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F24 online intermediari e conservazione dei documenti informatici
L’Agenzia delle Entrate, con la risposta all’interpello n.217 pubblicata il 26 aprile 2022, ha illustrato gli obblighi di sottoscrizione e conservazione elettronica dei documenti informatici, tra cui gli F24 intermediari.
In particolare, l’Agenzia delle entrate evidenzia che l’obbligo di conservazione digitale si applica a tutte le dichiarazioni fiscali trasmesse tramite intermediari secondo le norme previste dal decreto legislativo n. 82/2005, ovvero il CAD (Codice Amministrazione Digitale), e in base alle disposizioni contenute nel decreto ministeriale 17 giugno 2014.
Ciò significa che le regole del succitato D.M. non riguardano solo le dichiarazioni dei redditi (e le relative copie), ma anche tutti gli altri documenti rilevanti ai fini tributari che gli intermediari trasmettono all’ufficio e/o gestiscono in adempimento degli obblighi assunti nei confronti dei contribuenti, curandone per qualsiasi ragione la conservazione, come l’esterometro, le dichiarazioni d’intento, i modelli di pagamento unificato F24 intermediari, i modelli di variazione dei dati Iva ed altri che possono ugualmente rientrare nella normale attività degli intermediari (ad esempio: le liquidazioni periodiche Iva).
I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni devono conservare copia di quelle trasmesse fino al termine per l’accertamento del periodo d’imposta di riferimento.
Chi si è rivolto all’Agenzia delle Entrate?
I quesiti contenuti nella risposta n° 217/2022 sono stati formulati da un intermediario abilitato alla trasmissione delle dichiarazioni fiscali, ai sensi dell’articolo 3, comma 3 Dpr n. 322/1998, il quale rilascia al cliente l’impegno a trasmettere in via telematica all’Agenzia delle Entrate i dati contenuti nella dichiarazione al momento dell’assunzione dell’incarico per la sua predisposizione, sottoscrivendo anche il riquadro relativo all’impegno alla presentazione telematica presente nel frontespizio dei vari modelli dichiarativi.
Inoltre, l’intermediario procede alla compilazione della dichiarazione su modello conforme, mediante software e sottoscrive la dichiarazione esclusivamente attraverso la procedura di autenticazione del file telematico mediante apposizione della firma elettronica, basata sul certificato emesso dall’Agenzia delle entrate.
In seguito, l’intermediario trasmette la dichiarazione mediante i canali telematici messi a disposizione dell’Agenzia e verifica l’esito della trasmissione attraverso la consultazione della ricevuta resa disponibile sul sito dell’ente menzionato. Entro i trenta giorni successivi al termine previsto per la presentazione della dichiarazione condivide con il cliente la copia in formato .pdf della dichiarazione trasmessa, per e-mail ovvero per posta ordinaria, e la copia in formato .pdf della comunicazione di ricezione della dichiarazione rilasciata dall’Agenzia.
A questo punto, l’intermediario conserva la copia della dichiarazione in formato cartaceo, completa della sottoscrizione riportata sul riquadro relativo all’impegno alla presentazione telematica, presente nel frontespizio.
Sottoscrizione e conservazione digitale dei documenti: cosa dice l’Agenzia delle Entrate?
L’intermediario ha chiesto all’Agenzia delle Entrate se l’articolo 3, comma 9-bis Dpr n. 322/1998 prevede o meno l’obbligo di apporre la firma digitale o olografa sulla copia delle dichiarazioni oggetto di conservazione. L’Agenzia, ricordando le risposte nn. 518 e 619, pubblicate rispettivamente il 12 dicembre 2019 ed il 23 dicembre 2020 nell’apposita sezione del sito dell’Agenzia, chiarisce che la dichiarazione inviata deve essere sottoscritta dal solo contribuente e/o sostituto e non anche dall’intermediario. Ciò significa che non vi è alcun obbligo, in capo all’intermediario, di sottoscrizione della dichiarazione trasmessa e delle relative copie.
Inoltre, l’intermediario chiede se il rinvio, operato dall’articolo 3, comma 9-bis citato all’articolo 43 Dpr n. 600/1973 per definire il periodo di conservazione delle copie delle dichiarazioni fiscali in capo all’intermediario, sia da ritenersi un rinvio “mobile”, soggetto alle eventuali discipline derogatorie dei termini previsti dal citato articolo 43.
L’Agenzia ha risposto che il relativo termine non può essere inteso in maniera statica – ossia “il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione” – ma come “termine per l’accertamento” del periodo d’imposta di riferimento. In altre parole, non si fa riferimento a una specifica data poiché si tratta di un “termine mobile” legato al periodo d’imposta.
Così facendo, il termine per la conservazione digitale dei documenti fiscali da parte degli intermediari non solo troverà applicazione per le dichiarazioni diverse da quella dei redditi, come la dichiarazione Iva, ma anche per l’intero arco temporale necessario a tal fine, sia esso diminuito o maggiorato, rispetto a quello ordinario, in ragioni di peculiari previsioni normative, come quelle collegate all’emergenza Covid o ad altri eventi imprevedibili (ad esempio: sismi o alluvioni).
