Prima di entrare nel merito dei vantaggi principali della firma elettronica è importante definire cos’è questo strumento, di quanti e quali tipi di firma è possibile disporre.
Partiamo con l’enunciare che la firma elettronica è l’insieme dei dati in forma, appunto, elettronica, utilizzati come metodo di identificazione informatica.
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Firma elettronica: 3 requisiti essenziali da non dimenticare
Una definizione, questa, generale, alla quale va affiancata una definizione più specifica presente nel Codice dell’Amministrazione Digitale, secondo cui la firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce «l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente», e per farlo deve soddisfare tre fondamentali requisiti:
- Autenticità
Deve assicurare l’identità della persona, del professionista o dell’impresa che firma il documento - Integrità
Deve garantire che ai documenti firmati digitalmente non vengano apportate modifiche post-firma - Non ripudiabilità
Deve assicurare che un documento firmato non possa essere ripudiato dall’autore della firma.
Nel gergo comune la definizione di firma elettronica è spesso impropriamente utilizzata come sinonimo di firma digitale. In realtà, alla base, sussistono alcune differenze sostanziali. Infatti, se la prima può essere associata ad un principio giuridico generale, la seconda è una tipologia di firma qualificata prevista solo in Italia e regolamentata dal CAD e non deve essere confusa con quella semplice.
Per comprendere meglio le differenze tra firma digitale e firma elettronica si deve fare riferimento al Regolamento UE n°910/2014 sull’identità digitale, noto come eIDAS, che stabilisce la non discriminazione dei documenti elettronici rispetto ai documenti cartacei.
Firma elettronica semplice e qualificata
Il Regolamento eIDAS – acronimo di electronic IDentification Authentication and Signature – elenca due tipologie di firma:
- Firma elettronica semplice (FES):
Insieme di dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare. Parliamo di una tipologia di firma più comune, che non prevede l’uso di strumenti in grado di garantire l’autenticità e l’integrità del documento firmato. - Firma elettronica qualificata (FEQ): un particolare tipo di firma elettronica avanzata (FEA) connessa unicamente al firmatario, idonea a identificare il firmatario, creata mediante dati per la creazione di una firma che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo. Inoltre, la FEQ deve essere collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati, è creata su un dispositivo qualificato, è basata su un certificato elettronico qualificato ed ha effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa.
I vantaggi della firma elettronica
Perché è importante dotarsi di una firma elettronica? Sono sostanzialmente 5 i motivi principali per intraprendere un processo completo di digitalizzazione, a livello privato, professionale ed aziendale.
- Economicità: dotarsi di una firma elettronica rappresenta un risparmio economico sostanziale, grazie all’abbattimento dei costi di stampa dei documenti cartacei, oltre ad una scelta etica ed ecologica che ha un impatto positivo sull’ambiente.
- Semplificazione: avviare un processo di semplificazione della propria gestione documentale, con conseguente snellimento dell’iter interno alle imprese. La trasmissione dei documenti, infatti, risulta più veloce ed efficiente.
- Validità legale: assicurare una validità legale ai documenti informatici con rilevanze giuridiche differenti a seconda della tipologia di firma che si utilizza.
- Soluzione customizzata: scegliere la tipologia di firma più adatta alle proprie esigenze, alla tipologia di documento da firmare, al destinatario finale e al contesto normativo.
- Affidabilità: la firma elettronica, nel pieno rispetto della privacy, rappresenta un servizio sicuro, in linea con i principi cardine della digital transformation.
