Che cosa significa riconciliazione bancaria e perché è utile?
La riconciliazione bancaria è una tipica attività di gestione aziendale che consiste nel verificare che le registrazioni contabili corrispondano ai movimenti riportati nell’estratto conto bancario. In altre parole, tale operazione permette di verificare la corretta corrispondenza tra i conti bancari e contabilità al fine di individuare possibili errori o anomalie tra i registri contabili e gli estratti conti bancari.
L’obiettivo dell’attività di riconciliazione, quindi, è avere la contabilità aziendale allineata con tutte le operazioni registrate sul conto corrente della banca.
Non va dimenticato che l’azienda annota i suoi movimenti contabili con modi e tempi diversi rispetto a quelli in cui la banca registra le stesse operazioni sul conto corrente dell’azienda. Ad esempio, spese, incassi e pagamenti di fatture, interessi, commissioni, F24, Riba e addebiti Sepa, sull’estratto conto bancario possono essere accorpati in distinte e con valute differenti rispetto a quanto registrato in contabilità.
Attraverso l’attività di riconciliazione bancaria è possibile effettuare una quadratura dei movimenti presenti negli estratti conto bancari con quelli già registrati in contabilità per controllare che tutti i movimenti bancari siano stati registrati anche nella Prima nota contabile e viceversa.
Che cos’è la Prima nota contabile? La Prima nota è un registro contabile nel quale vengono riportate, in ordine di data, tutte le operazioni economiche e i movimenti finanziari che si registrano ogni giorno all’interno di un’attività commerciale. Si tratta di uno strumento non obbligatorio ma molto utile che consente di tenere sotto controllo, in totale autonomia, i flussi economici del proprio business.
Il processo di riconciliazione bancaria può essere affidato all’addetto amministrativo interno all’azienda o, in alternativa, a un professionista esterno incaricato alla tenuta della contabilità generale.
Riconciliazione bancaria: quali sono i vantaggi?
Pur non essendo è un obbligo fiscale, l’attività di riconciliazione è fortemente consigliata ed è fondamentale per una buona gestione finanziaria dell’impresa.
Ecco quali sono i vantaggi della riconciliazione bancaria:
- Avere un controllo migliore sulle risorse economiche dell’azienda e di individuare eventuali errori nei registri contabili, fatture non pagate o ritardi di accredito o addebito;
- Possibilità di gestire con maggiore efficacia la registrazione contabile e la Prima nota;
- Disporre di dati aggiornati sui movimenti bancari aziendali in caso di un controllo o ispezione delle autorità competenti;
- Avere a disposizione informazioni di qualità in grado di favorire il processo decisionale.
Con quale frequenza vanno effettuate le riconciliazioni bancarie? Come abbiamo già detto, l’attività di riconciliazione è necessaria per garantire la correttezza dei dati contabili ed è quindi consigliabile effettuarla con la stessa cadenza con la quale si redigono le scritture contabili (mensile, trimestrale o semestrale). Per le piccole società, invece, può essere sufficiente anche una volta l’anno.
Un controllo costante delle operazioni ottimizza i processi aziendali, permette di risolvere velocemente le eventuali criticità amministrative e diminuisce la possibilità di errore.
Come si esegue l’attività di riconciliazione?
La riconciliazione bancaria può essere effettuata in diversi modi:
- Manualmente: una volta recuperata la documentazione necessaria basterà spuntare di volta in volta le varie voci dal confronto tra estratto conto e Prima nota;
- Utilizzando un foglio di calcolo Excel: è sufficiente scaricare dall’home banking l’estratto conto nel formato xls o csv. In seguito, in un file Excel bisognerà inserire i dati dell’estratto conto e i movimenti di contabilità prima di procedere al confronto dei due conti:
- Mediante un software di gestione contabile: un software gestionale è in grado di importare in automatico i file degli estratti conto e confrontarli con i movimenti contabili.
La riconciliazione bancaria, come qualsiasi altro processo aziendale, deve essere revisionata per essere certi che non ci siano errori nel confronto tra i libri contabili e gli estratti conto bancari.
