Le ultime novità su tenuta e conservazione digitale di libri e registri fiscali

Obbligo di stampa e conservazione elettronica dei registri contabili: le novità del Decreto Semplificazioni Fiscali

L’approvazione del DL 73/2022, cosiddetto Decreto Semplificazioni Fiscali, avvenuta in via definitiva nei primi giorni di agosto con la legge di conversione 122/2022, pubblicata in Gazzetta Ufficiale n° 193 del 19 agosto, introduce alcune importanti novità, tra queste la più importante riguarda la conservazione digitale di libri e registri fiscali.

È stato infatti abrogato l’obbligo annuale di conservazione digitale dei registri contabili tenuti con sistemi elettronici. In base a quanto previsto dall’art.1, che va a modificare l’art 7, comma 4-quater del DL 10 giugno 1994, n. 357, sarà sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico e stamparli soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’amministrazione finanziaria in sede di controllo.

Che cos’è la conservazione digitale? È la procedura di sostituzione dei documenti cartacei con l’equivalente in formato digitale, un’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici. Come previsto dall’art.44 del CAD (Codice Amministrazione Digitale), il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Affinché i documenti digitali acquisiscano valore legale sono necessarie la firma digitale e la marca temporale, due elementi che permettono di mantenere inalterati i requisiti imposti dal CAD. 

Dopo l’approvazione della proposta presentata dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti, d’ora in avanti sarà necessario disporre della documentazione cartacea solamente per la richiesta di controlli da parte degli enti preposti.

Conservazione digitale obbligatoria: la posizione dell’Agenzia delle Entrate

In riferimento alla conservazione dei libri e registri non materializzati su carta, l’Agenzia delle Entrate, con la risposta interpello 9 aprile 2021 n. 236 e la risoluzione 28 marzo 2022 n. 16, ha evidenziato che la tenuta e conservazione dei documenti restano concetti e adempimenti distinti, seppure posti in continuità, qualora i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:

• ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
• entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi vanno posti in conservazione nel rispetto del D.M. 17 giugno 2014 – e, quindi, anche del codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005) consistenti nella formazione di un documento statico e inalterabile con apposizione della firma digitale e marcatura temporale ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.

La novità introdotta dal DL 73/2022 determina il superamento della posizione restrittiva dell’Agenzia delle Entrate.

Conservazione documenti: quali sono quelli che le imprese sono obbligate a conservare nel tempo?

Le imprese sono tenute alla redazione ed alla conservazione dei libri e delle scritture contabili che consentono una chiara e veritiera rappresentazione della loro situazione patrimoniale, economica e finanziaria.

Il Codice Civile prevede l’obbligo per tutte le imprese di conservare nel tempo:

• Il libro giornale: cioè il libro dove vengono annotate, in ordine cronologico, tutte le operazioni di gestione dell’impresa che includo acquisti, vendite, incassi e pagamenti, eccetera;
• Il libro degli inventari: ossia il libro in cui vengono conservate tutte le informazioni sul patrimonio dell’impresa, in modo da poter dedurre correttamente la situazione patrimoniale della medesima;
• Altri registri contabili: possono essere specifici in base alla tipologia dell’azienda e riguardano altri aspetti.

La normativa di riferimento per la corretta tenuta dei registri contabili è contenuta nel D.P.R. 600/73. 

A definire quali sono i soggetti obbligati alla tenuta delle scritture contabili è l’art. 13:

• Le società soggette ad Ires (Spa, Sapa, Srl, società cooperative e di mutua assicurazione);
• Enti pubblici e privati diversi dalle società soggette ad Ires, nonché i trust, residenti in Italia, che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali;
• Le associazioni non riconosciute, i consorzi e le altre organizzazioni non appartenenti ad altri soggetti passivi, che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali;
• Le stabili organizzazioni di società ed enti non residenti nel territorio dello Stato;
• Le Snc, le Sas e i soggetti ad esse equiparati ai sensi dell’articolo 5 del DPR n. 917/86;
• Le persone fisiche che esercitano imprese commerciali ai sensi dell’articolo 55 del DPR n. 917/86;
• Le imprese di allevamento di animali che eccedono i limiti di cui all’articolo 32, comma 2, lettera b) del DPR n. 917/86;
• Le imprese esercenti attività agricole che si avvalgono dei regimi forfetari di cui all’articolo 56-bis del DPR n. 917/86;
• Le imprese esercenti attività di agriturismo di cui all’articolo 5 della Legge n. 413/91;
• Le persone fisiche che esercitano arti e professioni ai sensi dell’articolo 53, comma 1, del DPR n. 917/86;
• Le società o associazioni fra artisti e professionisti di cui all’articolo 5, comma 3, lettera c), del DPR n. 917/86.