Gestione PEC in condominio: novità dal Garante della Privacy

Gestione PEC: tutto quello che devi sapere prima di una riunione di condominio

Che cos’è la PEC?

La digital trasformation sta cambiando ogni ambito della società e il processo di trasformazione digitale, che investe sia le piccole e grandi imprese che la Pubblica Amministrazione, passa anche dalla gestione PEC in condominio che oggi rappresenta lo strumento di comunicazione più sicuro, rapido e conveniente.

Che cos’è la PEC? La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è l’equivalente informatico della tradizionale raccomandata A/R, vale a dire la raccomandata con ricevuta di ritorno. Si tratta di un particolare tipo di posta elettronica che consente di dare ad un messaggio lo stesso valore legale di una raccomandata classica con avviso di ricevimento, garantendo così la prova e l’invio della consegna.

La disciplina delle modalità di erogazione e utilizzo del servizio di PEC è contenuta nel Decreto del presidente della Repubblica n.68/2005 e nel Decreto Ministeriale del 2 novembre 2005.

Per usufruire di tale servizio è necessario acquistare una casella di posta elettronica certificata presso uno dei gestori riconosciuti dall’Agenzia per l’Italia digitale (AGID), ovvero l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali come la PEC, la firma digitale e la marca temporale. Il costo del servizio PEC cambia in base al gestore e in genere si parte da 5 euro + iva all’anno (pari a circa due raccomandate cartacee).

Una volta scelto il fornitore, la procedura per creare una casella di Posta Elettronica Certificata è davvero semplice: basta indicare i propri dati anagrafici, caricare un documento di identità e specificare se la casella di PEC è richiesta da un’impresa, una persona giuridica o un privato cittadino. Infine, si procede al pagamento del primo anno di servizio e il gestore, dopo aver verificato la correttezza delle informazioni ricevute dal cliente, attiva la casella di posta.

Come funziona la Posta Elettronica Certificata?

Come abbiamo già detto, la Posta Elettronica Certificata è un sistema di trasmissione sicuro che consente di inviare documenti e messaggi di posta elettronica con valore legale. Infatti, la PEC certifica data e ora sia della spedizione che della consegna e garantisce l’identità di mittente e destinatario poiché tutti gli indirizzi PEC sono verificati. Inoltre, le informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna del messaggio vengono conservate dal gestore per 30 mesi.

Vediamo come funziona il processo di trasmissione di un messaggio PEC:

  1. Il mittente produce il messaggio PEC e aggiunge gli eventuali allegati;
  2. Il gestore della casella PEC di cui il mittente è intestatario verifica la correttezza del messaggio e invia al mittente una ricevuta di accettazione che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. La ricevuta garantisce l’integrità del messaggio e dei suoi allegati;
  3. Il gestore PEC del mittente invia la busta di trasporto al gestore PEC del destinatario che verifica l’attendibilità della comunicazione PEC, consegna il messaggio nella casella destinataria ed invia al mittente la ricevuta di consegna. In caso di problemi, il sistema PEC può rilasciare tre diversi tipi di avvisi: di non accettazione (ad esempio: se il destinatario è inesistente), di mancata consegna (la ricevuta viene inviata al mittente entro 24 ore), di rilevazione di virus informatico;
  4. Il mittente riceve la notifica di avvenuta consegna che attesta la disponibilità del messaggio presso il destinatario.

Il contenuto di una mail PEC è sempre protetto e né il messaggio né gli allegati possono essere modificati durante la trasmissione tra mittente e destinatario. Oltre a ciò, su tutti i messaggi vige un vincolo di segretezza come quello riconosciuto dalla Costituzione per la corrispondenza normale.

Va inoltre ricordato che il valore legale è effettivo solo se la mail PEC viene inviata a un’altra mail PEC. Se il destinatario è in possesso solo di posta elettronica di tipo ordinario, la mail non ha valore probatorio.

La PEC è obbligatoria per gli amministratori di condominio?

L’obbligo di casella PEC riguarda imprese, società, ditte individuali e liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale (art. 16, D.L. n. 185/2008, art. 5, D.L. n. 179/2012 e art 37 D.L. 76/2020).

Quindi, svolgere l’attività di amministrazione condominiale obbliga il professionista a dotarsi di una casella di Posta Elettronica Certificata?

L’amministratore di condominio, che svolge la professione in forma individuale e professionale ai sensi della legge n.4/2013, non avendo obbligo di iscrizione al registro delle imprese e non rientrando nella categoria dei professionisti con obbligo di iscrizione ad albi e collegi non è tenuto a possedere una casella PEC ma ne ha facoltà.

Se, invece, l’amministratore di condominio esercita la propria attività in forma d’impresa o è un professionista iscritto in appositi albi ha l’obbligo di attivare una casella di Posta Elettronica Certificata.

Gestione PEC in condominio: il provvedimento del Garante della Privacy

Riguardo la gestione PEC in condominio, il recente provvedimento del Garante DREP/SK162838-1 risponde al reclamo di una condomina effettuato in data 25 marzo 2021 ai sensi dell’articolo dell’art. 77 del Regolamento UE 16/679, noto come GDPR (General Data Protection Regulation).

Nel reclamo, la donna contesta una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali poiché l’amministratore di condominio, nelle comunicazioni inviate a diversi destinatari, lasciava visibile l’indirizzo email della reclamante.

Il Garante ha ricordato che l’indirizzo di posta elettronica di una persona fisica, anche se non contiene il nome per intero del titolare, è un dato personale in base a quanto sancito dall’articolo 4 del GDPR che tra i dati personali annovera anche gli identificativi online.

Inoltre, il provvedimento chiarisce che anche se il contenuto della mail riguarda la gestione e l’amministrazione del condominio, e in quanto tale è oggetto di condivisione poiché interessa la totalità dei condomini, come già evidenziato nella pronuncia del 19 maggio 2000 e nel Vademecum dedicato al “Condominio e alla privacy” del 10 ottobre 2013 “gli estremi identificativi delle utenze telefoniche intestate ai singoli condòmini o ai loro familiari, non possono essere annoverati tra quelli oggetto di necessaria e obbligatoria comunicazione all’interno del condominio, in quanto gli stessi non rappresentano elementi utili a determinare i diritti e gli oneri della cosa comune, né è rinvenibile alcun obbligo di legge in tal senso”, fermo restando che l’amministratore può trattare e “comunicare i numeri di telefono ai condòmini richiedenti con il consenso degli interessati (…) salve le eventuali disposizioni del regolamento di condominio”. Ciò significa che la trasmissione di una email a più destinatari, i cui dati personali (nella specie gli indirizzi email) sono visibili in chiaro, non rispetta la normativa.

Il Garante ha quindi raccomandato l’adozione di misure volte a rafforzare il livello di tutela della privacy dei condomini, come l’uso della cosiddetta funzione “copia conoscenza nascosta”, utile in caso di invii a molteplici destinatari della medesima comunicazione, o della PEC al fine di assicurare l’osservanza della disciplina e non incorrere nelle sanzioni previste dalla normativa.

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