Riconciliazione bancaria: cos’è e perché è utile
La riconciliazione bancaria è un’attività di controllo che permette di verificare se i dati riportati nell’estratto conto bancario corrispondono con quelli che risultano dalla contabilità aziendale.
La necessità di effettuare la riconciliazione bancaria nasce dal fatto che l’azienda, nel registrare le operazioni di gestione (acquisti, vendite, incassi e pagamenti di fatture, versamenti mediante F24 ecc) potrebbe aver commesso degli errori.
Dunque, questo controllo serve a individuare e correggere tali errori, in modo che i dati presenti sul libro giornale e sul libro mastro siano aggiornati e soprattutto corretti. Ciò permette di avere una visione esatta della situazione finanziaria dell’azienda e di conoscere la misura precisa del cash flow aziendale, favorendo la pianificazione e la gestione finanziaria.
A volte la riconciliazione bancaria viene considerata un’attività di scarso valore, ma in realtà essa rappresenta un importante strumento di controllo utile anche nella gestione dell’azienda. Una riconciliazione accurata assicura l’esattezza dei dati finanziari, il che è essenziale per calcolare con precisione il DSCR (disciplinato dal D. Lgs. 14/2019). Errori o discrepanze nei conti bancari possono portare a una valutazione errata della capacità dell’azienda di sostenere il proprio debito, influenzando negativamente il DSCR.
Disporre di informazioni attendibili è fondamentale per i processi decisionali e per non incorrere in problemi in caso di controlli fiscali.
Chi effettua la riconciliazione bancaria e con quale periodicità
La riconciliazione bancaria viene generalmente effettuata internamente all’azienda, anche se nelle realtà più piccole, quando la tenuta della contabilità viene affidata a un professionista esterno, può essere proprio quest’ultimo a eseguirla.
La riconciliazione bancaria va fatta almeno una volta l’anno per garantire la correttezza dei dati di bilancio. Tuttavia, soprattutto nelle aziende che hanno tante movimentazioni bancarie, limitarsi a un controllo annuale della corrispondenza dei propri conti con gli estratti conti bancari è insufficiente, ma è preferibile eseguire le riconciliazioni bancarie con la stessa frequenza con cui si ricevono gli estratti conto.
Documenti che servono per effettuare la riconciliazione bancaria
Per effettuare la riconciliazione bancaria occorre avere a portata di mano:
- l’estratto conto inviato dalla banca;
- il mastrino della banca.
È utile disporre anche della riconciliazione bancaria del periodo precedente.
Modalità da seguire nella riconciliazione bancaria
Esistono due strade alternative per procedere alla riconciliazione bancaria:
- fare tutto manualmente, con un prospetto cartaceo o con un foglio Excel;
- usare un apposito software.
La prima soluzione può essere adottata da aziende di piccole dimensioni, che hanno pochi movimenti bancari e che effettuano la riconciliazione solamente poche volte l’anno.
Al crescere delle dimensioni aziendali e del numero dei movimenti bancari la riconciliazione manuale diventa un lavoro molto lungo e faticoso. Tenendo conto anche del fatto che generalmente ogni azienda si avvale di più banche, il lavoro di riconciliazione si complica notevolmente, con il rischio di commettere errori. Pertanto, è preferibile ricorrere all’uso di un software.
Come usare un foglio Excel per la riconciliazione bancaria
Se si desidera effettuare la riconciliazione bancaria usando un foglio Excel bisogna predisporre una tabella nella quale riportare:
- la data dell’operazione;
- i dati risultanti dal mastrino della banca;
- i dati riportati sull’estratto conto bancario;
- le eventuali differenze riscontrate tra i due valori;
- delle possibili note aggiuntive.
Laddove non si riscontrano differenze tra i dati della contabilità e quelli della banca, la riconciliazione si conclude senza problemi.
Se, invece, dalla riconciliazione emergono differenze tra i valori dell’estratto conto e quelli del mastrino della banca, è necessario innanzitutto ricercarne i motivi. Tra i possibili motivi ci sono, ad esempio, l’aver dimenticato di registrare un incasso o un pagamento fatto a mezzo banca; aver erroneamente movimentato un conto sbagliato (ad esempio, registrando un pagamento fatto tramite il c/c della banca X movimentando il conto cassa oppure il c/c intestato a un’altra banca); aver commesso un errore di duplicazione o un errore nella cifra indicata (ad esempio, l’inversione di cifre è un errore molto ricorrente). In certi casi, dalla riconciliazione bancaria possono emergere anche degli addebiti non autorizzati.
Accanto a questi casi, esistono anche situazioni nelle quali alcune operazioni risultano nella contabilità aziendale, ma non nell’estratto conto bancario, semplicemente perché le rilevazioni effettuate dall’azienda e quelle effettuate dalla banca hanno tempistiche diverse. Ad esempio, se l’azienda paga una fattura a mezzo bonifico il 31 luglio, in questa data il movimento risulta nel conto mastro dell’azienda, ma l’operazione potrebbe non comparire nell’estratto conto del mese di luglio, bensì essere presente in quello di agosto, a causa dei tempi di elaborazione della banca.
Per tutte le altre discrepanze, una volta che ne è stata trovata la causa, si può procedere con la correzione dell’errore.
È opportuno anche usare il prospetto di riconciliazione del periodo precedente per controllare, attraverso l’esame del saldo finale, se le eventuali differenze si riferiscono al periodo attuale o ai periodi precedenti.
Automatizzare le riconciliazioni bancarie
L’uso di un foglio Excel per eseguire la riconciliazione bancaria è indicato per le aziende che hanno pochi movimenti bancari da controllare, ma quando questi crescono e ci si appoggia a più banche, effettuare le riconciliazioni bancarie manualmente diventa complicato.
Per semplificare queste operazioni esistono in commercio appositi software, che sfruttano l‘Intelligenza Artificiale per effettuare in modo automatico la riconciliazione bancaria, garantendo la massima precisione. Questi programmi importano i dati dagli estratti conto bancari, li confrontano con quelli contabili e segnalano le eventuali differenze. In alcuni casi sono in grado anche di inserire in maniera automatica le registrazioni presenti nell’estratto conto che non sono state rilevate in contabilità.
Questi sistemi si interfacciano con le banche, ma anche con il Cassetto Fiscale e il Portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, in modo da importare i dati delle fatture e i loro flussi finanziari, senza doverli inserire manualmente.
Vantaggi dell’automazione nelle riconciliazioni bancarie
Cercare gli errori presenti nella contabilità e individuarne le cause è un processo lento e laborioso. Per questo, ricorrere a un software di riconciliazione permette di svolgere quest’operazione in maniera rapida, liberando risorse che possono essere impiegate in altre attività, con un risparmio per l’azienda.
Poiché con l’automazione i tempi necessari per effettuare la riconciliazione si riducono, l’operazione può essere effettuata con maggiore frequenza. Questo, insieme al fatto che l’uso di un software elimina la possibilità di errori, permette all’azienda di disporre sempre di dati corretti e attendibili.
