Multiutenza incluso;
    • Costo: 29, 00 euro + iva l’anno.
  • PEC Enterprise che autentichi con:
    • 2GB di spazio casella + 13GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
    • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
    • Servizio Multiutenza incluso;
    • Costo: 49,00 + iva l’anno.

Tutte le tipologie sono dotate dei migliori servizi sempre inclusi nel prezzo:

  • Invio e consegna sono certificati: l’invio è certificato dalla ricevuta di accettazione, mentre la ricevuta di consegna certifica che la comunicazione è arrivata a destinazione. Entrambe le ricevute valgono come prove in sede legale;
  • Servizio di archiviazione avanzata: salva automaticamente una copia dei messaggi in ingresso e delle ricevute in un’area separata e sicura. Non temere di esaurire lo spazio: puoi acquistare altri giga o puoi esportare un backup per liberare lo spazio;
  • Usa il tuo client preferito: puoi scaricare i messaggi e le ricevute direttamente sui tuoi dispositivi con il tuo client di posta preferito oppure accedere via web con qualsiasi browser;
  • Multiutenza: i tuoi collaboratori potranno accedere alla casella con il loro account individuale e con permessi personalizzati;
  • Servizio eFattura: facilita la consultazione delle Fatture Elettroniche ricevute dall’Agenzia delle Entrate sulla tua casella PEC. Oltre a contrassegnarle con un’apposita immagine consente di visualizzarne un’anteprima semplificata ed eventualmente di spostarle in una nuova cartella;
  • Notifiche: Namirial offre il servizio Messaggi di Notifica che ti permette di abilitare una email non certificata, nella quale riceverai un avviso ogni qualvolta ricevi una nuova PEC da leggere;
  • Report: se vuoi un resoconto delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore, Namirial ti offre due possibilità: PEC – Report Email giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere, sulla tua email ordinaria, il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore) e PEC – Report SMS giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere via SMS il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore);
  • Spazio Inbox e Archivio ampliabili: puoi effettuare l’ampliamento della inbox e dell’archivo, aggiungendo tutti i giga di cui hai bisogno in qualsiasi momento e in autonomia (a pagamento);
  • Inoltro messaggi non certificati: puoi impostare una funzione che permetterà l’ingresso di messaggi di posta ordinaria nella PEC o, in alternativa, puoi impostare una email ordinaria nella quale gli stessi verranno reindirizzati;
  • Filtri:i filtri consentono di creare regole dalla webmail per guadagnare tempo automatizzando la gestione della tua posta;
  • Massimali: puoi inviare un singolo messaggio PEC a un massimo 500 destinatari; ogni messaggio può avere una dimensione massima di 100MB.

Namirial adotta tecnologie e procedure innovative per proteggere le proprie caselle di PEC: il traffico, i contenuti e gli accessi vengono costantemente monitorati e sottoposti a severi controlli nel completo rispetto della tua privacy.

Non hai ancora attivato una PEC aziendale? Scopri le soluzioni Namirial e scegli la PEC che fa per te a partire da 19€ +iva l’anno.