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Come firmare digitalmente un documento?
Se fino a qualche anno fa era necessario firmare un documento manualmente, con lo sviluppo della tecnologia e gli strumenti introdotti dalla digital transformation, oggi è possibile firmare digitalmente un documento. L’uso della firma digitale si sta diffondendo sempre di più in tutti i settori che necessitano di certificare l’autenticità di un documento.
Prima di vedere in che modo è possibile sottoscrivere un documento in formato elettronico, è importante capire che cos’è un documento informatico e come funziona una firma digitale per capire quali vantaggi implica l’utilizzo di questo nuovi strumenti che stanno cambiando il modo in cui vengono stipulati i contratti e gli accordi.
Che cos’è un documento digitale?
Un documento informatico, secondo la definizione fornita dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) è un “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (art. 1, lett. p). Si differenzia dal documento analogico che viene descritto come “la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (art. 1, lett. p-bis).
Il Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature), invece, definisce il documento elettronico come un “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva” (art.3, n.35). Il Regolamento UE n° 910/2014 sull’identità digitale stabilisce inoltre la non discriminazione dei documenti elettronici rispetto ai documenti cartacei.
La validità e l’efficacia probatoria dei documenti digitali sono disciplinate dall’art.20 del CAD. Al comma 1-bis si specifica che tali documenti hanno la stessa efficacia di una scrittura privata (art. 2702 del Codice civile) quando soddisfano il requisito della forma scritta e vi è apposta una firma digitale, un’altra tipologia di firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID con modalità tali da garantire sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.
Che cos’è la firma digitale?
La firma digitale è una tipologia di Firma Elettronica Qualificata (FEQ) che consente di firmare in pochi secondi qualsiasi documento. Tale strumento, regolamentato dal CAD, ha la stessa validità di una firma autografa apposta su carta.
Questo tipo di firma è quindi l’equivalente informatico di una firma autografa apposta su carta e di fatto ha il suo stesso valore legale: infatti, l’apposizione della firma digitale garantisce l’identità del sottoscrittore, la provenienza del documento e l’inalterabilità delle informazioni in esso contenute.
In altre parole, la firma digitale è associata stabilmente al documento informatico e lo arricchisce di informazioni che attestano con certezza:
- Integrità: garanzia che il documento non è stato manomesso dopo la sottoscrizione;
- Autenticità: garanzia dell’identità di chi firma;
- Valore legale: il documento elettronico sottoscritto digitalmente ha lo stesso valore legale di un documento cartaceo sottoscritto con firma autografa.
Per firmare digitalmente un documento con questo modello di FEQ bisogna acquistare un kit composto da un supporto fisico, come una business key o una smart card con apposito lettore, contenente i certificati di firma. Il kit può essere rilasciato solo da uno degli enti certificatori accreditati presso l’AgID, mentre i titolari di impresa possono rivolgersi anche alla Camera di Commercio di competenza territoriale.
In definitiva, con la firma digitale non è più necessario di spostarti fisicamente per sottoscrivere i tuoi contratti privati o di lavoro perché è possibile gestire qualsiasi tipo di pratica ovunque ci si trovi e senza carta, in pochi minuti: dai procedimenti giudiziari agli atti amministrativi e ai bilanci aziendali, dalle aste giudiziarie ai contratti delle utenze telefoniche o energetiche, fino alla richiesta di finanziamenti e alla sottoscrizione di polizze assicurative e servizi bancari.
La firma digitale per avvocati, ingegneri, architetti, medici, e più in generale per tutti coloro che sono iscritti agli ordini o lavorano nella PA, è ormai diventato uno strumento indispensabile e di uso quotidiano perché è flessibile, si adatta alle esigenze di ogni professionista e riduce i costi legati alla stampa, all’archiviazione dei documenti cartacei, e alla spedizione.
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Grazie alla Firma Digitale Namirial su Token Bluethoot è possibile autenticarsi ai servizi online e firmare digitalmente un documento, in modo estremamente facile e veloce, avendo sempre a portata di mano la propria identità digitale.
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