Che cos’è la PEC?
La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è il corrispondente digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno, ma a differenza di quest’ultima presenta numerosi vantaggi.
Innanzitutto è bene ricordare che questo strumento di comunicazione, versatile, innovativo e sicuro, può essere utilizzato da professionisti, enti della Pubblica Amministrazione, aziende e cittadini per inviare email con lo stesso valore legale delle tradizionali raccomandate A/R.
Il servizio di Posta Elettronica Certificata, rispetto alla posta elettronica ordinaria, certifica data e ora sia della spedizione che della consegna, garantendo sempre l’identità di mittente e destinatario. Inoltre, grazie agli avanzati sistemi di sicurezza antivirus e antispam, la PEC è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibile, durante la trasmissione tra mittente e destinatario, nessun tipo di modifica né al messaggio né agli eventuali allegati.
Come creare una PEC? La procedura per attivare una casella di Posta Elettronica Certificata è piuttosto simile a quella utilizzata per aprire una tradizionale casella di posta elettronica, tuttavia bisogna prestare attenzione ad alcuni aspetti: prima di tutto bisogna collegarsi al sito di uno dei gestori riconosciuti dall’AgID, l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali come la PEC, la firma digitale e la marca temporale, ed eseguire le procedure richieste dal singolo provider.
In seguito, l’utente dovrà fornire i propri dati anagrafici, caricare un documento di identità e specificare se la casella di PEC è richiesta da un’impresa, una persona giuridica o un privato cittadino prima di procedere al pagamento. Infine, il gestore attiva la casella dopo aver verificato la correttezza delle informazioni ricevute.
Uno dei principali vantaggi del servizio di Posta Elettronica Certificata si nasconde nel prezzo: il costo dell’abbonamento annuale, infatti, è pari a circa due raccomandate cartacee e permette di inviare messaggi illimitati. Va inoltre ricordato che il servizio è accessibile in ogni momento da qualsiasi dispositivo (pc, tablet o smartphone) collegato a Internet.
Obbligo PEC: quali sono i soggetti interessati?
In base a quanto stabilito dagli articoli 16 D.L. n. 185/2008, 5 D.L. n. 179/2012 e 37 D.L. 76/2020, la Posta Elettronica Certificata è obbligatoria per:
- Pubbliche amministrazioni;
- Imprese;
- Società;
- Ditte individuali;
- Liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale.
La legge 120/2020 recante “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitali” (Decreto Semplificazioni) stabilisce che tutte le imprese individuali e le società che non hanno comunicato al Registro Imprese il proprio indirizzo casella PEC entro il 1° ottobre 2020, o il cui domicilio digitale sia stato cancellato d’ufficio, o per le quali il proprio domicilio digitale, seppur dichiarato, sia inattivo, devono regolarizzare la propria posizione mediante comunicazione telematica al Registro Imprese competente per territorio.
Che cosa succede in caso di mancata comunicazione? La norma prevede l’assegnazione d’ufficio di un nuovo e diverso domicilio digitale e una sanzione amministrativa come previsto dagli articoli 2630 (in misura raddoppiata per la società) e 2194 del codice civile (in misura triplicata per le imprese individuale):
- Dai 206 ai 2.064 € per le società;
- Dai 30 ai 1548 € per le imprese individuali.
Posta Elettronica Certificata: quando utilizzarla?
Imprese e professionisti possono usare la PEC per:
- Partecipare a bandi, gare d’appalto e concorsi;
- Comunicare con Enti e Pubblica Amministrazione;
- È utile nella compilazione di questionari e indagini ISTAT;
- Trasmettere documenti riservati, come contratti e disdette, in tutta sicurezza;
- Inviare/ricevere fatture elettroniche a/da fornitori e clienti;
- Convocare consigli, giunte e assemblee;
- Semplificare lo scambio di informazioni nelle realtà aziendali con più sedi operative;
- Gestire le comunicazioni ufficiali all’interno di reti di imprese o commerciali;
- Inviare gli stipendi ai dipendenti.
