Che cosa sono i software ATS?
La ricerca di nuovi talenti è un processo estremamente importante per le aziende, perché può avere un impatto diretto sul loro successo. Per una selezione efficace dei candidati, che possa assicurare di scegliere il profilo più adatto a ricoprire una specifica posizione, durante il reclutamento l’azienda deve considerare molti fattori.
La talent acquisition è uno dei processi più dispendiosi in termini di tempo per chi si occupa di gestione delle risorse umane. Per garantire l’efficienza delle operazioni, molte aziende si avvalgono di sistemi di tracciamento dei candidati, meglio noti come software ATS.
Che cos’è un software ATS? La sigla ATS – acronimo di Applicant Tracking System – identifica una famiglia di software per le risorse umane che aiuta le aziende a ottimizzare l’intero processo di selezione e assunzione.
Un ATS offre una serie di funzionalità che permettono alle aziende di affrontare le sfide tipiche dell’onboarding, per trovare e assumere i candidati che meglio rispondono ai requisiti illustrati nella descrizione dell’offerta di lavoro.
Dalla pubblicazione dell’annuncio di lavoro all’invio di e-mail automatiche ai candidati, il software recruiting tiene traccia di tutte le attività del processo di reclutamento, candidatura e assunzione, consentendo ai team delle risorse umane di risparmiare tempo, identificare e profilare i talenti più adatti all’azienda.
Implementare un software ATS snellisce il processo di screening delle candidature, riduce i costi del processo di recruiting, automatizza la gestione di grossi volumi di CV, minimizzando il lavoro manuale, e garantisce la selezione dei candidati più qualificati per il lavoro.
Come funzionano i software ATS?
Sul mercato esistono diversi Applicant Tracking System, il cui funzionamento di base è più o meno simile: i software eseguono una scansione del database di CV, analizzando le keyword presenti e confrontandole con quelle inserite nella job description.
Quindi, per consentire ai recruiter una selezione preliminare dei candidati, il sistema estrae in automatico i CV con il maggior numero di corrispondenze per parole chiave rilevanti. In questo modo, gli addetti alla selezione possono eliminare i curricula che non soddisfano i requisiti e concentrare i propri sforzi su quelli che hanno il potenziale per soddisfare le richieste dell’azienda.
I migliori software ATS utilizzano tecnologie all’avanguardia, come l’elaborazione del linguaggio naturale e l’Intelligenza Artificiale, per vagliare e ordinare i curricula dei candidati, rendendo più facile e veloce una serie di passaggi che altrimenti dovrebbero essere svolti manualmente. Ciò si traduce in un risparmio di tempo e denaro, oltre a un maggior livello di accuratezza nel processo di selezione.
Inoltre, questo tipo di software consente alle aziende di raccogliere e archiviare informazioni sui candidati, che possono essere utilizzate per costruire una ricca banca dati di potenziali dipendenti.
Un sistema di tracciamento dei candidati si articola in sei fasi:
- si crea un annuncio di lavoro e lo si inserisce nell’ATS. L’annuncio include informazioni sulla posizione da ricoprire (come il job title) o le qualifiche e il livello d’esperienza richiesti;
- l’ATS usa le informazioni inserite nell’annuncio per creare un profilo del candidato ideale;
- quando arrivano i curricula inviati dai candidati, l’ATS li analizza e li classifica in base alla corrispondenza con il profilo del candidato ideale;
- i responsabili HR identificano rapidamente i candidati più qualificati e li fanno avanzare nel processo di selezione;
- i candidati selezionati ricevono un’e-mail automatica che li informa che sono stati selezionati per un colloquio;
- terminati i colloqui, l’ATS aiuta i recruiter a confrontare i profili e le qualifiche dei candidati incontrati, per selezionare la persona più preparata per il lavoro.
Un buon ATS fornisce report e analisi approfondite, che aiutano a prendere decisioni informate in tutte le fasi del processo di reclutamento. Questi report devono includere un riepilogo del numero di curricula ricevuti, colloqui sostenuti, offerte accettate. Un Applicant Tracking System deve anche integrarsi facilmente con altri software e sistemi aziendali, come HRIS (Human Resource Information System) e CRM (Customer Relationship Management) o esterni, tra cui job board, social media e altri strumenti di reclutamento.
Quali sono i vantaggi dei software ATS?
L’implementazione di un software ATS nel processo di reclutamento e selezione offre un grande valore aggiunto alle aziende, che si traduce in molteplici benefici.
Ecco quali sono i principali vantaggi offerti dai software ATS:
- Processi automatizzati e più efficienti: un Applicant Tracking System trasforma il processo di reclutamento e assunzione, automatizzando le attività più noiose, come la creazione e l’invio di e-mail, la programmazione di colloqui e la raccolta di feedback. Inoltre, eliminando l’inserimento manuale dei dati, riduce la possibilità di errori e i tempi. In questo modo, anche l’esperienza complessiva del candidato risulta migliore.
- Risparmio di tempo e costi: il software di recruiting riduce i tempi e i costi del reclutamento. Con pochi clic consente di pubblicare online le offerte di lavoro, monitorare i candidati e programmare i colloqui. Inoltre, consente di avere sempre a disposizione un database di persone da poter contattare per future offerte di lavoro.
- Miglior processo decisionale: manager e selezionatori dispongono in tempo reale di dati completi e aggiornati, utilizzabili per prendere decisioni più informate sul processo di reclutamento. Le aziende possono gestire facilmente grandi pool di candidati, suddividendoli in categorie e monitorando i loro progressi durante il processo di assunzione.
- Maggior employer branding: i sistemi di tracciamento dei candidati possono migliorare anche la reputazione aziendale, rendendo più facile attrarre potenziali candidati. Questi sistemi, infatti, sono in grado di pubblicare automaticamente le offerte di lavoro su più job board, consentendo al datore di lavoro di raggiungere un maggior numero di persone con una minore quantità di risorse.
- Analisi e bilanci: un Applicant Tracking System permette di tenere sotto controllo il budget per le assunzioni e può fornire informazioni preziose sul processo di reclutamento che aiutano i datori di lavoro a migliorare le loro strategie per le assunzioni future.