La revisione consiste nell’analisi incrociata di tre documenti, ovvero:
- Una copia della riconciliazione relativa al periodo che si vuole controllare;
- Una copia dell’attività contabile corrispondente;
- Una copia dell’estratto conto bancario del periodo da riconciliare.
Come fare una riconciliazione bancaria?
La procedura per la riconciliazione piuttosto semplice: infatti, basta confrontare i dati dell’estratto conto con la scheda contabile. Una volta recuperati i documenti necessari si procede come segue:
- Controllo del saldo: in questa prima fase si effettua un controllo di entrambi i saldi. Nel caso in cui coincidono si può passare allo step successivo. Sei saldi sono divergenti bisogna prendere nota della differenza (delta) e ricordare se il saldo bancario è maggiore del saldo contabile o se, al contrario, è minore;
- Controllo dei singoli movimenti: se i saldi coincidono basterà verificare la completezza analitica dei singoli dati presenti nei due documenti. Se i saldi sono divergenti bisogna individuare gli importi che generano la differenza ed evidenziarli e successivamente analizzare la completezza degli importi causa del delta;
- Analisi delle spese di competenza: spesso sono la causa delle differenze rilevate nel controllo dei singoli movimenti poiché sono contabilizzate (e quindi addebitate) in periodi successivi a quello rendicontato. Tali spese sono dotate di un codice giustificativo stabilito dalla banca;
- Analisi dei movimenti non contabilizzati: se la differenza tra i saldi è causata da operazioni non contabilizzate prima di procedere con la riconciliazione è necessario correggere i documenti della contabilità.
FinEase di Namirial: l’Intelligenza Artificiale applicata alla gestione contabile e finanziaria
FinEase di Namirial applica l’intelligenza artificiale alle attività di gestione contabile e finanziaria: si interfaccia con il cassetto fiscale e i conti correnti dell’utente per importare, elaborare e aggiornare costantemente i dati di fatture e flussi finanziari, senza inserirli manualmente
Il sistema, che riduce del 90% tempo ed errori, crea la prima nota riconciliata e lo scadenzario in modo automatizzato, ad una velocità mai vista prima (rapporto 1 ora/1 minuto), permette di visualizzare la situazione prospettica della liquidità e di calcolare il DSCR puntuale e prospettico obbligatorio, in ottemperanza all’obbligo previsto dal Codice della Crisi d’Impresa
Ecco quali sono i vantaggi di FinEase:
- Riconciliazione bancaria veloce e sicura: crei la prima nota riconciliata e lo scadenzario in modo automatizzato, associando ogni fattura al relativo movimento bancario. Il sistema scarica le fatture dal cassetto fiscale ed effettua il download automatico di tutti gli estratti conto con la totale sicurezza del protocollo bancario PSD2, aggregandoli tramite il connettore FinTech in un “Super Home Banking”;
- Pianificazione finanziaria facile e indispensabile: il sistema analizza i costi fissi e i ricavi attesi inseriti ed effettua proiezioni statistiche precise ed affidabili, dei flussi contabili e finanziari, in entrata e in uscita, visualizzando il cash flow a sei mesi;
- Calcolo del DSCR: la Riforma della Crisi d’impresa, introdotta a marzo 2019, ha decretato che tutte le società di capitali dovranno obbligatoriamente dotarsi di un’organizzazione interna adeguata a prevenire e anticipare l’eventuale crisi d’impresa: il DSCR è un indicatore fondamentale nell’analisi preventiva dello stato di difficoltà aziendale, che ogni impresa dovrà calcolare trimestralmente in misura prospettica a 6 mesi, al fine di valutare la sostenibilità del debito e la continuità aziendale;
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- Efficacia operativa: grazie all’automazione è possibile raggiungere non solo un’incredibile velocità di riconciliazione contabile (rapporto 1h/1min), ma anche la totale riduzione degli errori e l’ottimizzazione del tempo e delle risorse impiegati;
- Semplicità di utilizzo: FinEase dispone di un’interfaccia semplice da utilizzare e non richiede l’installazione di alcuna nuova applicazione: non è necessario cambiare l’home banking o il fornitore di fatturazione elettronica, pur beneficiando di un unico cruscotto.
