Che cos’è, come si crea e quali sono i vantaggi della PEC imprese?
La PEC imprese, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è un sistema informatico che permette di ottimizzare i processi aziendali e consente di inviare e ricevere mail con lo stesso valore legale delle tradizionali raccomandate con ricevuta di ritorno, come stabilito dal DPR 11 Febbraio 2005 n. 68 che ne disciplina l’utilizzo.
Il termine “certificata” si riferisce al fatto che il gestore della casella PEC di cui il mittente è intestatario, una volta verificata la correttezza del messaggio, invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo il gestore di Posta Elettronica Certificata del destinatario, dopo aver verificato l’attendibilità della comunicazione PEC, invia al mittente la ricevuta di consegna.
Va inoltre ricordato che una trasmissione può essere considerata posta certificata solo se la casella del mittente e quella del destinatario sono entrambe caselle PEC, altrimenti il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste (ad esempio: non è prevista la ricevuta di consegna se il destinatario è in possesso solo di posta elettronica ordinaria) e la mail non avrà valore probatorio.
Quali sono i passaggi per creare una PEC aziendale?
L’iter per attivare una casella di Posta Elettronica Certificata è piuttosto simile a quello per aprire una tradizionale casella di posta elettronica, tuttavia bisogna prestare attenzione ad alcuni aspetti: prima di tutto bisogna collegarsi al sito di uno dei gestori riconosciuti dall’AgID, l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali come la PEC e la firma digitale, ed eseguire le procedure richieste dal singolo provider.
In seguito, l’utente dovrà fornire i propri dati anagrafici, caricare un documento di identità e specificare che la casella di PEC è richiesta da un’impresa prima di procedere al pagamento. Infine, il gestore attiverà la casella dopo aver verificato la correttezza delle informazioni ricevute.
Ecco quali sono i principali vantaggi della PEC imprese:
- Certezza dell’invio;
- Sicurezza della consegna;
- Immodificabilità del contenuto del messaggio e degli eventuali allegati;
- Riservatezza del messaggio;
- Identificazione sicura della casella mittente;
- Costo dell’abbonamento annuale è pari a due raccomandate cartacee e permette di inviare messaggi illimitati;
- Il servizio è accessibile in ogni momento da qualsiasi dispositivo collegato a Internet;
- La PEC aziende snellisce i flussi di lavoro, ottimizza le comunicazioni aziendali, semplifica i rapporti con la Pubblica Amministrazione ed è uno strumento indispensabile nel processo di digitalizzazione aziendale.
5 cose che devi sapere sull’obbligo PEC imprese
Gli articoli 16 D.L. n. 185/2008, 5 D.L. n. 179/2012 e 37 D.L. 76/2020 stabiliscono che i soggetti obbligati ad avere una casella di Posta Elettronica Certificata sono i seguenti:
- Pubbliche amministrazioni
- Imprese;
- Società;
- Ditte individuali;
- Liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale.
Ecco quali sono le cinque cose da sapere sull’obbligo PEC imprese:
- Registro Imprese: in base a quanto stabilito dalla legge 120/2020 recante “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitali” (Decreto Semplificazioni) tutte le imprese individuali e le società che non hanno comunicato al Registro Imprese il proprio indirizzo casella PEC entro il 1° ottobre 2020, o il cui domicilio digitale sia stato cancellato d’ufficio, o per le quali il proprio domicilio digitale, seppur dichiarato, sia inattivo, devono regolarizzare la propria posizione mediante comunicazione telematica al Registro Imprese competente per territorio;
- Come registrare la PEC al Registro imprese: sul sito web Registro Imprese sono illustrate le modalità per l’iscrizione della PEC al registro pubblico informatico previsto dal Codice Civile. L’iscrizione o la variazione della propria Posta Elettronica Certificata nel Registro Imprese non costa nulla poiché si tratta di adempimenti gratuiti, esenti da bolli, diritti, tariffe;
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Sanzioni: in caso di mancata comunicazione al Registro Imprese la norma prevede l’assegnazione d’ufficio di un nuovo e diverso domicilio digitale e una sanzione amministrativa come previsto dagli articoli 2630 (in misura raddoppiata per la società) e 2194 del codice civile (in misura triplicata per le imprese individuale):
- Dai 206 ai 2.064 € per le società;
- Dai 30 ai 1548 € per le imprese individuali;
- Regolamento UE n° 910/2014: con la Posta Elettronica Certificata è possibile inviare documenti informatici sottoscritti con firme elettroniche qualificate, emesse da Certificatori Accreditati, pubblici o privati, che rispettano i requisiti previsti dal Regolamento eIDAS n.910/2014;
- Fatture elettroniche: la PEC offre maggiori garanzie rispetto alla posta elettronica ordinaria e, come stabilito dalla Legge di Bilancio 2018, può essere utilizzata anche per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche.
