PEC per privati: tutto quello che puoi fare con la Posta Elettronica Certificata

PEC per privati: tutto quello che puoi fare con la posta elettronica certificata

PEC per privati: il servizio che semplifica i rapporti tra cittadini e PA

La PEC per privati è un servizio che agevola lo svolgimento di determinate attività, come l’invio di raccomandate, certificazioni e atti, e permette ai cittadini di avere un canale di comunicazione diretta con gli uffici della Pubblica Amministrazione e le aziende.

Solitamente associata al mondo delle imprese e dei liberi professionisti, per i quali è obbligatoria in base a quanto stabilito dall’art. 16 D.L. n. 185/2008, art. 5 D.L. n. 179/2012 e art 37 D.L. 76/2020, la PEC sta diventando un servizio utile, in termini di velocità, risparmio e sicurezza, anche per il privato cittadino.

Che cos’è la PEC per privati? La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è uno strumento di comunicazione sicuro, economico e veloce che consente di inviare mail con lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata A/R, vale a dire la raccomandata con ricevuta di ritorno.

A differenza della Posta Elettronica ordinaria, il servizio PEC per privati presenta delle particolarità che la rendono uno strumento innovativo, pratico e affidabile: infatti, grazie agli avanzati sistemi di sicurezza antivirus e antispam utilizzati dal sistema, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibile, durante la trasmissione tra mittente e destinatario, nessun tipo di modifica né al messaggio né agli eventuali allegati. 

È importante ricordare che il sistema certifica data e ora sia della spedizione che della consegna e che tutti gli indirizzi PEC sono verificati e con valore legale. Inoltre, su tutti i messaggi inviati tramite Posta Elettronica Certificata vige un vincolo di segretezza, come quello riconosciuto dalla Costituzione per la corrispondenza normale.

Come aprire una PEC per privati e quanto costa?

La disciplina delle modalità di erogazione e utilizzo del servizio di PEC è contenuta nel Decreto del presidente della Repubblica n.68/2005 e nel Decreto Ministeriale del 2 novembre 2005.

Il servizio di Posta Elettronica Certificata può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), ovvero l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali come la PEC, la firma digitale e la marca temporale.

Come aprire una PEC? La procedura per creare una PEC è molto simile a quella utilizzata per aprire una tradizionale casella di posta elettronica, ma richiede qualche accorgimento in più: infatti, per attivare una casella di Posta Elettronica Certificata è necessario collegarsi al sito di uno dei gestori riconosciuti dall’AgID ed eseguire le procedure richieste dal singolo provider.

Il cliente dovrà fornire i propri dati anagrafici, caricare un documento di identità e specificare se la casella di PEC è richiesta da un’impresa, una persona giuridica o un privato cittadino. Infine, si procede al pagamento di quanto richiesto secondo le modalità indicate sul sito del gestore che, dopo aver verificato la correttezza delle informazioni ricevute, attiva la casella.

Rispetto alla posta elettronica tradizionale, la PEC garantisce:

  • La certezza dell’invio;
  • La sicurezza della consegna;
  • L’immodificabilità del contenuto del messaggio;
  • La riservatezza del messaggio;
  • L’identificazione sicura della casella mittente.

Il costo per l’attivazione della PEC per privati cambia in base al gestore: in genere, l’abbonamento annuale al servizio PEC equivale a due raccomandate cartacee e permette d’inviare messaggi illimitati.

Come funziona il processo di trasmissione di un messaggio PEC per privati?

Come abbiamo già detto, la PEC per privati è un sistema di trasmissione sicuro che consente di inviare messaggi di posta elettronica con valore legale e coinvolge quattro diversi attori: il mittente, il gestore della PEC di cui il mittente è intestatario, la persona che riceve il messaggio e il gestore della casella di Posta Elettronica Certificata di cui il destinatario è titolare.

Vediamo come funziona la Posta Elettronica Certificata:

  • Il mittente produce il messaggio PEC e aggiunge gli eventuali allegati;
  • Il gestore della casella PEC di cui il mittente è intestatario verifica la correttezza del messaggio e invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione. La ricevuta garantisce l’integrità del messaggio e dei suoi allegati;
  • Il gestore PEC del mittente invia la cosiddetta busta di trasporto (il documento informatico che contiene il messaggio di PEC e sul quale viene applicata una firma elettronica) al gestore PEC del destinatario che verifica l’attendibilità della comunicazione, consegna il messaggio nella casella destinataria ed invia al mittente la ricevuta di consegna;
  • Il mittente riceve la notifica di avvenuta consegna che attesta la disponibilità del messaggio presso il destinatario. In caso di problemi, invece, entro 24 ore il gestore invia la ricevuta di mancata consegna.Ricapitolando, ai fini della certificazione del messaggio PEC vengono rilasciate tre ricevute:
  1. Di accettazione: attesta l’invio della mail del gestore PEC del mittente;
  2. Di presa in carico: attesta il passaggio di responsabilità tra il gestore PEC del mittente e quello del destinatario;
  3. Di avvenuta consegna del messaggio: attesta che il destinatario ne ha piena disponibilità nella sua casella PEC. Le ricevute di consegna hanno piena validità legale anche se il messaggio non è stato effettivamente letto dal destinatario.

Tre sono anche gli avvisi rilasciati dal sistema in caso di esito negativo:

  1. Di non accettazione (destinatario inesistente);
  2. Di mancata consegna;
  3. Rilevazione di virus informatico.

Va inoltre ricordato che il valore legale è effettivo solo se la mail PEC viene inviata a un’altra mail PEC. Se il destinatario è in possesso di posta elettronica di tipo ordinario, la mail non ha valore probatorio

A che cosa serve la Posta Elettronica Certificata per privati?

Ecco alcuni esempi pratici che spiegano che cosa si può fare con una casella PEC per privati.

  • Invio di documenti alla Pubblica Amministrazione;
  • Disdette contratti fornitura di servizi e polizze assicurative;
  • Invio e ricezione di documenti lavorativi (ad esempio: busta paga, ferie e malattia).
  • Invio e ricezione comunicazioni condominiali (ad esempio: verbali riunioni e contratti).
  • Ricevere e visualizzare fatture elettroniche;
  • Partecipare a concorsi pubblici;
  • Registrare atti tra privati.