Digitalizzazione dei documenti aziendali: che cos’è la firma digitale?
Per rispondere alle sfide di un mercato sempre più competitivo, oggi le piccole e medie imprese devono ridisegnare in ottica digitale i flussi di lavoro quotidiani e adottare appositi strumenti, come la Firma Digitale, in grado di garantire una corretta gestione documentale.
Che cos’è la firma digitale? La Firma Digitale è l’equivalente informatico di una firma autografa apposta su carta e di fatto ha il suo stesso valore legale: infatti, l’apposizione della firma digitale garantisce l’identità del sottoscrittore, la provenienza del documento e l’inalterabilità delle informazioni in esso contenute.
La Firma Digitale è una tipologia di firma elettronica qualificata (FEQ) prevista solo in Italia e regolamentata dal Codice dell’amministrazione digitale (CAD) che la definisce “un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un sistema crittografato, che consente al titolare e al destinatario di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un contratto/documento informatico”.
In particolare, l’articolo 24 del CAD stabilisce che la Firma Digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata. L’apposizione di tale firma sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.
In più, al comma 3 dello stesso articolo, si legge che “Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso”.
Va inoltre ricordato che per firmare documenti elettronici, come fatture elettroniche, bilanci e atti societari, comunicazioni tra imprese e Pubblica Amministrazione, contratti e bandi di gara, solo per citarne alcuni, è possibile utilizzare due diversi tipi di Firma Digitale:
- In “locale”: viene generata tramite strumenti che garantiscono un adeguato livello di sicurezza, come token o smart card con apposito lettore;
- Da “remoto”: per la firma digitale remota non è necessario acquistare un supporto fisico, ma sono sufficienti un device collegato a una rete internet, un software di firma per selezionare i testi da firmare e una One Time Password, generata da token o applicazione, che garantisce la sicurezza delle operazioni.
Firma digitale: 5 vantaggi per le piccole e medie imprese
Secondo i dati di un monitoraggio curato dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che esamina periodicamente i dati forniti dai certificatori accreditati, nel 2020 i dispositivi attivi di Firma Digitale e i relativi certificati qualificati hanno superato i 22 milioni su territorio nazionale.
La Firma Digitale, quindi, è al centro della trasformazione documentale e ha semplificato i rapporti tra Pubblica Amministrazione, imprese e privati cittadini, rendendo i flussi di lavoro più rapidi ed efficienti con un conseguente risparmio di tempo e denaro.
Vediamo quali sono i cinque vantaggi della Firma Digitale per le PMI:
- Facilità d’utilizzo: abbatte i costi dei processi di validazione dei documenti elettronici e può essere usata mediante dispositivi facilmente installabili;
- Velocità di trasmissione: si rivela particolarmente importante per i titolari di imprese che hanno la necessità di firmare un gran numero di documenti;
- Risparmio economico: elimina i costi legati alla gestione del cartaceo, contribuendo alla salvaguardia dell’ambiente;
- Versatilità: può essere utilizzata per sottoscrivere diverse tipologie di documenti, come bilanci, contratti, fatture, ordini d’acquisto e molti altri;
- Snellisce i rapporti tra aziende e PA: gestisce il certificato di firma digitale e il certificato CNS (Carta Nazionale dei Servizi) che permette di usufruire dei servizi pubblici e di comunicare più facilmente con gli enti.
Firma Digitale per PMI: le soluzioni Namirial
Namirial è uno dei prestatori di servizi fiduciari attivi in Italia e offre diverse soluzioni per attivare la firma digitale online e in pochi minuti, 24 ore su 24, 7 giorni su 7:
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Firma Remota:
- Non serve la spedizione;
- Non serve alcun dispositivo;
- Fai tutto con lo smartphone;
- Dura 3 anni;
- Costo 49 € + IVA.
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Firma su Smart Card:
- Spese di spedizione incluse;
- Funziona anche come CNS;
- Ideale per postazioni fisse;
- Dura 3 anni;
- Costo 49 € + IVA.
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Firma su Token USB:
- Spese di spedizione incluse;
- Funziona anche come CNS;
- Firma su qualsiasi computer;
- Dura 3 anni;
- Costo 64 € + IVA.
Ecco quali sono i vantaggi della firma digitale Namirial:
- Completa: l’offerta di Namirial è pensata per ogni esigenza: dalla firma su smart card, ideale per postazioni fisse alla firma remota per gestire le pratiche e i documenti direttamente dal tuo smartphone;
- Flessibile: con Namirial puoi scegliere se ottenere una firma valida per tre anni oppure una firma istantanea per firmare un documento “al volo” a un prezzo contenuto;
- Riconoscimento incluso nel prezzo: identificati con un’altra firma digitale già in tuo possesso, con SPID, CIE, CNS o con l’ausilio di un nostro operatore tramite una sessione webcam senza costi aggiuntivi.