PEC Namirial: la soluzione più completa sul mercato per la tua azienda
Namirial, gestore di Posta Elettronica Certificata accreditato presso AgID, permette di attivare una casella PEC imprese in pochi minuti e offre la possibilità di scegliere tra tre comodi pacchetti:
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PEC Professional che comprende:
- 2GB di spazio inbox + 3GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Costo: 19,00 euro + iva l’anno.
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PEC Business che include:
- 2GB di spazio inbox + 6GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Servizio Multiutenza incluso;
- Costo: 29, 00 euro + iva l’anno.
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PEC Enterprise che autentichi con:
- 2GB di spazio casella + 13GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Servizio Multiutenza incluso;
- Costo: 49,00 + iva l’anno.
Nel prezzo di ognuno dei tre pacchetti sono sempre inclusi i seguenti servizi:
- Invio e consegna sono certificati: l’invio è certificato dalla ricevuta di accettazione, mentre la ricevuta di consegna certifica che la comunicazione è arrivata a destinazione. Entrambe le ricevute valgono come prove in sede legale;
- Servizio di archiviazione avanzata: salva automaticamente una copia dei messaggi in ingresso e delle ricevute in un’area separata e sicura. Non temere di esaurire lo spazio: puoi acquistare altri giga o puoi esportare un backup per liberare lo spazio;
- Usa il tuo client preferito: puoi scaricare i messaggi e le ricevute direttamente sui tuoi dispositivi con il tuo client di posta preferito oppure accedere via web con qualsiasi browser;
- Multiutenza: i tuoi collaboratori potranno accedere alla casella con il loro account individuale e con permessi personalizzati;
- Servizio eFattura: facilita la consultazione delle Fatture Elettroniche ricevute dall’Agenzia delle Entrate sulla tua casella PEC. Oltre a contrassegnarle con un’apposita immagine consente di visualizzarne un’anteprima semplificata ed eventualmente di spostarle in una nuova cartella;
- Notifiche: Namirial offre il servizio Messaggi di Notifica che ti permette di abilitare una email non certificata, nella quale riceverai un avviso ogni qualvolta ricevi una nuova PEC da leggere;
- Report: se vuoi un resoconto delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore, Namirial ti offre due possibilità: PEC – Report Email giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere, sulla tua email ordinaria, il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore) e PEC – Report SMS giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere via SMS il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore)
- Spazio Inbox e Archivio ampliabili: puoi effettuare l’ampliamento della inbox e dell’archivo, aggiungendo tutti i giga di cui hai bisogno in qualsiasi momento e in autonomia (a pagamento);
- Inoltro messaggi non certificati: puoi impostare una funzione che permetterà l’ingresso di messaggi di posta ordinaria nella PEC o, in alternativa, puoi impostare una email ordinaria nella quale gli stessi verranno reindirizzati;
- Filtri: i filtri consentono di creare regole dalla webmail per guadagnare tempo automatizzando la gestione della tua posta;
- Massimali: puoi inviare un singolo messaggio PEC a un massimo 500 destinatari; ogni messaggio può avere una dimensione massima di 100MB.
- Namirial adotta tecnologie e procedure innovative per proteggere le proprie caselle di Posta Elettronica Certificata: il traffico, i contenuti e gli accessi vengono costantemente monitorati e sottoposti a severi controlli nel completo rispetto della tua privacy.
