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PEC multiple: si possono inviare messaggi in CCN?
L’invio di PEC multiple è un’esigenza diffusa nelle aziende di qualsiasi settore che devono comunicare con diversi destinatari e hanno non solo la necessità, ma anche l’obbligo (in base a quanto stabilito dagli articoli 16 D.L. n. 185/2008, 5 D.L. n. 179/2012 e 37 D.L. 76/2020), di inviare messaggi di posta elettronica con lo stesso valore legale di una classica raccomandata A/R, garantendo così la prova e l’invio della consegna.
In altre parole, la PEC certifica data e ora sia della spedizione che della consegna, assicurando l’identità di mittente e destinatario poiché tutti gli indirizzi sono verificati. Ciò significa che il valore legale è effettivo solo se la mail PEC viene inviata a un’altra mail PEC, mentre nel caso in cui il destinatario è in possesso solo di posta elettronica di tipo ordinario, la mail non ha valore probatorio.
Va inoltre ricordato che il contenuto di una mail di Posta Elettronica Certificata è sempre protetto e né il messaggio né gli allegati possono essere modificati durante la trasmissione. In aggiunta, su tutti i messaggi vige un vincolo di segretezza come quello riconosciuto dalla Costituzione per la corrispondenza normale.
Una delle principali particolarità nella gestione PEC multiple è l’impossibilità d’inviare un messaggio contemporaneamente a più destinatari attraverso la cosiddetta CCN, cioè Copia Conoscenza Nascosta (detta anche copia carbone nascosta) che permette di inviare la stessa email, allegati inclusi, a un elenco di persone, senza che nessuno dei destinatari possa visualizzare degli altri.
La normativa in ambito PEC, infatti, vieta l’uso della CCN poiché, come riportato nel documento Regole tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata di AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), “I dati di indirizzamento presenti nel corpo del messaggio (campi “To” e “Cc”) sono usati esclusivamente per discriminare tra destinatari primari del messaggio e riceventi in copia, qualora necessario; i dati di indirizzamento presenti nel campo “Ccn” non sono considerati validi dal sistema”.
L’indirizzo PEC è quindi considerato a tutti gli effetti un domicilio digitale che sostituisce quello fisico per l’invio delle comunicazioni legali. Di conseguenza il campo CCN non è contemplato perché l’impossibilità da parte del sistema di identificare il mittente dell’email comprometterebbe il valore legale del messaggio.
Invii multipli PEC e campo CC: come funziona?
Se da un lato la normativa esclude il meccanismo CCN per l’invio di PEC multiple, dall’altro prevede il campo CC, ovvero la copia conoscenza o copia carbone. Tuttavia in questo caso è fondamentale fare attenzione alla privacy poiché, a differenza dei messaggi in Copia Conoscenza Nascosta, inviare un’email CC con tanti destinatari in copia significa che ognuno di essi potrà visualizzare tutti gli indirizzi a cui è destinato il messaggio.
Questa soluzione, quindi, è l’ideale quando si deve comunicare con persone che fanno parte dello stesso gruppo di lavoro, mentre nel caso di newsletter, la funzione di invio multiplo in CC può causare un data breach, ovvero una violazione dei dati personali, in quanto comporta la diffusione di un dato senza consenso dell’interessato, che si traduce in un significativo danno economico e d’immagine per l’azienda.
La soluzione per una gestione ottimale delle PEC multiple, che permette di superare gli inconvenienti legati alla Copia Carbone e alla Copia Carbone Nascosta, è dotarsi di un software per gli invii massivi di messaggi PEC.
PECMailer di Namirial: il sistema evoluto per la gestione della Posta Elettronica Certificata
PECMailer di Namirial è la soluzione ideale per le aziende e la Pubblica Amministrazione e consente di gestire in modo semplice e intuitivo le PEC multiple e la Posta Elettronica Certificata attraverso funzionalità specifiche su multi-account e multi-utente semplificando così i flussi di lavoro.
