La rivoluzione della PEC nella transizione digitale delle PMI

PEC: caratteristiche di uno strumento a servizio delle piccole e medie imprese

La Posta Elettronica Certificata, o più semplicemente PEC, supporta la digitalizzazione delle piccole e medie imprese, considerate il cuore del tessuto economico e produttivo italiano: basti pensare che, secondo i dati degli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, oggi le quasi 220 mila PMI (imprese con un numero di addetti compreso tra 10 e 249, con meno di 50 milioni di euro di fatturato) rappresentano il 41% del fatturato nazionale, il 38% del valore aggiunto ed il 33% degli occupati.

PEC è il sistema digitale che permette di inviare email con lo stesso valore legale delle tradizionali raccomandate con ricevuta di ritorno e, a differenza della posta elettronica ordinaria, certifica data e ora sia della spedizione che della consegna, garantendo sempre l’identità di mittente e destinatario. 

In più, grazie agli avanzati sistemi di sicurezza antivirus e antispam, il sistema è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibile, durante la trasmissione tra mittente e destinatario, nessun tipo di modifica né al messaggio né agli eventuali allegati. Non va poi dimenticato che la PEC, in base a quanto stabilito dalla Legge di Bilancio 2018, può essere utilizzata anche per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche.

La Posta Elettronica Certificata, oltre ad essere uno strumento di comunicazione veloce e sicuro, che snellisce i flussi di lavoro e ottimizza la gestione delle comunicazioni aziendali, è anche economico: infatti, il costo dell’abbonamento annuale al servizio equivale a circa due raccomandate cartacee e permette d’inviare messaggi illimitati, con eventuali allegati, da qualsiasi device collegato a Internet e in qualunque momento.

Il servizio di Posta Elettronica Certificata può essere erogato solo dai gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali come la PEC, la firma digitale e la marca temporale.

Posta Elettronica Certificata: in che modo supporta la digitalizzazione delle PMI e perché utilizzarla? 

Intraprendere un percorso di digital trasformation in ambito aziendale significa cambiare visione e adottare un approccio olistico, adeguare le strategie ai nuovi paradigmi e sfruttare le opportunità offerte dalle nuove tecnologie digitali allo scopo di ottimizzare il business.

Tra gli strumenti che supportano la digitalizzazione delle imprese c’è sicuramente la PEC che, se integrata nei sistemi gestionali aziendali, favorisce l’automazione dei processi, riduce i tempi di attesa ed elimina il costo della carta e degli archivi documentali. 

Vediamo perché utilizzare la PEC è un vantaggio per le PMI:

• Semplifica i rapporti con la Pubblica Amministrazione e la gestione delle comunicazioni con l’Agenzia delle Entrate;
• Ha una valenza giuridica ed è quindi utile per inviare contatti, accordi, fatture e ricevute di pagamento;
• È utile nella compilazione di questionari e indagini ISTAT.

Le soluzioni PEC Namirial per le PMI

Con Namirial, gestore di Posta Elettronica Certificata accreditato presso AgID, bastano pochi minuti per attivare la PEC online e scegliere tra tre comodi pacchetti adatti ad ogni tipo di esigenze:

• PEC Professional che comprende:
  • 2GB di spazio inbox + 3GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
  • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
  • Costo: 19,00 euro + iva l’anno.
• PEC Business che include:
  • 2GB di spazio inbox + 6GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
  • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
  • Servizio Multiutenza incluso;
  • Costo: 29, 00 euro + iva l’anno.
• PEC Enterprise che autentichi con:
  • 2GB di spazio casella + 13GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
  • Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
  • Servizio Multiutenza incluso;
  • Costo: 49,00 + iva l’anno.

Tutte le tipologie sono dotate dei migliori servizi sempre inclusi nel prezzo:

• Invio e consegna sono certificati: l’invio è certificato dalla ricevuta di accettazione, mentre la ricevuta di consegna certifica che la comunicazione è arrivata a destinazione. Entrambe le ricevute valgono come prove in sede legale;
• Servizio di archiviazione avanzata: salva automaticamente una copia dei messaggi in ingresso e delle ricevute in un’area separata e sicura. Non temere di esaurire lo spazio: puoi acquistare altri giga o puoi esportare un backup per liberare lo spazio;
• Usa il tuo client preferito: puoi scaricare i messaggi e le ricevute direttamente sui tuoi dispositivi con il tuo client di posta preferito oppure accedere via web con qualsiasi browser;
• Multiutenza: i tuoi collaboratori potranno accedere alla casella con il loro account individuale e con permessi personalizzati;
• Servizio eFattura: facilita la consultazione delle Fatture Elettroniche ricevute dall’Agenzia delle Entrate sulla tua casella PEC. Oltre a contrassegnarle con un’apposita immagine consente di visualizzarne un’anteprima semplificata ed eventualmente di spostarle in una nuova cartella;
• Notifiche: Namirial offre il servizio Messaggi di Notifica che ti permette di abilitare una email non certificata, nella quale riceverai un avviso ogni qualvolta ricevi una nuova PEC da leggere;
• Report: se vuoi un resoconto delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore, Namirial ti offre due possibilità: PEC – Report Email giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere, sulla tua email ordinaria, il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore) e PEC – Report SMS giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere via SMS il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore);
• Spazio Inbox e Archivio ampliabili: puoi effettuare l’ampliamento della inbox e dell’archivo, aggiungendo tutti i giga di cui hai bisogno in qualsiasi momento e in autonomia (a pagamento);
• Inoltro messaggi non certificati: puoi impostare una funzione che permetterà l’ingresso di messaggi di posta ordinaria nella PEC o, in alternativa, puoi impostare una email ordinaria nella quale gli stessi verranno reindirizzati;
• Filtri: i filtri consentono di creare regole dalla webmail per guadagnare tempo automatizzando la gestione della tua posta;
• Massimali: puoi inviare un singolo messaggio PEC a un massimo 500 destinatari; ogni messaggio può avere una dimensione massima di 100MB.

Namirial adotta tecnologie e procedure innovative per proteggere le proprie caselle di PEC: il traffico, i contenuti e gli accessi vengono costantemente monitorati e sottoposti a severi controlli nel completo rispetto della tua privacy.

Non hai ancora attivato una PEC aziendale? Scopri le soluzioni Namirial e scegli la PEC che fa per te a partire da 19€ +iva l’anno.