Riconciliazione bancaria: cos’è e perché è utile
La riconciliazione bancaria è un’attività di controllo che permette di verificare se i dati riportati nell’estratto conto bancario corrispondono con quelli che risultano dalla contabilità aziendale.
La necessità di effettuare la riconciliazione bancaria nasce dal fatto che l’azienda, nel registrare le operazioni di gestione (acquisti, vendite, incassi e pagamenti di fatture, versamenti mediante modello F24, ecc..), potrebbe aver commesso degli errori.
Dunque, questo controllo serve ad individuarli e correggerli, in modo tale che i dati presenti sul libro giornale e sul libro mastro siano aggiornati e soprattutto corretti. Ciò permette di avere una visione esatta della situazione finanziaria dell’azienda e di conoscere la misura precisa del cash flow aziendale, favorendo la pianificazione e la gestione finanziaria.
A volte, la riconciliazione bancaria viene considerata un’attività di scarso valore, ma in realtà essa rappresenta un importante strumento di controllo utile anche nella gestione dell’azienda. Una riconciliazione accurata assicura l’esattezza dei dati finanziari, il che è essenziale per calcolare con precisione il DSCR (disciplinato dal D.Lgs. 14/2019). Errori o discrepanze nei conti bancari possono portare ad una valutazione errata della capacità dell’azienda di sostenere il proprio debito, influenzando negativamente il DSCR.
Disporre di informazioni attendibili è fondamentale per i processi decisionali e per non incorrere in problemi in caso di controlli fiscali.
Chi effettua la riconciliazione bancaria e con quale periodicità
La riconciliazione bancaria viene generalmente effettuata all’interno dell’azienda, anche se nelle realtà più piccole, quando la tenuta della contabilità viene affidata ad un professionista esterno, può essere proprio quest’ultimo ad eseguirla.
Per quanto concerne la sua periodicità, essa va fatta almeno una volta l’anno per garantire la correttezza dei dati di bilancio. Tuttavia, soprattutto in quelle aziende nelle quali le movimentazioni bancarie sono molte, limitarsi ad un controllo annuale della corrispondenza dei propri conti con gli estratti conti bancari è veramente insufficiente. E’ preferibile quindi effettuare le riconciliazioni bancarie con la stessa frequenza con la quale la banca invia i propri estratti conto.
Documenti di cui abbiamo bisogno per effettuare la riconciliazione bancaria
Per effettuare la riconciliazione bancaria occorre avere a portata di mano:
- l’estratto conto inviato dalla banca;
- il mastrino della banca.
È utile disporre anche della riconciliazione bancaria del periodo precedente.
Modalità da seguire nella riconciliazione bancaria
Esistono due strade diverse da seguire per procedere alla riconciliazione bancaria:
- fare tutto manualmente, con un prospetto cartaceo o, meglio, con un foglio di calcolo Excel;
- oppure usare un apposito software.
La prima soluzione può essere adottata da aziende di piccole dimensioni, che hanno pochi movimenti bancari e che effettuano la riconciliazione solamente poche volte l’anno.
Al crescere delle dimensioni aziendali e del numero dei movimenti bancari la riconciliazione manuale diventa un lavoro molto lungo e faticoso. Tenendo conto anche del fatto che generalmente ogni azienda si avvale di più banche, il lavoro di riconciliazione si complica notevolmente, con il rischio di commettere errori. Pertanto, è preferibile ricorrere all’uso di un software.
Come usare un foglio Excel
Se si desidera effettuare la riconciliazione bancaria mediante un foglio Excel bisogna predisporre una tabella nella quale riportare:
- la data dell’operazione;
- i dati risultanti dal mastrino della banca;
- i dati riportati sull’estratto conto bancario;
- le eventuali differenze riscontrate tra i due valori;
- delle possibili note aggiuntive.
Laddove non si riscontrano differenze tra i dati della contabilità e quelli della banca, non sorgono particolari problemi.
Se, invece, i due dati sono diversi è necessario andare a ricercarne i motivi. E’ possibile, ad esempio, aver dimenticato di registrare un incasso o un pagamento fatto a mezzo banca, può essere stato erroneamente movimentato un conto diverso dalla banca (ad esempio il conto cassa o il c/c intestato ad un’altra banca), si può trattare di un errore di duplicazione o di un errore nella cifra indicata (ad esempio l’inversione di cifre è un errore molto ricorrente), ma potrebbe accadere anche che ci siano stati degli addebiti non autorizzati.
Accanto a questi casi, esistono anche situazioni nelle quali alcune operazioni risultano nella contabilità aziendale, ma non nell’estratto conto bancario, semplicemente perché le rilevazioni effettuate dall’azienda e quelle effettuate dalla banca hanno tempistiche diverse. Ad esempio, se l’azienda paga una fattura a mezzo bonifico il 31 luglio, in questa data il movimento risulta nel conto mastro dell’azienda, ma l’operazione potrebbe non comparire nell’estratto conto del mese di luglio, bensì essere presente in quello di agosto, a causa dei tempi di elaborazione della banca.
Per tutte le altre discrepanze, una volta che ne è stata trovata la causa, si può procedere con la correzione dell’errore.
E’ opportuno anche usare il prospetto di riconciliazione del periodo precedente per controllare, attraverso l’esame del saldo finale, se le eventuali differenze si riferiscono al periodo attuale o ai periodi precedenti.
Automatizzare le riconciliazioni bancarie
L’uso di un foglio Excel può essere indicato per le aziende che hanno pochi movimenti bancari da controllare, ma quando questi crescono e ci si appoggia a più banche, effettuare le riconciliazioni bancarie manualmente, diventa complicato.
Per semplificare queste operazioni esistono in commercio appositi software che, sfruttando l‘Intelligenza Artificiale, sono in grado di effettuare in modo automatico la riconciliazione bancaria, garantendo la massima precisione. Questi programmi importano i dati dagli estratti conto bancari, li confrontano con quelli contabili e segnalano le eventuali differenze. In alcuni casi sono in grado anche di inserire in maniera automatica le registrazioni presenti nell’estratto conto che non sono state rilevate in contabilità.
Questi sistemi si interfacciano con le banche, ma anche con il Cassetto Fiscale e il Portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate in modo da importare i dati delle fatture e i loro flussi finanziari, senza doverli inserire manualmente.
Vantaggi dell’automazione nelle riconciliazioni bancarie
Cercare gli errori presenti nella contabilità ed individuarne le cause è un processo lento e laborioso. Per questo, ricorrere ad un apposito software di riconciliazione, permette di svolgere quest’operazione in maniera rapida, liberando risorse che possono essere impiegate in altre attività con un risparmio per l’azienda.
Poiché con l’automazione i tempi necessari per effettuare la riconciliazione si riducono, l’operazione può essere effettuata con maggiore frequenza. Questo, insieme al fatto che l’uso di un software elimina la possibilità di errori, permette all’azienda di disporre sempre di dati corretti ed attendibili.
