I 5 strumenti necessari per la digitalizzazione aziendale

Digitalizzazione aziendale: cos’è e perché è importante per le imprese

In un mondo governato dalla tecnologia, la digitalizzazione aziendale rappresenta una sfida che le imprese sono chiamate ad affrontare se vogliono rimanere competitive su un mercato in costante evoluzione.

La digitalizzazione aziendale è un processo di trasformazione che coinvolge tutte le aree e i livelli di un’impresa, richiede un’attenta pianificazione a livello strategico e consiste nell’implementazione di strumenti e tecnologie digitali in grado di rendere più efficienti i flussi di lavoro. Tuttavia, la digitalizzazione aziendale non si limita solo all’impiego di nuove tecnologie, ma implica anche nuove modalità e nuovi spazi di lavoro.

La digitalizzazione delle imprese mette in discussione i vecchi modelli operativi e abbraccia un cambiamento tecnologico, culturale e sociale. In un simile contesto, è fondamentale sviluppare una mentalità aperta al cambiamento e capace di cogliere le opportunità offerte dalla trasformazione digitale. 

Quali sono i vantaggi della digitalizzazione aziendale

La digital trasformation sta cambiando il mondo, il modo in cui interagiamo e anche le imprese che devono mettere in atto un processo di trasformazione digitale per migliorare la gestione e l’organizzazione aziendale.

Vediamo quali sono i principali vantaggi del processo di digitalizzazione delle imprese:

• Risparmio di spazio, tempo e risorse: la dematerializzazione documentale, l’informatizzazione e il cloud computing riducono l’uso di carta e inchiostro e si traducono in risparmio economico, di spazio e ambientale. Inoltre, i nuovi strumenti tecnologici favoriscono l’entrata in nuovi mercati;
• Sicurezza: le nuove tecnologie digitali permettono di archiviare in sicurezza i dati e attraverso la creazione di backup in cloud evitano il rischio di perdere informazioni importanti;
• Comunicazione più efficace: la digitalizzazione delle imprese semplifica i passaggi di informazione interni e permette di comunicare i valori aziendali con diversi mezzi e linguaggi, aumentando la visibilità di prodotti e servizi, offrendo una Customer Experience sempre più personalizzata.

5 strumenti indispensabili nel processo di digitalizzazione aziendale

Digitalizzare un’impresa significa utilizzare le tecnologie digitali per ridurre i costi, condividere informazioni in modo semplice e veloce, anche da remoto, e rendere più snelli i flussi di lavoro, automatizzando le attività.

Vediamo quali sono i cinque strumenti indispensabili per la digitalizzazione aziendale:

1. Sito web: è un essenziale strumento di digital marketing che permette all’impresa di farsi conoscere ed entrare in relazione con i clienti attuali e potenziali. Un sito web, insieme a una buona strategia di gestione dei social network, rafforza la brand identity e può diventare il mezzo principale per promuovere e vendere prodotti e servizi;
2. Document Management System (DMS): conosciuto in italiano come “Sistema di gestione dei documenti”, è l’insieme di soluzioni software che consente di gestire, organizzare, condividere e archiviare file in modo più facile e veloce, garantendo l’accessibilità ai documenti da qualsiasi dispositivo. Un software di gestione documentale migliora la produttività e la competitività di un’impresa, aumenta la qualità del lavoro e rende più fluido il passaggio di informazioni, favorendo una condivisione più immediata dei documenti con un conseguente risparmio di tempo;
3. PEC aziendale: acronimo di Posta Elettronica Certificata, è uno strumento di comunicazione veloce, economico e sicuro che permette di inviare email con lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno. Grazie ai protocolli di sicurezza usati, la PEC garantisce la certezza del contenuto, impedendo la modifica del messaggio e degli eventuali allegati durante la trasmissione tra mittente e destinatario;
4. Firma digitale e marca temporale: la firma digitale consente di firmare in pochi secondi qualsiasi documento, direttamente da Pc o smartphone, garantendo autenticità, non ripudio è integrità del messaggio. La marca temporale, invece, è un servizio offerto da un certificatore accreditato, chiamato Time Stamp Authority (TSA), che consente di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento digitale;
5. Cyber security: il termine cyber security viene usato per indicare le qualità di resilienza, robustezza e reattività che una tecnologia deve possedere per fronteggiare gli attacchi informatici che possono colpire imprese, singoli individui, enti pubblici e organizzazioni governative. Per le aziende è fondamentale mettere in sicurezza il proprio patrimonio informativo e avvalersi di strumenti di cyber security capaci di difendere le imprese da attacchi indesiderati.

Le soluzioni Namirial per la digitalizzazione aziendale

Namirial è uno dei prestatori di servizi fiduciari autorizzati da AgID e offre diverse soluzioni per la digitalizzazione aziendale:

Gestione documentale Namirial: è la piattaforma di document management che consente di innovare i processi documentali e il flusso informativo. I documenti, acquisiti otticamente o direttamente da un qualsiasi formato, così come le mail e i fax, sono archiviati secondo una modalità personalizzabile, consentendo la perfetta archiviazione e tracciabilità ed eliminando il rischio di smarrimento delle informazioni. I documenti diventano così informazioni condivise che permettono di ottimizzare il lavoro legato al loro ciclo di vita.

PEC aziendale: con Namirial puoi attivare online in pochi minuti la tua PEC aziendale, scegliendo tra:

• PEC Professional:
  • 2GB di spazio inbox + 3GB di archivio per salvare copia di messaggi e ricevute

• PEC Business:
  • 2GB di spazio inbox + 6GB di archivio per salvare copia di messaggi e ricevute
  • servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche
  • servizio Multiutenza incluso

• PEC Enterprise
  • 2GB di spazio casella + 13GB di archivio per salvare copia di messaggi e ricevute
  • servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche
  • servizio Multiutenza incluso; servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche

Firma digitale: consente la sottoscrizione di documenti digitali in modo rapido, semplice e in massima sicurezza. La firma digitale Namirial si attiva online e in pochi minuti, 24/7, scegliendo tra:

• Firma Remota
  • Non serve la spedizione
  • Non serve alcun dispositivo
  • Fai tutto con lo smartphone
  • Dura 3 anni

• Firma su Smart Card
  • Spese di spedizione incluse
  • Funziona anche come CNS
  • Ideale per postazioni fisse
  • Dura 3 anni

• Firma su Token USB
  • Spese di spedizione incluse
  • Funziona anche come CNS
  • Firma su qualsiasi computer
  • Dura 3 anni

Marca temporale: serve ad attribuire a un documento digitale un’ora e una data valide legalmente. In questo modo è possibile dimostrare la data di creazione del documento dal momento dell’apposizione della marca temporale. Con Namirial puoi acquistare le marche temporali scegliendo il pacchetto che preferisci tra:

• Pacchetto da 100
• Pacchetto da 500
• Pacchetto da 1.000
• Pacchetto da 5.000

Cyber Security: CyberExpert è linnovativa piattaforma web di Namirial per la sicurezza informatica, che fornisce un’analisi delle vulnerabilità informatiche, che consente di ridurre in maniera tempestiva il rischio di attacchi informatici. CyberExpert esegue la scansione delle minacce informatiche a cui è esposta l’azienda, consentendo una corretta valutazione del rischio e l’attivazione delle contromisure idonee, senza dover installare alcun software e nel pieno rispetto del GDPR.