Superare le differenze tecniche, per semplificare le procedure: la fattura elettronica europea punta tutto sullo standard XML UBL per garantire l’interoperabilità. Il formato documentale scelto dal legislatore comunitario è l’elemento fondamentale dei vantaggi che il nuovo sistema di fatturazione porta ad aziende fornitrici e pubbliche amministrazioni. Vediamo perché e quali sono le caratteristiche di questo particolare formato di file.
Che cos’è lo standard XML UBL e a cosa serve
Lo standard XML UBL è un formato riconosciuto a livello internazionale per i documenti commerciali. UBL è l’acronimo di Universal Business Language, espressione che si riferisce all’intento che sta alla base della creazione di tale standard: produrre un formato universale per i file di business, come le fatture elettroniche o gli ordini elettronici. XML UBL si pone quindi come uno standard a disposizione di società private ed enti pubblici per facilitare gli scambi, rendendo più semplici le procedure grazie all’uso di strumenti condivisi.
Standard XML UBL: un po’ di storia
Lo standard XML UBL è stato sviluppato dal comitato tecnico dell’associazione no profit Oasis, di composizione internazionale, che ha consentito l’uso libero del prodotto, senza reclamare diritti d’autore. Lo standard XML UBL può quindi essere usato gratuitamente. Il suo sviluppo è iniziato negli anni Novanta, nel contesto della collaborazione tra il consorzio Oasis e le organizzazioni responsabili della realizzazione di standard industriali. La versione UBL XML 2.1 ha ottenuto il riconoscimento dal comitato tecnico di ISO/IEC 1 per essere pubblicato come standard. Un particolare che ha aperto a questo formato le porte dell’utilizzo nella Pubblica Amministrazione.
I vantaggi dello standard XML UBL
I vantaggi legati all’uso del formato XML UBL sono:
- interoperabilità: lo standard XML UBL è riconosciuto in tutto il mondo come formato per i documenti commerciali ed è alla base delle scelte di diverse legislazioni nazionali in materia di fatturazione elettronica o gestione degli ordini elettronici;
- semplificazione: la condivisione di un formato documentale standard permette di ridurre la burocrazia, semplificando le norme nazionali e le procedure amministrative per la gestione dei documenti;
- libero accesso: è uno standard “aperto”, gratuito, che chiunque può usare;
- incremento delle possibilità di business: il formato standard XML UBL consente di ampliare i propri scambi commerciali, senza il timore di incappare in complicati sistemi di gestione documentale o di doversi dotare di strumenti costosi per fare affari con un cliente estero. Una condizione che favorisce anche l’accesso al business da parte delle piccole e medie imprese.
Per tutti questi motivi, lo standard XML UBL è già stato scelto in varie parti del mondo come formato per la fatturazione elettronica e l’ordine elettronico. Un esempio per tutti: il legislatore comunitario l’ha indicato come riferimento per la fattura elettronica europea.
Lo standard XML UBL per la fattura elettronica europea
Infatti, l’Unione Europea ha scelto lo standard XML UBL come formato di riferimento per la fatturazione elettronica europea. Il modello di fatturazione, introdotto come obbligo per le pubbliche amministrazioni primarie ad aprile 2019 e per tutte le altre da aprile 2020, punta a creare interoperabilità nel settore degli appalti pubblici comunitari. Lo scopo è quello di rendere più agile il business tra privati ed enti pubblici di diversi Stati membri, favorendo gli scambi commerciali attraverso la semplificazione delle regole fiscali.
Standard XML UBL e Peppol
Il formato standard XML UBL si adegua perfettamente a quest’ottica e inoltre può essere usato sfruttando l’infrastruttura di rete Peppol. Il canale di comunicazione, scelto dall’Unione Europea come mezzo per la trasmissione delle fatture elettroniche, è in grado di leggere e gestire quel particolare formato documentale. Fare la fattura elettronica europea diventa quindi estremamente semplice, con il risultato di uno snellimento delle pratiche amministrative.
In Italia: standard XML UBL per NSO
In Italia, lo standard XML UBL viene usato anche per un altro scopo. È infatti il formato scelto per l’ordine elettronico, il documento da utilizzare nel caso di appalti pubblici con gli enti del Servizio Sanitario Nazionale. Uno strumento che viene gestito da NSO – Nodo Smistamento Ordini, il sistema per l’interscambio di ordini, ricevute e notifiche elettronici. Questa innovazione è partita da febbraio 2020 e al momento riguarda solo i fornitori degli enti sanitari pubblici, ma la Ragioneria di Stato ha già comunicato che in futuro l’utilizzo di NSO e del formato standard XML UBL sarà ampliato anche agli altri settori produttivi nazionali.
