PEC: che cos’è e come attivarla?
La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è un tassello indispensabile per la digitalizzazione delle imprese ed uno strumento economico che permette di inviare comunicazioni elettroniche con lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata A/R, ovvero la raccomandata con ricevuta di ritorno.
Rispetto alla posta elettronica tradizionale, la PEC garantisce:
- La certezza dell’invio;
- La sicurezza della consegna;
- L’immodificabilità del contenuto del messaggio;
- La riservatezza del messaggio;
- L’identificazione sicura della casella mittente.
La disciplina delle modalità di erogazione e utilizzo del servizio di PEC è contenuta nel Decreto del presidente della Repubblica n.68/2005 e nel Decreto Ministeriale del 2 novembre 2005.
Il servizio di Posta Elettronica Certificata può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), ovvero l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali come la PEC, la firma digitale e la marca temporale.
Come aprire una PEC? Per attivare una casella di Posta Elettronica Certificata è necessario collegarsi al sito di uno dei gestori riconosciuti dall’AgID ed eseguire le procedure richieste dal singolo provider. Il cliente dovrà fornire i propri dati anagrafici, caricare un documento di identità e specificare se la casella di PEC è richiesta da un’impresa, una persona giuridica o un privato cittadino. Infine, si procede al pagamento di quanto richiesto secondo le modalità indicate sul sito del gestore che, dopo aver verificato la correttezza delle informazioni ricevute, attiva la casella.
Il costo per l’attivazione della PEC cambia in base al gestore. In genere, l’abbonamento annuale al servizio PEC equivale a due raccomandate cartacee e permette d’inviare messaggi illimitati.
Posta Elettronica Certificata: obblighi e sanzioni
In base a quanto stabilito dall’art. 16 D.L. n. 185/2008, art. 5 D.L. n. 179/2012 e art 37 D.L. 76/2020, la casella di Posta Elettronica Certificata è obbligatoria per:
- Pubbliche amministrazioni;
- Imprese;
- Società;
- Ditte individuali;
- Liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale.
Va inoltre ricordato che il D.L. 16 luglio 2020 n. 76 (Decreto Semplificazioni), recante “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale”, convertito con modificazioni dalla legge 11 settembre 2020, n. 120, all’art. 37 prevede l’inasprimento delle sanzioni a carico di coloro che non comunicano il proprio domicilio digitale al Registro Imprese o all’Ordine professionale di appartenenza.
La normativa stabilisce che entro il 1° ottobre 2020 tutte le imprese individuali e le società che non hanno comunicato al Registro Imprese il proprio indirizzo casella PEC, o il cui domicilio digitale sia stato cancellato d’ufficio, o per le quali il proprio domicilio digitale, seppur dichiarato, sia inattivo, devono regolarizzare la propria posizione con comunicazione telematica al Registro Imprese competente per territorio.
La mancata comunicazione comporta l’assegnazione d’ufficio di un nuovo e diverso domicilio digitale e una sanzione amministrativa come previsto dagli articoli 2630 (in misura raddoppiata per la società) e 2194 del codice civile (in misura triplicata per le imprese individuale):
- Dai 206 ai 2.064 € per le società;
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Dai 30 ai 1548 € per le imprese individuali.
Per i professionisti iscritti ad un albo, invece, la mancata comunicazione della PEC all’Ordine di appartenenza comporta la diffida dall’ordine stesso ad adempiere entro 30 giorni. In caso di mancata ottemperanza alla diffida, l’Ordine può sospendere il professionista dall’Albo fino alla comunicazione del domicilio digitale.
Quali sono le procedure per iscrivere la PEC al Registro Imprese?
Sul sito Registro Imprese sono illustrate le modalità per l’iscrizione della PEC al registro pubblico informatico previsto dal Codice Civile:
- Il titolare di un’impresa individuale o il legale rappresentante di una società in possesso di un dispositivo di firma digitale può utilizzare la procedura “Pratica semplice”;
- Gli utenti registrati di registroimprese.it /Telemaco che già inviano pratiche di Comunicazione Unica possono utilizzare la procedura “Comunica Starweb”;
- È possibile rivolgersi ad un intermediario, come la propria organizzazione imprenditoriale o il professionista di fiducia.
