Gestione PEC: quali sono i vantaggi della posta certificata

Gestione PEC, ecco tutti i vantaggi

Che cos’è la Posta Elettronica Certificata?

La gestione PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, ha semplificato i rapporti tra imprese e Pubbliche Amministrazione e tra privati e PA, rivoluzionando il sistema di comunicazione tra i diversi soggetti.

Che cos’è la Posta Elettronica Certificata? La PEC è l’equivalente informatico della tradizionale raccomandata A/R, ovvero la raccomandata con ricevuta di ritorno. Si tratta di un particolare tipo di posta elettronica che consente di dare ad un messaggio lo stesso valore legale di una raccomandata classica con avviso di ricevimento, garantendo così la prova e l’invio della consegna.

Gestione PEC normativa: come creare una casella di Posta Elettronica Certificata

La disciplina delle modalità di erogazione e utilizzo del servizio di PEC è contenuta nel Decreto del presidente della Repubblica n.68/2005 e nel Decreto Ministeriale del 2 novembre 2005.

Il servizio di Posta Elettronica Certificata può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AGID), ovvero l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali come la PEC, la firma digitale, la marca temporale, eccetera.

Come funzionano l’invio e la ricezione del messaggio PEC?

La Posta Elettronica Certificata è un sistema di trasmissione sicuro che consente di inviare documenti e messaggi di posta elettronica con valore legale.

Il sistema coinvolge diversi attori:

  • Il mittente che vuole inviare il messaggio e gli allegati;
  • il gestore della casella PEC di cui il mittente è intestatario;
  • il destinatario al quale il mittente vuole inviare il messaggio;
  • il gestore della casella di posta elettronica certificata intestata al destinatario

Ecco come funziona il processo di trasmissione di un messaggio PEC:

  1. Il mittente produce il messaggio PEC e aggiunge gli eventuali allegati;
  2. Il gestore della casella PEC di cui il mittente è intestatario verifica la correttezza del messaggio e invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. La ricevuta garantisce l’integrità del messaggio e dei suoi allegati;
  3. Il gestore PEC del mittente invia la busta di trasporto al gestore PEC del destinatario che verifica l’attendibilità della comunicazione PEC, consegna il messaggio nella casella destinataria ed invia al mittente la ricevuta di consegna. In caso di problemi, entro 24 ore, il gestore invia, la ricevuta di mancata consegna;
  4. In caso di esito positivo, il mittente riceve la notifica di avvenuta consegna che attesta la disponibilità del messaggio presso il destinatario.

Ai fini della certificazione del messaggio PEC vengono quindi rilasciate tre diverse ricevute:

  1. Di accettazione: attesta l’invio della mail del gestore PEC del mittente;
  2. Di presa in carico: attesta il passaggio di responsabilità tra il gestore PEC del mittente e quello del destinatario;
  3. Di avvenuta consegna del messaggio: attesta che il destinatario ne ha piena disponibilità nella sua casella PEC. Le ricevute di consegna hanno piena validità legale anche se il messaggio non è stato effettivamente letto dal destinatario.

Tre sono anche gli avvisi rilasciati dal sistema PEC in caso di situazione negativa:

  1. Di non accettazione (ad esempio: destinatario inesistente);
  2. Di mancata consegna (inviata al mittente entro 24 ore);
  3. Rilevazione di virus informatico.

Quando l’invio e la ricezione di messaggi PEC hanno pieno valore legale?

Il valore legale è effettivo solo se la mail PEC viene inviata a un’altra mail PEC. Se il destinatario è in possesso solo di posta elettronica di tipo ordinario, la mail non ha valore probatorio.

Quali sono i vantaggi della Posta Elettronica Certificata?

La Posta Elettronica Certificata è uno strumento utile e vantaggioso per imprese, liberi professionisti, enti pubblici e privati cittadini perché:

  1. Permette d’inviare in pochi minuti un messaggio con eventuale allegato da qualsiasi device collegato ad internet;
  2. Il costo dell’abbonamento annuale al servizio PEC equivale a circa due raccomandate cartacee e permette d’inviare messaggi illimitati;
  3. Consente di dare ad un messaggio lo stesso valore legale di una raccomandata tradizionale. Inoltre, le informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna del messaggio vengono conservate dal gestore per 6 mesi;
  4. La PEC certifica data e ora sia della spedizione che della consegna e tutti gli indirizzi PEC sono verificati e con valore legale;
  5. Il contenuto è protetto e né il messaggio né gli allegati possono essere modificati durante la trasmissione tra mittente e destinatario. Oltre a ciò, su tutti i messaggi vige un vincolo di segretezza come quello riconosciuto dalla Costituzione per la corrispondenza normale.

Gestione PEC: perché scegliere il sistema PECMailer di Namirial

PECMailer di Namirial è il sistema di gestione PEC che facilita l’uso della Posta Elettronica Certificata e consente di:

  • Gestire un elevato numero di account di qualsiasi provider;
  • Creare un elevato numero di utenti;
  • Gestire le autorizzazioni per ciascun utente e account.

PECMailer è la soluzione ideale per l’Azienda o la Pubblica Amministrazione e fornisce avanzate funzionalità di messaggistica e integrazione con la Conservazione digitale a norma.

Il software di Namirial si collega alla casella di Posta Elettronica Certificata e ne organizza il contenuto suddividendo le ricevute per tipologia e collegandole al messaggio inviato. Inoltre, permette di:

  • Effettuare invii massivi
  • Gestire permessi e policy di accesso
  • Gestire i contatti
  • Effettuare ricerche su ogni elemento del messaggio
  • Configurare il segnalatore di lettura dei messaggi
  • Ottenere informazioni dettagliate tramite i Log