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Onboarding digitale: l’innovazione nei processi HR
La digital transformation ha ridisegnato il mondo delle piccole e grandi imprese a partire dal settore Human Resource (HR), dove l’Onboarding digitale è diventato passaggio fondamentale nella gestione delle risorse umane da remoto.
Che cos’è l’Onboarding digitale? Nel lessico aziendale la parola inglese Onboarding – in italiano “salire a bordo” – si riferisce al meccanismo attraverso il quale i nuovi dipendenti acquisiscono le conoscenze, le competenze e i comportamenti necessari per diventare membri dell’organizzazione.
Nel dettaglio, il processo di Onboarding aziendale, noto anche come “socializzazione organizzativa”, è l’ultimo atto della fase di recruiting o recruitment, ovvero la selezione del personale, e implica una serie di azioni che facilitano l’inserimento di una nuova risorsa all’interno dell’azienda allo scopo di fornirgli le informazioni e gli strumenti che gli permettano di gestire in modo autonomo le proprie mansioni.
Un processo di Digital onboarding efficace e ben strutturato richiede da un minimo di 3 a un massimo di 6 mesi, serve a rendere produttive le nuove risorse nel più breve tempo possibile e garantisce una collaborazione lavorativa più lunga, contrastando il pericolo che i dipendenti abbandonino il lavoro dopo pochi mesi dall’assunzione.
In altre parole, migliorare l’inserimento dei neoassunti all’interno del team di lavoro apporta benefici in termini di redditività e di Employee Retention (o HR Retention), vale a dire la capacità di un’organizzazione di mantenere i propri dipendenti all’interno di un’azienda.
Il turnover del personale (flusso di persone che transita in ingresso e in uscita da un’azienda), infatti, ha un impatto significativo sul benessere dell’impresa e se non è controllato attraverso politiche del personale attente al commitment delle risorse umane (che comprende tre fattori principali: coinvolgimento, impegno e motivazione) può tradursi in una fuga dei professionisti più qualificati e quindi in una perdita di capitale umano che può essere causata da problemi di comunicazione i propri responsabili, cattivo rapporto con i colleghi, assenza di riconoscimenti, carichi eccessivi di responsabilità e scarsa empatia verso i bisogni dei collaboratori.
Oggi, i responsabili delle risorse umane sono consapevoli che una delle maggiori sfide del reclutamento è la fidelizzazione dei talenti una volta inseriti e in questa competizione l’Onboarding digitale svolge un ruolo cruciale: basti pensare che, secondo i dati di The True Cost of a Bad Hire, una ricerca condotta dall’azienda statunitense Glassdoor, le organizzazioni con un solido processo di Onboarding migliorano la fidelizzazione dei nuovi assunti dell’82% e la produttività di oltre il 70%. Al contrario, le aziende con programmi di Onboarding deboli perdono la fiducia dei loro candidati e hanno maggiori probabilità di perdere i neo assunti nel corso del primo anno.
Va inoltre ricordato che la digitalizzazione dei processi di Onboarding non investe solo il settore delle risorse umane e della gestione dei talenti, ma è ampiamente diffusa anche in altri ambiti, come il B2C (Business to Consumer) e il B2B (Business to Business), e più in generale in qualsiasi campo in cui un’organizzazione ha bisogno di inserire una persona nella sua struttura come dipendente o cliente.
Quali sono gli strumenti e i vantaggi dell’Onboarding digitale?
La tecnologia gioca un ruolo chiave nel processo di reclutamento delle risorse umane e rende i passaggi più fluidi, migliorando sia il lavoro del team HR, sia l’inserimento dei neoassunti. Gi strumenti digitali, infatti, accelerano e automatizzano il processo di Onboarding e ciò consente alla nuova risorsa di accedere a tutte le informazioni di cui ha bisogno da qualsiasi dispositivo e in qualunque momento.
Ecco quali sono i principali tools di Onboarding digitale su cui puntare per trattenere i migliori talenti:
- Software per videoconferenze: permettono di gestire colloqui singoli e di gruppo, organizzare riunioni, pianificare virtual training e webinar aziendali;
- Software di collaborazione aziendale: consentono ai dipendenti di lavorare da remoto sullo stesso progetto e di organizzare il flusso di dati e informazioni in modo facile e veloce;
- Software di Firma digitale: l’equivalente informatico della firma autografa apposta su un documento cartaceo favorisce la dematerializzazione delle pratiche aziendali e permette alla nuova risorsa di sottoscrivere i documenti relativi all’assunzione da computer, tablet o smartphone.