Va inoltre ricordato che l’iscrizione o la variazione della propria PEC nel Registro Imprese non costa nulla poiché si tratta di adempimenti gratuiti, esenti da bolli, diritti, tariffe.
Come modificare la PEC aziendale sul Registro Imprese?
Per modificare la PEC aziendale è necessario presentare la richiesta in modalità telematica al Registro Imprese della competente Camera di Commercio, predisponendo una pratica di Comunicazione Unica così composta:
- Modello di Comunicazione Unica;
- Modello per il Registro delle Imprese.
In caso di variazione della Posta Elettronica Certificata il titolare dell’impresa deve utilizzare i seguenti strumenti:
- Dispositivo di Firma Digitale;
- Casella PEC
- Software di compilazione e invio, in alternativa:
- DIRE;
- Pratica semplice – Iscrizione PEC;
- Altre soluzioni di mercato.
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- 2GB di spazio inbox + 3GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Costo: 19,00 euro + iva l’anno;
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PEC Business che include:
- 2GB di spazio inbox + 6GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Servizio Multiutenza incluso;
- Costo: 29, 00 euro + iva l’anno;
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PEC Enterprise che autentichi con:
- 2GB di spazio casella + 13GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
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- Costo: 49,00 + iva l’anno.
Tutte le tipologie sono dotate dei migliori servizi sempre inclusi nel prezzo:
- Invio e consegna sono certificati: l’invio è certificato dalla ricevuta di accettazione, mentre la ricevuta di consegna certifica che la comunicazione è arrivata a destinazione. Entrambe le ricevute valgono come prove in sede legale;
- Servizio di archiviazione avanzata: salva automaticamente una copia dei messaggi in ingresso e delle ricevute in un’area separata e sicura. Non temere di esaurire lo spazio: puoi acquistare altri giga o puoi esportare un backup per liberare lo spazio;
- Usa il tuo client preferito: puoi scaricare i messaggi e le ricevute direttamente sui tuoi dispositivi con il tuo client di posta preferito oppure accedere via web con qualsiasi browser;
- Multiutenza: i tuoi collaboratori potranno accedere alla casella con il loro account individuale e con permessi personalizzati;
- Servizio eFattura: facilita la consultazione delle Fatture Elettroniche ricevute dall’Agenzia delle Entrate sulla tua casella PEC. Oltre a contrassegnarle con un’apposita immagine consente di visualizzarne un’anteprima semplificata ed eventualmente di spostarle in una nuova cartella;
- Notifiche: Namirial offre il servizio Messaggi di Notifica che ti permette di abilitare una email non certificata, nella quale riceverai un avviso ogni qualvolta ricevi una nuova PEC da leggere;
- Report: se vuoi un resoconto delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore, Namirial ti offre due possibilità: PEC – Report Email giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere, sulla tua email ordinaria, il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore) e PEC – Report SMS giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere via SMS il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore);
- Spazio Inbox e Archivio ampliabili: puoi effettuare l’ampliamento della inbox e dell’archivo, aggiungendo tutti i giga di cui hai bisogno in qualsiasi momento e in autonomia (a pagamento);
- Inoltro messaggi non certificati: puoi impostare una funzione che permetterà l’ingresso di messaggi di posta ordinaria nella PEC o, in alternativa, puoi impostare una email ordinaria nella quale gli stessi verranno reindirizzati;
- Filtri: i filtri consentono di creare regole dalla webmail per guadagnare tempo automatizzando la gestione della tua posta;
- Massimali: puoi inviare un singolo messaggio PEC a un massimo 500 destinatari; ogni messaggio può avere una dimensione massima di 100MB.
Namirial adotta tecnologie e procedure innovative per proteggere le proprie caselle di PEC: il traffico, i contenuti e gli accessi vengono costantemente monitorati e sottoposti a severi controlli nel completo rispetto della tua privacy.
