Fatture web: dal supporto cartaceo al documento informatico

Il passaggio dalle fatture cartacee alle fatture web per le piccole imprese

Il passaggio dalle fatture cartacee alle fatture web per le piccole imprese

Il processo di digitalizzazione delle imprese, unito alla dematerializzazione documentale, ha segnato il passaggio dalle fatture cartacee alle fatture web anche per le piccole imprese, ovvero tutte quelle aziende che hanno meno di 50 occupati e un fatturato annuo, oppure un totale di bilancio annuo, non superiore a 10 milioni di euro.

A partire dal 1°gennaio 2019, in base a quanto previsto dalla Legge di Bilancio 2018, la fattura elettronica è obbligatoria sia in ambito B2C (verso un consumatore finale), sia in ambito B2B (verso un altro soggetto IVA).
Gli unici professionisti esclusi dal provvedimento sono quelli che rientrano nel regime forfettario e nel regime dei minimi, insieme alla categoria dei “Piccoli produttori agricoli”.

Sono esenti dall’obbligo di fatturazione elettronica anche le operazioni transfrontaliere. Ciò significa che le attività di cessione di beni e prestazioni di servizi da e verso l’estero possono continuare ad essere registrate con fatture cartacee. Tali fatture devono seguire la numerazione adottata per identificare le fatture elettroniche emesse e ricevute da venditori e committenti che operano in Italia.

Che cos’è una fattura elettronica? La fattura elettronica è un documento digitale che contiene le stesse informazioni normalmente presenti in una fattura cartacea. La e-fattura è emessa in formato strutturato (XML, eXstensible Markup Language), trasmessa in modalità telematica al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate e recapitata tramite lo stesso mezzo al soggetto ricevente. Inoltre, al fine di garantire l’autenticità del mittente, l’integrità e leggibilità del contenuto ogni e-fattura deve essere firmata digitalmente.

SdI e fatture web: che cos’è il Sistema di Interscambio?

Il Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate, svolge il ruolo di “postino digitale” ed è un sistema informatico che permette di:

  • Ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della Fattura PA;
  • Effettuare controlli sui file ricevuti;
  • Inoltrare le fatture verso le amministrazioni pubbliche destinatarie, o verso cessionari/committenti privati (B2B e B2C).

La fattura elettronica, per consentire al Sistema di Interscambio di smistare il documento verso il giusto destinatario, deve contenere i seguenti dati relativi al soggetto ricevente:

  • Per gli uffici della Pubblica Amministrazione si utilizza il Codice Univoco Ufficio composto da 6 caratteri;
  • Per identificare i consumatori privati si utilizza il Codice Fiscale;
  • Per imprese, professionisti e altri destinatari B2B i metodi sono due: 1) Codice destinatario: se il soggetto ricevente è accreditato presso il Sistema di Interscambio; 2) Indirizzo PEC;

Le fatture web, in base a quanto stabilito dall’art.39 del Dpr n.633/1972, devono essere conservate digitalmente per 10 anni sia da chi le emette, sia da chi le riceve. Il processo di conservazione elettronica è regolamentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e permette all’utente di:

  • Non perdere mai le fatture;
  • Riuscire sempre a leggerle;
  • Poter recuperare in qualsiasi momento l’originale del documento.

Come compilare una fattura elettronica?

Per emettere una fattura elettronica è necessario disporre di:

  • Un PC, un tablet o uno smartphone in grado di connettersi a internet;
  • Un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018.

Una volta compilata la e-fattura con i propri dati fiscali, i dati fiscali del cliente e le informazioni relative al prodotto/servizio erogato, il documento elettronico deve essere firmato digitalmente tramite firma elettronica qualificata e inviata al destinatario mediante il Sistema di Interscambio.

Il Sistema di Interscambio, prima di consegnare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato, effettua i seguenti controlli:

  • Verifica che siano presenti le informazioni minime obbligatorie previste per legge;
  • Verifica che la partita IVA o il codice fiscale del cliente siano esistenti e presenti in Anagrafe Tributaria;
  • Verifica che sia inserito in fattura l’indirizzo telematico dove recapitare il file;
  • Verifica che ci sia coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’Iva.

Invio fatture web: qual è il termine di emissione di una e-fattura?

Il termine di emissione di una e-fattura dipende dal tipo di documento:

  • Nel caso di fattura immediata, l’invio della fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SdI) è possibile entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione, ovvero dalla data del documento;
  • Nel caso di fattura differita, l’emissione e l’invio telematico della fattura elettronica deve avvenire entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione.

Quali sono le differenze tra i due tipi di fattura? La fattura immediata viene emessa o spedita al cliente il giorno stesso in cui avviene la cessione di un bene o la prestazione di un servizio.

La fattura differita, al contrario, viene emessa o spedita al cliente in un momento successivo a quello in cui avviene la cessione di un bene o la prestazione di un servizio e consente di riepilogare una serie di operazioni, avvenute durante lo stesso mese, all’interno di un unico documento fiscale.

Sanzioni e fatture web: cosa dice la normativa?

La normativa vigente prevede alcune sanzioni per le fatture elettroniche inviate in ritardo, con errori, scartate dal Sistema di Interscambio (SdI) oppure omesse.

In particolare, l’articolo 6, comma 1, del D.lgs n. 471/1997 stabilisce che in caso di fattura elettronica inviata in ritardo o non emessa si applica “la sanzione amministrativa compresa tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio. Alla stessa sanzione, commisurata all’imposta, è soggetto chi indica, nella documentazione o nei registri, una imposta inferiore a quella dovuta.”

La sanzione minima è pari a 500 euro. Se la violazione non incide sulla corretta liquidazione del tributo, la sanzione va da un minimo di 250 euro a un massimo di 2.000 euro.

Va inoltre ricordato che l’Agenzia delle entrate, con la risposta all’Interpello n. 129 del 14 maggio 2020, precisa che la trasmissione della fattura immediata emessa oltre la scadenza dei 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, anche se cade in un giorno festivo, è punibile con le sanzioni previste dalla normativa.

Cosa significa? Che non è possibile applicare la norma secondo cui “i versamenti e gli adempimenti, anche se solo telematici, previsti da norme riguardanti l’Amministrazione economico-finanziaria che scadono il sabato o in un giorno festivo sono sempre rinviati al primo giorno lavorativo successivo” (articolo 7, lettera h, Dl n. 70/2011).

Il pagamento della sanzione deve essere eseguito tramite modello F24, compilando la sezione erario ed utilizzando il codice tributo 8911.

Personal di Namirial: la soluzione per le piccole imprese

Personal di Namirial è il servizio dedicato ad una sola Partita iva (Cedente/Prestatore) che permette all’utente d’inserire in autonomia nel sistema web i dati delle fatture da inviare o caricare (upload) e il file fatture XML se prodotto dal proprio gestionale o ricevuto da altro gestore.

Il servizio prevede la trasmissione, la ricezione e conservazione per 10 anni della pratica prodotta ed è la soluzione perfetta per i singoli professionisti e le piccole aziende che devono inviare e ricevere modeste quantità di fatture elettroniche.

Il costo di Personal Namirial è di 49,00 euro + iva per 200 fatture.