PEC europea. Devi adeguare la tua posta elettronica certificata agli standard europei?

PEC e posta elettronica tradizionale: quali sono le principali differenze

La PEC -acronimo di Posta Elettronica Certificata- è considerata alla pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno, funziona in modo molto simile alla tradizionale casella di posta elettronica e soddisfa i requisiti previsti dal Regolamento elDAS per il servizio elettronico di recapito certificato (SERC). 

La differenza sostanziale tra un’email PEC e una tradizionale sta nel fatto che la prima garantisce una maggiore sicurezza poiché il contenuto di una mail di Posta Elettronica Certificata è sempre protetto e né il messaggio né gli allegati possono essere modificati durante la trasmissione. In aggiunta, su tutti i messaggi vige un vincolo di segretezza come quello riconosciuto dalla Costituzione per la corrispondenza normale.

In Italia il sistema PEC è regolamentato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e consente di inviare messaggi di posta elettronica con lo stesso valore legale di una classica raccomandata A/R, garantendo così la prova e l’invio della consegna.

Obbligatoria per enti della Pubblica Amministrazione, imprese individuali e liberi professionisti, oggi la PEC presenta un limite: può essere utilizzata solo in Italia. Tuttavia, la situazione sta cambiando e lo scorso giugno è stato fatto un passo in avanti nella definizione della PEC come mezzo di comunicazione certificata valido in Europa.

Dalla PEC italiana alla PEC europea: quali sono le novità?

AgID, Agenzia per l’Italia Digitale, e i Gestori di Posta Elettronica Certificata riuniti in AssoCertificatori, attraverso un comunicato diffuso lo scorso 27 giugno, hanno annunciato che, grazie anche all’azione trainante dell’Italia, si è concluso con successo il processo di definizione e pubblicazione del nuovo standard ETSI EN 319 532-4. 

Questo risultato rende effettiva l’interoperabilità a livello europeo dei sistemi di eDelivery qualificato in conformità con il Regolamento eIDAS, basato sull’utilizzo del protocollo di trasporto REM (Registered Electronic Mail).

In altre parole, con l’approvazione dello standard ETSI (European Telecommunications Standards Institute) l’attuale servizio PEC consentirà a cittadini e imprese degli stati membri di comunicare con pieno valore legale e in modo sicuro, rendendo, di fatto, la Posta Elettronica Certificata valida in tutta Europa. 

La PEC italiana diventa quindi PEC europea, un sistema di recapito qualificato utilizzabile a livello europeo per lo scambio sicuro di comunicazioni elettroniche dotate di valore probatorio. 

Secondo AgID, con oltre 13 milioni e 900 mila le caselle attive alla fine del 2021, la PEC ha avuto un ruolo trainante tra le tecnologie digitali, raggiungendo due importanti obiettivi: dare vita ad un sistema di comunicazione che ha migliorato le abitudini di milioni di utenti e incentivare il processo di dematerializzazione documentale, con un conseguente abbandono della carta che si traduce in risparmio di tempo, riduzione degli spostamenti e meno inquinamento.

La sua evoluzione pan-europea rappresenta un ulteriore traguardo che non solo conferma l’efficacia di uno strumento diventato ormai indispensabile, ma rende la PEC protagonista del processo di digitalizzazione sostenuto anche dal PNRR.

Adeguamento PEC standard europei: che cosa cambia?

Nel comunicato AgID si legge che il nuovo standard ETSI individua gli elementi chiave di un’interfaccia tecnologica condivisa (CSI – Common Service Interface) che consente il dialogo sicuro tra i Gestori di servizi di recapito qualificato e, di conseguenza, anche quello tra cittadini e imprese e enti governativi degli Stati Membri. 

Che cosa significa? Vuol dire che la PEC europea certificherà i seguenti dati:

• L’identità di chi possiede un indirizzo PEC, ovunque risieda nella UE;
• L’integrità del contenuto;
• L’ora e la data di invio e di ricezione del messaggio.

Il primo passaggio necessario per l’adeguamento agli standard europei prevede è il riconoscimento dell’utente titolare di PEC. Per effettuare l’operazione si potrà scegliere una tra le seguenti modalità:

• SPID (Sistema Pubblico d’Identità Digitale);
• Firma digitale;
• CIE (Carta d’Identità Elettronica);
• CNS (Carta Nazionale dei Servizi);
• DVO (De Visu Online) con operatore;
• Direttamente di persona, recandosi agli sportelli autorizzati.

