Cos’è la posta elettronica certificata
La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, ha semplificato i rapporti tra imprese e Pubbliche Amministrazione e tra privati e PA, rivoluzionando il sistema di comunicazione tra i diversi soggetti.
La PEC è l’equivalente informatico della tradizionale raccomandata A/R, ovvero la raccomandata con ricevuta di ritorno. Si tratta di un particolare tipo di posta elettronica che consente di dare a un messaggio lo stesso valore legale di una raccomandata classica con avviso di ricevimento, garantendo così la prova e l’invio della consegna.
Come creare una casella di posta elettronica certificata
La PEC è disciplinata dal Decreto del Presidente della Repubblica 68/2005 e dal Decreto Ministeriale 2 novembre 2005.
Il servizio di posta elettronica certificata può essere erogato esclusivamente da gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AGID), ovvero l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali come PEC, firma digitale o marca temporale.
Come funzionano l’invio e la ricezione del messaggio PEC
La PEC è un sistema di trasmissione sicuro, che consente di inviare documenti e messaggi di posta elettronica con valore legale.
Il sistema coinvolge diversi attori:
- il mittente del messaggio e degli allegati;
- il gestore della casella PEC del mittente;
- il destinatario del messaggio;
- il gestore della casella PEC del destinatario.
Come funziona la trasmissione di un messaggio PEC:
- il mittente crea il messaggio PEC e aggiunge gli eventuali allegati;
- il gestore della casella PEC mittente verifica la correttezza del messaggio e invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuto invio e dell’eventuale documentazione allegata. La ricevuta garantisce l’integrità del messaggio e dei suoi allegati;
- il gestore della casella PEC mittente invia la busta di trasporto al gestore della casella PEC destinataria, che verifica l’attendibilità della comunicazione PEC, consegna il messaggio nella casella destinataria e invia al mittente la ricevuta di consegna. In caso di problemi di consegna, entro 24 ore il gestore invia al mittente una ricevuta di mancata consegna;
- in caso di esito positivo, il mittente riceve la notifica di avvenuta consegna, che attesta la disponibilità del messaggio presso il destinatario.
Ai fini della certificazione del messaggio PEC vengono rilasciate tre diverse ricevute:
- ricevuta di accettazione: attesta l’invio della mail del gestore PEC del mittente;
- ricevuta di presa in carico: attesta il passaggio di responsabilità tra il gestore PEC del mittente e quello del destinatario;
- ricevuta di avvenuta consegna del messaggio: attesta che il destinatario ne ha piena disponibilità nella sua casella PEC. Le ricevute di consegna hanno piena validità legale anche se il messaggio non è stato effettivamente letto dal destinatario.
Tre sono anche gli avvisi rilasciati dal sistema PEC in caso di esito negativo:
- avviso di non accettazione (ad esempio: destinatario inesistente);
- avviso di mancata consegna (inviata al mittente entro 24 ore);
- avviso di rilevazione di virus informatico.
Quando l’invio e la ricezione di messaggi PEC hanno pieno valore legale
Il valore legale è effettivo solo se la mail PEC viene inviata a un’altra mail PEC. Se il destinatario è in possesso solo di posta elettronica ordinaria, la mail non ha valore probatorio.
Gestione PEC, quali sono i vantaggi della posta elettronica certificata
La posta elettronica certificata è uno strumento utile per imprese, liberi professionisti, enti pubblici e privati cittadini perché:
- permette d’inviare in pochi minuti un messaggio con eventuale allegato da qualsiasi device collegato a internet;
- il costo dell’abbonamento annuale al servizio PEC equivale a circa due raccomandate cartacee e permette d’inviare messaggi illimitati;
- consente di dare a un messaggio lo stesso valore legale di una raccomandata tradizionale. Inoltre, le informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna del messaggio vengono conservate dal gestore per 6 mesi;
- la PEC certifica data e ora sia della spedizione che della consegna e tutti gli indirizzi PEC sono verificati e con valore legale;
- il contenuto è protetto e né il messaggio né gli allegati possono essere modificati durante la trasmissione tra mittente e destinatario. Oltre a ciò, su tutti i messaggi vige un vincolo di segretezza come quello riconosciuto dalla Costituzione per la corrispondenza normale.
Gestione PEC: perché scegliere il sistema PECMailer di Namirial
PECMailer di Namirial è il sistema di gestione PEC che facilita l’uso della Posta Elettronica Certificata e consente di:
- gestire un elevato numero di account di qualsiasi provider;
- creare un elevato numero di utenti;
- gestire le autorizzazioni per ciascun utente e account.
PECMailer è la soluzione ideale per aziende o Pubbliche Amministrazioni e fornisce avanzate funzionalità di messaggistica e integrazione con la conservazione digitale a norma.
Il software di Namirial si collega alla casella PEC e ne organizza il contenuto, suddividendo le ricevute per tipologia e collegandole al messaggio inviato. Inoltre, permette di:
- effettuare invii massivi
- gestire permessi e policy di accesso
- gestire i contatti
- effettuare ricerche su ogni elemento del messaggio
- configurare il segnalatore di lettura dei messaggi
- ottenere informazioni dettagliate tramite i Log