Per i privati, invece, la Posta Elettronica Certificata è uno strumento necessario nei seguenti casi:
- Invio di documenti alla Pubblica Amministrazione;
- Disdette contratti fornitura di servizi e polizze assicurative;
- Invio e ricezione di documenti lavorativi (ad esempio: busta paga, ferie e malattia);
- Invio e ricezione comunicazioni condominiali (ad esempio: verbali riunioni e contratti);
- Ricevere e visualizzare fatture elettroniche;
- Partecipare a concorsi pubblici;
- Registrare atti tra privati.
PEC Namirial: la casella di Posta Elettronica Certificata super accessoriata
Namirial, gestore di Posta Elettronica Certificata accreditato presso AgID, permette di attivare una casella PEC in pochi minuti e offre la possibilità di scegliere tra tre comodi pacchetti:
-
PEC Professional che comprende:
- 2GB di spazio inbox + 3GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Costo: 19,00 euro + iva l’anno.
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PEC Business che include:
- 2GB di spazio inbox + 6GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Servizio Multiutenza incluso;
- Costo: 29, 00 euro + iva l’anno.
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PEC Enterprise che autentichi con:
- 2GB di spazio casella + 13GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Servizio Multiutenza incluso;
- Costo: 49,00 + iva l’anno.
Nel prezzo di ognuno dei tre pacchetti sono sempre inclusi i seguenti servizi:
- Invio e consegna sono certificati: l’invio è certificato dalla ricevuta di accettazione, mentre la ricevuta di consegna certifica che la comunicazione è arrivata a destinazione. Entrambe le ricevute valgono come prove in sede legale;
- Servizio di archiviazione avanzata: salva automaticamente una copia dei messaggi in ingresso e delle ricevute in un’area separata e sicura. Non temere di esaurire lo spazio: puoi acquistare altri giga o puoi esportare un backup per liberare lo spazio;
- Usa il tuo client preferito: puoi scaricare i messaggi e le ricevute direttamente sui tuoi dispositivi con il tuo client di posta preferito oppure accedere via web con qualsiasi browser;
- Multiutenza: i tuoi collaboratori potranno accedere alla casella con il loro account individuale e con permessi personalizzati;
- Servizio eFattura: facilita la consultazione delle Fatture Elettroniche ricevute dall’Agenzia delle Entrate sulla tua casella PEC. Oltre a contrassegnarle con un’apposita immagine consente di visualizzarne un’anteprima semplificata ed eventualmente di spostarle in una nuova cartella;
- Notifiche: Namirial offre il servizio Messaggi di Notifica che ti permette di abilitare una email non certificata, nella quale riceverai un avviso ogni qualvolta ricevi una nuova PEC da leggere;
- Report: se vuoi un resoconto delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore, Namirial ti offre due possibilità: PEC – Report Email giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere, sulla tua email ordinaria, il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore) e PEC – Report SMS giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere via SMS il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore);
- Spazio Inbox e Archivio ampliabili: puoi effettuare l’ampliamento della inbox e dell’archivo, aggiungendo tutti i giga di cui hai bisogno in qualsiasi momento e in autonomia (a pagamento);
- Inoltro messaggi non certificati: puoi impostare una funzione che permetterà l’ingresso di messaggi di posta ordinaria nella PEC o, in alternativa, puoi impostare una email ordinaria nella quale gli stessi verranno reindirizzati;
- Filtri: i filtri consentono di creare regole dalla webmail per guadagnare tempo automatizzando la gestione della tua posta;
- Massimali: puoi inviare un singolo messaggio PEC a un massimo 500 destinatari; ogni messaggio può avere una dimensione massima di 100MB.
- Namirial adotta tecnologie e procedure innovative per proteggere le proprie caselle di Posta Elettronica Certificata: il traffico, i contenuti e gli accessi vengono costantemente monitorati e sottoposti a severi controlli nel completo rispetto della tua privacy.