Il secondo step, invece, prevede l’attivazione dell’Autenticazione a due fattori (2FA), obbligatoria per operare con la PEC a livello europeo. L’utente potrà accedere alla propria casella utilizzando la combinazione: username + password + OTP e notifica push di autorizzazione. 

PECMailer di Namirial: il sistema evoluto per la gestione della Posta Elettronica Certificata

PECMailer di Namirial è la soluzione ideale per le aziende e la Pubblica Amministrazione e consente di gestire in modo semplice e intuitivo le PEC multiple e la Posta Elettronica Certificata attraverso funzionalità specifiche su multi-account e multi-utente semplificando così i flussi di lavoro.

PECMailer si collega alle caselle PEC e ne organizza il contenuto, suddividendo le ricevute per tipologia e collegandole al messaggio inviato. Questo permette di verificare l’esito dell’invio a colpo d’occhio o in modo dettagliato per destinatario.

Il gestionale PEC di Namirial effettua gli invii massivi spedendo un messaggio per destinatario e contemporaneamente scarica le ricevute dalla casella bypassando di fatto i limiti del gestore. Inoltre, gestisce in modo separato caselle PEC (di qualsiasi provider) e operatori al fine di poter definire permessi e policy di accesso con la massima flessibilità, il tutto facilmente configurabile da un unico pannello amministratore. In più, espone un servizio per l’integrazione applicativa: consente ad applicazioni di terze parti di effettuare invii massivi, controllarne l’esito e recuperarne i contenuti.

Ricapitolando, ecco quali sono i principali vantaggi di PECMailer, il software perfetto per la gestione di PEC multiple:

• Semplifica l’uso della PEC: PECMailer si collega alle tue caselle PEC e ne organizza il contenuto, consentendo di vedere tutti gli account a cui hai accesso e i messaggi suddivisi in funzione della loro tipologia;
• Traccia tutte le attività sulla casella: PECMailer consente di creare delle cartelle contenitore e di gestire le autorizzazioni per ogni utente;
• Traccia tutte le attività sulla casella: PECMailer consente di creare delle cartelle contenitore e di gestire le autorizzazioni per ogni utente;
• Effettua spedizioni massive: PECMailer consente di creare un unico modello di email e di inviarlo fino a un massimo di 1000 indirizzi destinatari, provvedendo a generare singoli messaggi per ciascuno di essi.

Quali sono le funzionalità di PECMailer?

Ecco quali sono le principali caratteristiche del software Namirial per l’invio massivo di PEC:

• Permessi: PECMailer gestisce caselle PEC e operatori per poter definire permessi e policy di accesso con la massima flessibilità e da un unico pannello amministrativo;
• Ricerca: PECMailer, oltre ai parametri come mittente e destinatario, permette una ricerca per testo nel corpo del messaggio e per nome allegato contenuto nel messaggio;
• Lettura: in PECMailer, sia per gli account che per le cartelle è possibile configurare il segnalatore di lettura per messaggio (se letto da un utente risulta letto per tutti gli utenti); o il segnalatore per utente;
• PECMailer Web Client: PECMailer WEB Client consente la gestione completa dei messaggi di posta, oltre a consentire le operazioni di amministrazione e configurazione degli account, degli utenti e delle policy;
• Conservazione a norma: PECMailer, in funzione delle tipologie di messaggi selezionate dall’utente, è in grado in modo del tutto trasparente di formare il relativo Pacchetto di Versamento e effettuare il relativo trasferimento dello stesso verso la piattaforma di Conservazione di Namirial o di terze parti;
• PECMailer Services: PECMailer Service è il componente principale preposto alla generazione ed invio dei messaggi, alla ricezione dei messaggi in ingresso, alla loro analisi e alle operazioni di associazione tra le ricevute acquisite e i relativi messaggi inviati;
• Log: PECMailer è dotato di una serie completa di log che consentono di ottenere informazioni dettagliate sia sulle singole fasi di invio e ricezione dei messaggi, sia sulle attività compiute dagli operatori, come l’autore di un messaggio o la data e l’ora esatta della lettura;
• PECMailer SDK: PECMailer SDK è un servizio web che consente l’integrazione di altri software con la soluzione PECMailer. Tramite l’uso di semplici e intuitive interfacce infatti è possibile istruire altre applicazioni alle funzionalità di invio messaggi sia singoli che massivi, al controllo degli esiti dei vari invii, alla ricerca messaggi ricevuti, eccetera.

Quanto costa PECMailer?

PECMailer Startup Professional ha un costo di 399 € + IVA e comprende:

• 1 accesso operatore;
• Account PEC configurabili illimitati;
• 10 GB di spazio complessivo.

La validità è di un anno.

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