Cos’è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è l’insieme di processi, strumenti e sistemi telematici che permettono di compilare, inviare e conservare le fatture elettroniche. Queste sono file in formato xml che sostituiscono le fatture cartacee.
Snodo cruciale della fatturazione elettronica è il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, avviato nel 2014, insieme all’obbligo di fattura elettronica per imprese e professionisti che operavano con la PA. Dal 2019 la fattura elettronica è diventata obbligatoria anche per la quasi totalità delle operazioni tra privati (B2B e B2C).
La fatturazione elettronica porta con sé alcuni benefici:
- riduzione dei costi di stampa e archiviazione delle fatture
- maggiore tracciabilità delle transazioni e quindi lotta all’evasione fiscale;
- semplificazione della contabilità.
Come fare fattura elettronica
Per fare una fattura elettronica bisogna tenere a mente 5 punti.
1) Compilare la fattura elettronica: l’importanza dei dati e dei codici corretti
La compilazione di una fattura elettronica è simile alla compilazione della versione cartacea, solo che avviene tramite specifici software. Ogni software ha le proprie peculiarità e offre funzioni diverse.
Durante la compilazione, alcuni dati devono essere inseriti indipendentemente dal tipo di fattura o dal destinatario:
- data di emissione,
- numero progressivo della fattura,
- dati propri e del cliente,
- beni o i servizi oggetto della fattura,
- importo,
- IVA (se presente).
- Codice univoco (se la fattura è per una PA), codice SDI (se verso un’azienda o un professionista), o un codice standard (per clienti esteri).
Altri elementi che potrebbero essere richiesti sono il tipo di fattura, se si tratta di una fattura immediata o differita, e l’apposizione di un’imposta di bollo. In questi casi vanno inseriti dei codici specifici, di cui qui di seguito diamo una panoramica:
– Codici Tipo di Documento
- TD01 Fattura,
- TD02 Acconto/Anticipo su fattura,
- TD03 Acconto/Anticipo su parcella,
- TD04 Nota di Credito,
- TD05 Nota di Debito,
- TD06 Parcella,
- TD16 Integrazione fattura reverse charge interno,
- TD17 Integrazione/autofattura per acquisto servizi dall’estero,
- TD18 Integrazione per acquisto di beni intracomunitari,
- TD19 Integrazione/autofattura per acquisto di beni ex art.17 c.2 DPR 633/72,
- TD20 Autofattura per regolarizzazione e integrazione delle fatture (ex art.6 c.8 e 9-bis d.lgs. 471/97 o art.46 c.5 D.L. 331/93),
- TD21 Autofattura per splafonamento,
- TD22 Estrazione beni da Deposito IVA,
- TD23 Estrazione beni da Deposito IVA con versamento dell’IVA,
- TD24 Fattura differita di cui all’art.21, comma 4, terzo periodo lett. a) DPR 633/72,
- TD25 Fattura differita di cui all’art.21, comma 4, terzo periodo lett. b) DPR 633/72 80,
- TD26 Cessione di beni ammortizzabili e per passaggi interni (ex art.36 DPR 633/72),
- TD27 Fattura per autoconsumo o per cessioni gratuite senza rivalsa.
– Codici Natura Iva
- N1 escluse ex art.15 del DPR 633/72,
- N2.1 non soggette ad IVA ai sensi degli artt. Da 7 a 7- septies del DPR 633/72,
- N2.2 non soggette – altri casi,
- N3.1 non imponibili – esportazioni,
- N3.2 non imponibili – cessioni intracomunitarie,
- N3.3 non imponibili – cessioni verso San Marino,
- N3.4 non imponibili – operazioni assimilate alle cessioni all’esportazione,
- N3.5 non imponibili – a seguito di dichiarazioni d’intento,
- N3.6 non imponibili – altre operazioni che non concorrono alla formazione del plafond,
- N4 esenti,
- N5 regime del margine/IVA non esposta in fattura,
- N6.1 inversione contabile – cessione di rottami e altri materiali di recupero,
- N6.2 inversione contabile – cessione di oro e argento ai sensi della legge 7/2000 nonché di oreficeria usata ad OPO,
- N6.3 inversione contabile – subappalto nel settore edile,
- N6.4 inversione contabile – cessione di fabbricati,
- N6.5 inversione contabile – cessione di telefoni cellulari,
- N6.6 inversione contabile – cessione di prodotti elettronici,
- N6.7 inversione contabile – comparto edile e settori connessi,
- N6.8 inversione contabile – settore energetico,
- N6.9 inversione contabile – altri casi,
- N7 IVA assolta in altro stato UE (prestazione di servizi di telecomunicazioni, tele-radiodiffusione ed elettronici ex art. 7-sexies lett. f, g, art. 74- sexies DPR 633/72).
– Codici per le ritenute previdenziali
- RT01 Ritenuta persone fisiche,
- RT02 Ritenuta persone giuridiche,
- RT03 Contributo Inps,
- RT04 Contributo Enasarco,
- RT05 Contributo Enpam,
- RT06 Altro contributo previdenziale.
