Emissione e ricezione fatture elettroniche: quali sono le regole

Fatturazione elettronica: dal documento cartaceo a quello digitale

Le fatture elettroniche sono un elemento fondamentale della contabilità di qualsiasi impresa. Permettono di sostituire le tradizionali fatture cartacee con documenti digitali che possono essere conservati più facilmente e che presentano una migliore tracciabilità nella gestione finanziaria dell’azienda.

Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, devono essere emesse solo ed esclusivamente in formato elettronico. L’obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vale sia in ambito B2C –Business to Consumer, ossia verso un consumatore finale-, che in ambito B2B –Business to Business, cioè verso un altro soggetto IVA-.

A partire dal 1° luglio 2022, invece, come riportato nella circolare datata 4 ottobre 2022 “Fattura elettronica tra fine del periodo transitorio e pagamento dell’imposta di bollo“ di Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso anche a chi rientra nel regime forfettario e nel regime dei minimi se nell’anno precedente ha superato ricavi e compensi per un ammontare di 25.000 euro. Dal 2024 questa clausola cadrà e tutti gli operatori economici che si avvalgono dei predetti regimi saranno tenuti a emettere fattura elettronica.

Sono invece esclusi dall’obbligo coloro che nell’anno precedente hanno conseguito ricavi, ragguagliati ad anno, inferiori a 25.000 euro, i soggetti che erogano prestazioni sanitarie e i piccoli produttori agricoli.

La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea sostanzialmente per due aspetti:

1. Deve essere necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone;
2. Deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI), una specie di postino virtuale che gestisce le comunicazioni tra fornitori e clienti.

Il Sistema di Interscambio verifica che la fattura contenga i dati obbligatori ai fini fiscali, oltre all’indirizzo PEC del destinatario al quale deve essere inviato il documento. Inoltre, controlla che la partita Iva del cedente/prestatore e quella del cessionario/committente, o il codice fiscale, esistano.

Se i controlli danno esito positivo, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario e comunica al fornitore, tramite una “ricevuta di recapito”, la data ricezione fattura elettronica e l’ora di consegna, garantendo la tracciabilità documentale.

Emissione fattura elettronica: come si predispone, invia e riceve l’e-fattura

In base a quanto previsto dall’art. 21 del D.p.r. n. 633/72, “la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente“. Per quanto concerne le fatture elettroniche, l’emissione del documento avviene quando quest’ultimo viene trasmesso tramite il Sistema di Interscambio. In altre parole, la data di emissione corrisponde alla data di trasmissione o invio al Sistema di Interscambio.

Per predisporre una fattura elettronica è necessario disporre di un pc, un tablet oppure uno smartphone e di un software di fatturazione elettronica. Una volta compilato, il documento deve essere firmato digitalmente tramite firma elettronica qualificata e inviato al destinatario mediante il Sistema di Interscambio che, dopo i controlli automatici, provvede a recapitare la e-fattura al soggetto privato a cui è indirizzata o alla Pubblica Amministrazione.

Il termine di emissione delle fatture elettroniche dipende dal tipo di documento che si ha intenzione di emettere:

• Fattura immediata: va emessa entro 12 giorni dalla conclusione dell’operazione a cui si riferisce (vendita di un prodotto o prestazione di un servizio);
• Fattura differita: può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione.

Nei casi di tardiva emissione della e-fattura si applica la sanzione di cui all’art. 6 comma 1 del D.Lgs. n. 471/97, corrispondente a un importo, per ciascuna violazione:

• Tra il 90 e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato (con un minimo di 500 euro);
• Da 250 a 2.000 euro se la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo.

Va inoltre ricordato che l’art. 6 del Dm 17 giugno 2014 disciplina l’assolvimento dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche. La guida messa a disposizione dell’Agenzia delle entrate, chiarisce che l’assolvimento dell’imposta di bollo sulla e-fattura avviene valorizzando a “SI” il campo Bollo virtuale contenuto all’interno del tracciato record della fattura elettronica.

