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Firma digitale: che cos’è e a cosa serve
In un mondo sempre più digitalizzato e con una crescente attenzione alla sicurezza dei dati, la firma digitale si sta sempre più diffondendo come strumento fondamentale per garantire la validità legale dei documenti elettronici. Si tratta di uno strumento che liberi professionisti e aziende utilizzano per sottoscrivere documenti in formato digitale, senza dover più ricorrere alla tradizionale firma su carta.
Essenziale per firmare contratti, documenti fiscali e comunicazioni legali, la firma digitale semplifica le procedure riducendo tempi e distanze. Secondo gli ultimi dati statistici sulla diffusione dei servizi fiduciari qualificati, elaborati da AgID, ad oggi sono 34.477.194 i certificati qualificati di firma digitale attivi e solo nei primi sei mesi del 2023 sono state generate oltre 3 miliardi di firme digitali remote.
La firma digitale, insieme alla dematerializzazione dei documenti cartacei, è un passo fondamentale verso la semplificazione degli adempimenti burocratici e l’efficientamento dei processi aziendali. È un meccanismo che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio di un documento elettronico, rendendolo equiparabile, ai fini legali, a un documento cartaceo firmato di proprio pugno.
Questa tipologia di firma elettronica qualificata (FEQ) è riconosciuta solo in Italia e il suo utilizzo è regolamentato dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) che la definisce “un particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare di firma elettronica tramite la chiave privata e a un soggetto terzo tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.
Scadenza firma digitale: che cosa succede quando il certificato non è più valido?
Ai sensi dell’articolo 24, comma 2 del CAD, la firma digitale sostituisce “l’apposizione di punzoni, sigilli, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere”. In più, il comma 3 del medesimo articolo specifica che per generare questa tipologia di firma è necessario utilizzare “un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non sia stato revocato o sospeso”.
Infatti, proprio come qualsiasi altro documento, anche il certificato di firma digitale ha una scadenza che va rispettata per continuare ad utilizzare questo strumento in modo corretto e legale. La durata di un certificato è di 3 anni e prima della scadenza può essere rinnovato per altri tre anni. Il già citato articolo 24 del CAD, comma 4-bis, sottolinea che “l’apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione, salvo che lo stato di sospensione sia stato annullato”.
Per effettuare la verifica della scadenza della firma digitale, e quindi del certificato, si può utilizzare il software fornito assieme al servizio o, in alternativa, è possibile accedere alla propria area riservata sul sito del provider scelto.
Firma Digitale Namirial: l’innovativa applicazione Namirial Sign
Namirial Sign è l’App per Firma Digitale di Namirial che permette di gestire la sottoscrizione digitale dei documenti in modo semplice, sicuro e veloce, semplificando i processi e riducendo i costi. In più, consente di utilizzare gratuitamente da un’unica piattaforma numerose funzionalità, utili per digitalizzare il lavoro e la vita privata, ed è disponibile in versione gratuita e in versione premium.
Ecco cosa consente di fare Namirial Sign:
- Firmare digitalmente in qualsiasi formato uno o più file (PadES, CadES, XadES);
- Apporre marche temporali ai file firmati;
- Verificare la validità dei file firmati digitalmente;
- Utilizzare dispositivi fisici di firma o la Firma Remota Namirial;
- Condividere in modo sicuro qualsiasi file;
- Attivare uno spazio di archiviazione in cloud o conservazione a norma;
- Visualizzare e modificare i file PDF;
- Apporre un sigillo elettronico o una firma automatica;
- Visualizzare in modalità avanzata file XML e P7M;
- Convertire e unire più file in formato PDF;
- Sottoscrivere più campi firma in un colpo solo;
- Criptare e decriptare qualsiasi file;
- Impostare una cartella di input/output per il proprio processo di firma;
- Salvare le operazioni di firma in bozza.
La versione web di Namirial Sign è disponibile anche su smartphone. La versione desktop è disponibile per Windows e Mac, per lavorare anche offline. Include il supporto Cloud Namirial (5GB inclusi) e la condivisione con utenti MyNamirial.
Come effettuare il rinnovo firma digitale con Namirial
Con Namirial è possibile richiedere, prima della relativa scadenza, il rinnovo dei certificati di firma. Sia la procedura di rinnovo che il pagamento devono essere effettuati qualche giorno prima della scadenza, in caso contrario il certificato risulterà scaduto.
Di seguito sono illustrati i passaggi per effettuare il rinnovo del certificato di firma digitale remota e automatica e il rinnovo dispositivi di firma (smart card/token).
Rinnovo del certificato di firma remota e automatica
Accedere alla propria area riservata al seguente indirizzo: https://portal.namirialtsp.com. Cliccare su Accedi ed inserire username e password ricevuti via mail contestualmente al rilascio del certificato digitale di firma.
Dopo aver eseguito correttamente il login, cliccare su Esegui Rinnovo Certificato. Per procedere verrà richiesto l’inserimento di un codice di verifica ottenuto via SMS.
Cliccare su SMS|Ricevi Codice Autenticazione. Verrà inviato al cellulare indicato nel modulo di attivazione un codice che deve essere inserito nell’apposito campo.
Completata la verifica al punto precedente, viene visualizzata la pagina di Gestione Certificati con l’elenco i certificati associati all’utenza.
Selezionare la riga contenente i dati del certificato, come sotto riportato e cliccare sul tasto Rinnova.
Dopo aver cliccato sul bottone Rinnova sarà necessario inserire il PIN del Certificato (presente nella busta cieca digitale ricevuta al rilascio del certificato stesso) ed il codice OTP di verifica, ottenuto cliccando su “INVIA CON SMS” (come da immagine sotto riportata).
Per il rinnovo di un certificato di firma automatica non viene richiesto l’inserimento dell’OTP ma solo del PIN.
Dopo aver Inserito tutti i dati, cliccare su Firma e Rinnova per completare la procedura di rinnovo del certificato.
Attendere l’avviso di conferma dell’avvenuto rinnovo.
FirmaCerta – Rinnovo dispositivi di firma
Con il dispositivo di Firma inserito aprire il software, FirmaCerta, quindi cliccare su: Gestione Dispositivo > Rinnovo Certificati. Leggere e confermare le clausole vessatorie quindi cliccare sul pulsante.
Quindi Selezionare il dispositivo ed immettere il Pin per il riconoscimento dello stesso e la lettura dei certificati.
A questo punto, il tool proporrà di visualizzare (facoltativo) e firmare digitalmente (obbligatorio) un file .pdf di richiesta rinnovo.
Selezionare Ok, quando richiesto, per effettuare l’operazione di firma. Attendere il completamento della procedura di rinnovo. A questo punto, il tool proporrà di firmare il contratto di rinnovo automaticamente e proporrà all’utente se desidera visualizzarlo o meno.
Selezionare il certificato e infine cliccare su Rinnova Certificati.
A questo punto, il tool proporrà di visualizzare o meno la richiesta di rinnovo, in entrambi i casi il file sarà firmato digitalmente.
Se è stato selezionato di visualizzare il Documento PDF, il programma mostrerà il contratto di rinnovo dei certificati.
Per concludere la procedura l’utente dovrà apporre la firma cliccando nel file che viene mostrato.
Attendere il completamento della procedura di rinnovo e concludere premendo Ok.