L’Onboarding è una procedura delicata che richiede una buona pianificazione preventiva e si basa sulle cosiddette “Quattro C” illustrate nella guida Onboarding New Employees: Maximizing Success pubblicata dalla Society for Human Resource Management (SHRM):
- Compliance: il Responsabile HR deve fornire al nuovo membro del team le informazioni relative alla politica aziendale e spiegare nel dettaglio quali sono le linee guida, legali e organizzative, per consentire al dipendente di adeguarsi alle dinamiche interne;
- Clarification: al neoassunto l’azienda deve fornire informazioni chiare e in merito alle sue mansioni così da permettere alla nuova risorsa di capire quali sono le aspettative che dovrà assolvere;
- Culture: è una categoria ampia che comprende le norme interne, formali e informali, da comunicare al neoassunto per aiutarlo ad entrare in contatto con la cultura aziendale. La Corporate Culture dovrebbe essere una priorità per il dipartimento delle Risorse Umane perché in essa confluiscono valori, mission e vision aziendale;
- Connection: per raggiungere il successo aziendale è necessario creare connessioni tra i dipendenti, promuovere i legami tra le persone (ad esempio, assegnando un mentore alla nuova risorsa per guidarla nel percorso di apprendimento al fine di favorire la crescita professionale e personale del neoassunto) e incoraggiare la comunicazione tra colleghi e responsabili.
I vantaggi dell’Onboarding digitale si possono riassumere in tre punti principali:
- Una migliore organizzazione grazie all’impiego di strumenti innovativi che riducono i margini di errore, permettono di archiviare in sicurezza dati, semplificano l’accesso alle informazioni e rendono i flussi di lavoro più snelli e veloci;
- Una maggiore coerenza nell’inserimento dei nuovi dipendenti all’interno della realtà aziendale poiché si offre a ognuno dei nuovi assunti la stessa esperienza e ciò permette di costruire un team che comprende fino in fondo la cultura e i valori dell’impresa;
- Una riduzione dei costi di stampa previsti nel tradizionale metodo di Onboarding sul posto a cui si aggiunge la possibilità di gestire progetti da remoto senza alcuna difficoltà.
Onboarding digitale e SPID: come attivare l’identità digitale con Namirial
SPID, acronimo di Sistema Pubblico di Identità Digitale, è lo strumento di identificazione che può essere integrato nel processo Onboarding digitale per snellire le procedure di riconoscimento.
Namirial, Identity Provider accreditato per il rilascio dell’identità digitale, permette di ottenere le credenziali SPID in modo facile, veloce e in pochissimo tempo.
Namirial ID è un set di credenziali – username, password ed eventuale OTP- generate da Namirial che permettono all’utente di accedere ai servizi delle Pubbliche Amministrazioni e dei privati che aderiscono al Sistema Pubblico d’Identità Digitale.
Vediamo quali sono le caratteristiche e i costi delle soluzioni offerte da Namirial:
- SPID Personale: è possibile attivare SPID Personale gratuitamente utilizzando CIE/CNS con PIN e lettore smart card o un certificato di Firma digitale;
- SPID Personale con Video Identificazione: è possibile attivare SPID 24 ore su 24, anche sabato e domenica. È sufficiente una connessione a Internet, lo smartphone o una webcam, un documento di riconoscimento e la tessera sanitaria. Il costo del servizio di video-identificazione è di 19,90 € + IVA (solo una volta).
Inoltre, con Namirial è possibile attivare anche lo SPID Professionale, una particolare tipologia (Tipo 3) di Sistema Pubblico di Identità Digitale pensato per permettere a professionisti e aziende di accedere ai servizi della Pubblica Amministrazione e degli Enti privati che aderiscono al circuito.
Lo SPID Professionale, oltre ai dati dello SPID Personale (Tipo 1), racchiude gli attributi aggiuntivi che caratterizzano la professione della persona che lo possiede e ha la durata di uno o due anni dall’attivazione, a seconda del numero di anni che si sceglie di acquistare. Alla scadenza, se l’utente decide di non rinnovarlo, SPID Professionale tornerà ad essere uno SPID Personale di Tipo 1. Il prezzo annuale per lo SPID Professionale Namirial è di 35,00 euro, mentre per due anni il prezzo è di 70,00 € + IVA.
Il servizio può essere acquistato sia da chi è già in possesso di uno SPID Personale Namirial, sia da chi non lo è, oppure ha uno SPID rilasciato da un altro Identity Provider: in tutti i casi la procedura di attivazione permette all’utente di attivare il proprio SPID Professionale (Video Identificazione inclusa nel prezzo) o di aggiornare uno SPID Personale attivato in precedenza con Namirial.