Periodicamente, l’importo complessivo dell’imposta di bollo relativa alle fatture elettroniche deve essere versato mediante presentazione di modello F24.

Una volta ricevuta la fattura dal fornitore o dal suo intermediario, e in caso di esito positivo dei controlli previsti, lo SdI consegna la fattura elettronica all’indirizzo telematico presente nel documento e, quindi, alla casella PEC indicata dal cliente.

Fattura Elettronica Namirial, la soluzione semplice e veloce

Gestire le fatture elettroniche è più semplice e veloce con FatturePlus di Namirial, la soluzione dedicata alla fatturazione elettronica tra privati (B2B) e verso la PA, che si adatta alle esigenze di una piccola impresa, di un professionista o di un commercialista che assiste più aziende e clienti allo stesso tempo.

Dialoga con il sistema di interscambio (SDI) in modo facile, veloce e automatizzato. Fruibile da qualsiasi dispositivo, la soluzione Namirial per la fattura elettronica permette inoltre di gestire sia il ciclo attivo sia quello passivo. Genera fatture ordinarie, semplificate e parcelle. FatturePlus è più di una semplice applicazione di fatturazione elettronica: infatti gestisce anche l’anagrafica dei clienti, dei fornitori, degli articoli e le tabelle delle aliquote IVA.

Grazie al pannello di controllo è inoltre possibile visualizzare l’andamento economico dell’attività in ogni momento e avere sotto controllo i dati relativi alle fatture emesse e ricevute, agli incassi e ai pagamenti.

Ricapitolando, le funzionalità di FatturePlus Namirial permettono di:

• Gestire senza difficoltà sia il ciclo attivo, sia quello passivo
• Inviare e ricevere fatture PA e B2B
• Emettere fatture ordinarie e semplificate in PDF
• Aggiungere la firma elettronica automatica a ogni invio
• Gestire l’anagrafica di clienti, fornitori e articoli
• Gestire più codici IVA e i sezionali
• Gestire lo scadenzario, gli incassi e i pagamenti
• Personalizzare i template fatture

Ecco quali sono i principali vantaggi di FatturePlus Namirial:

• Facile da usare: l’interfaccia web di FatturePlus è stata studiata per garantire la migliore esperienza per l’utente. Nel pannello di controllo iniziale avrai la situazione degli incassi e dei pagamenti sempre visibile attraverso grafici. I menù intuitivi ti permetteranno di trovare in pochi click le funzioni che desideri.
• Flessibile: personalizza in un attimo le fatture, inserendo il tuo logo e la tua intestazione. Collabora con il tuo commercialista fornendogli direttamente l’accesso ai documenti: non dovrai più consegnare nulla “a mano”. Le fatture elettroniche verranno inviate allo SDI in automatico e potrai spedire via mail le fatture di cortesia ai tuoi clienti.
• Completo: FatturePlus memorizza i dati principali delle anagrafiche dei tuoi clienti e fornitori e crea in automatico il database della tua azienda. Tieni sempre sotto controllo la tua attività con la funzione della reportistica e sfrutta tutti i vantaggi del gestionale integrato.

Fatture Plus di Namirial è disponibile in due versioni:

1. FatturePlus Standard

• 100 fatture elettroniche incluse;
• Conservazione sostitutiva delle fatture inclusa;
• Fatture PA, B2B e semplificate;
• Gestione integrata di tutte le aree funzionali;
• Regime fiscale ordinario;
• 110,00 € +IVA per il primo anno.

2. FatturePlus Forfettari

• 100 fatture elettroniche incluse;
• Conservazione sostitutiva delle fatture inclusa;
• Fatture PA, B2B e semplificate;
• Gestione integrata di tutte le aree funzionali;
• Regime dei minimi e forfettari;
• 48,00 € +IVA per il primo anno.

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