2) Firmare la fattura
Una volta compilata la fattura e generato il file xml, questo dovrà essere firmato tramite firma digitale. Anche in questo caso, il procedimento dipende dal software per la fatturazione elettronica scleto. Infatti, alcuni firmano in automatico, altri richiedono un kit per la firma digitale.
La firma digitale garantisce non solo l’integrità del contenuto ma anche l’identità di colui che emette la fattura.
3) Inviare la fattura elettronica: attenzione ai tempi
L’invio avviene tramite il software di fatturazione elettronica, ma bisogna prestare attenzione ai termini temporali. Infatti, l’art. 21 del D.p.r. n. 633/72 (modificato con la Legge n. 228/2012), stabilisce che “la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”. Per ciò che riguarda le fatture elettroniche, l’emissione coincide con la trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio.
In ogni caso le e-fatture vanno emesse sempre entro i 12 giorni dalla conclusione dell’operazione a cui si riferiscono.
Rispettare questo termine non solo facilità la gestione delle fatture ma protegge dalle sanzioni per invio tardivo, le quali possono variare dal 90% all’180% dell’imponibile della fattura stessa.
4) Imparare a gestire gli errori
Una volta inviato il documento, il Sistema di Interscambio provvederà a controllarlo e a recapitarlo al destinatario. In caso di errori, SdI scarterà la fattura e invierà una notifica di scarto contenente il codice dell’errore e la descrizione.
A questo punto si hanno a disposizione 5 giorni dalla data della notifica per correggere la fattura e inviarla nuovamente al Sistema mantenendo numero di fattura e data uguali.
Può però capitare di inviare una fattura contenente un errore che non riguarda la forma del documento (per esempio, un importo non corretto). In questo caso il Sistema di Interscambio accetta la fattura e l’unico modo per risolvere il problema potrebbe essere emettere una nota di variazione (di credito o di debito), a rettifica della fattura emessa.
5) La conservazione sostitutiva è un obbligo di legge
Sia chi emette che chi riceve fatture elettroniche è obbligato a conservarle per 10 anni dalla data della registrazione.
La conservazione sostitutiva segue una procedure stabilità per legge. Per prima cosa, le fatture in formato xml, firmate digitalmente e dotate di tutti i dati che ne permettano l’indicizzazione all’interno dell’archivio, vengono raccolte in pacchetti. Questi pacchetti sono file che generalmente conservano tutte le fatture emesse in un determinato periodo. Ogni pacchetto viene poi chiuso con l’apposizione della firma digitale e marca temporale. Nelle aziende questo compito è affidato al Responsabile della Conservazione Sostitutiva. Firma e marca garantisco l’integrità nel tempo del contenuto del pacchetto.
La procedura può essere svolta tramite il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, ma è molto più semplice effettuarlo tramite il software di fatturazione elettronica.
Come fare fattura elettronica quando si è forfettari
Dal 1° luglio 2022 anche le partite iva in regime forfettario e regime dei minimi hanno l’obbligo di fatturazione elettronica nel caso in cui nell’anno precedente abbiano superato ricavi e compensi per 25.000 euro. Tuttavia, dal 2024 questa clausola cadrà e tutti dovranno emettere fattura elettronica.
La procedura per l’emissione di fatture elettroniche per i forfettari è la medesima vista qui sopra.
FatturePlus: la fatturazione elettronica di Namirial
FatturePlus di Namirial è la soluzione web per la fatturazione elettronica tra privati (B2B) e verso la Pubblica Amministrazione. Con FatturePlus si possono gestire sia il ciclo attivo che quello passivo, e generare fatture ordinarie, semplificate, e parcelle.
Tuttavia, FatturePlus è più di un’applicazione per la fatturazione elettronica, poiché permette anche di gestire l’anagrafica di clienti e fornitori, le tabelle delle aliquote IVA, di verificare incassi e pagamenti, e visualizzare l’andamento economico della propria attività. In più è:
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Facile da utilizzare
Il pannello di controllo iniziale offre una panoramica della situazione degli incassi e dei pagamenti, mentre i menu intuitivi permetteranno di trovare facilmente le diverse funzioni. -
Flessibile
FatturePlus permette di personalizzare le fatture inserendo logo e intestazione. Inoltre, consente di dare al commercialista un proprio accesso al sistema per controllare in prima persona i documenti. -
Completo
FatturePlus memorizza i dati principali delle anagrafiche di clienti e fornitori, creando un database in automatico. In più, permette di tenere sempre sotto controllo l’attività con la funzione della reportistica e di sfruttare tutti i vantaggi di un gestionale integrato.
Namirial ha predisposto anche la versione FatturePlus Forfettari, la soluzione pensata per le esigenze specifiche dei forfettari e per semplificare il processo di fatturazione elettronica. Con FatturePlus Forfettari è possibile gestire fatture elettroniche, scontrini elettronici e la riscossione di pagamenti digitali tramite POS.