PECMailer si collega alle caselle PEC e ne organizza il contenuto, suddividendo le ricevute per tipologia e collegandole al messaggio inviato. Questo permette di verificare l’esito dell’invio a colpo d’occhio o in modo dettagliato per destinatario.
Il gestionale PEC di Namirial effettua gli invii massivi spedendo un messaggio per destinatario e contemporaneamente scarica le ricevute dalla casella bypassando di fatto i limiti del gestore. Inoltre, gestisce in modo separato caselle PEC (di qualsiasi provider) e operatori al fine di poter definire permessi e policy di accesso con la massima flessibilità, il tutto facilmente configurabile da un unico pannello amministratore. In più, espone un servizio per l’integrazione applicativa: consente ad applicazioni di terze parti di effettuare invii massivi, controllarne l’esito e recuperarne i contenuti.
Ricapitolando, ecco quali sono i principali vantaggi di PECMailer, il software perfetto per la gestione di PEC multiple:
- Semplifica l’uso della PEC: PECMailer si collega alle tue caselle PEC e ne organizza il contenuto, consentendo di vedere tutti gli account a cui hai accesso e i messaggi suddivisi in funzione della loro tipologia;
- Traccia tutte le attività sulla casella: PECMailer consente di creare delle cartelle contenitore e di gestire le autorizzazioni per ogni utente;
- Traccia tutte le attività sulla casella: PECMailer consente di creare delle cartelle contenitore e di gestire le autorizzazioni per ogni utente;
- Effettua spedizioni massive: PECMailer consente di creare un unico modello di email e di inviarlo fino a un massimo di 1000 indirizzi destinatari, provvedendo a generare singoli messaggi per ciascuno di essi.
Quali sono le funzionalità di PECMailer?
Ecco quali sono le principali caratteristiche del software Namirial per l’invio massivo di PEC:
- Permessi: PECMailer gestisce caselle PEC e operatori per poter definire permessi e policy di accesso con la massima flessibilità e da un unico pannello amministrativo;
- Ricerca: PECMailer, oltre ai parametri come mittente e destinatario, permette una ricerca per testo nel corpo del messaggio e per nome allegato contenuto nel messaggio;
- Lettura: in PECMailer, sia per gli account che per le cartelle è possibile configurare il segnalatore di lettura per messaggio (se letto da un utente risulta letto per tutti gli utenti); o il segnalatore per utente;
- PECMailer Web Client: PECMailer WEB Client consente la gestione completa dei messaggi di posta, oltre a consentire le operazioni di amministrazione e configurazione degli account, degli utenti e delle policy;
- Conservazione a norma: PECMailer, in funzione delle tipologie di messaggi selezionate dall’utente, è in grado in modo del tutto trasparente di formare il relativo Pacchetto di Versamento e effettuare il relativo trasferimento dello stesso verso la piattaforma di Conservazione di Namirial o di terze parti;
- PECMailer Services: PECMailer Service è il componente principale preposto alla generazione ed invio dei messaggi, alla ricezione dei messaggi in ingresso, alla loro analisi e alle operazioni di associazione tra le ricevute acquisite e i relativi messaggi inviati;
- Log: PECMailer è dotato di una serie completa di log che consentono di ottenere informazioni dettagliate sia sulle singole fasi di invio e ricezione dei messaggi, sia sulle attività compiute dagli operatori, come l’autore di un messaggio o la data e l’ora esatta della lettura;
- PECMailer SDK: PECMailer SDK è un servizio web che consente l’integrazione di altri software con la soluzione PECMailer. Tramite l’uso di semplici e intuitive interfacce infatti è possibile istruire altre applicazioni alle funzionalità di invio messaggi sia singoli che massivi, al controllo degli esiti dei vari invii, alla ricerca messaggi ricevuti, eccetera.
Quanto costa PECMailer?
PECMailer Startup Professional ha un costo di 399 € + IVA e comprende:
- 1 accesso operatore;
- Account PEC configurabili illimitati;
- 10 GB di spazio complessivo.
La validità è di un anno.
