Onboarding: perché è importante per le aziende
In un’azienda il processo Onboarding è la parte finale della fase di recruiting, volta all’inserimento di un nuovo dipendente. Noto anche come “socializzazione organizzativa”, l’onboarding aziendale è l’insieme di azioni necessarie per fornire al dipendente tutte le informazioni e gli strumenti utili a entrare in sintonia con la cultura aziendale e poter svolgere in maniera autonoma le proprie mansioni.
Pianificare una onboarding strategy efficace, come dimostra la Curva di Onboarding di Michael D. Watkins, professore di Leadership and Organizational Change all’International Institute for Management Development, in Svizzera. Nel libro The first 90 Days, Watkins accende i riflettori sui primi 90 giorni di lavoro di una nuova risorsa, ritenendo che investire tempo e risorse nella socializzazione organizzativa allontani la possibilità che il neoassunto decida di licenziarsi dopo pochi mesi, e permette di instaurare rapporti lavorativi e interpersonali soddisfacenti. Al contrario, un piano di inserimento improvvisato non aiuta il dipendente a essere integrato e operativo e può portare a un abbandono precoce del lavoro, che si traduce in una perdita per l’azienda. La Curva di Onboarding, infatti, mostra che per le aziende il ritorno sull’investimento del neo assunto si vede solo intorno ai 6,2 mesi.
Un processo onboarding richiede da 3 a 6 mesi, periodo in cui generalmente un neoassunto decide se rimanere o andare via, ma può durare anche un anno. Oggi, gli strumenti digitali consentono di ottimizzare la “strategia di benvenuto”, rendendo più fluido l’inserimento del dipendente. Un processo di onboarding ben strutturato coinvolge tre diversi soggetti: l’azienda, le persone e la tecnologia.
Le “Quattro C” del processo di onboarding
Secondo la Society for Human Resource Management, un processo onboarding ideale si basa sulle cosiddette “Quattro C”:
- Compliance: i dipendenti devono conoscere le linee guida, legali e organizzative dell’azienda;
- Clarification: l’azienda deve offrire informazioni chiare e precise ai dipendenti in merito al loro lavoro;
- Culture: comprende le prassi interne, formali e informali, che devono essere comunicate per aiutare il neo assunto a entrare in contatto con la cultura aziendale;
- Connection: si riferisce alle relazioni interpersonali e reti di informazioni che i nuovi dipendenti devono poter creare con i propri colleghi e responsabili.
Le 5 azioni per un processo di onboarding aziendale efficace
Vediamo quali sono le cinque azioni per attuare un processo onboarding aziendale efficace:
- Prima che il neo assunto inizia a lavorare in ufficio: preparare un programma di benvenuto personalizzato, inviare documenti (contratto, pass per il parcheggio, manuali) in formato elettronico per consentire la compilazione in anticipo e la sottoscrizione elettronica con la Firma digitale.
- Welcome to board: il primo giorno di lavoro il team HR deve fornire al dipendente le informazioni più importanti (come policy aziendale e contatti di riferimento) e gli strumenti per svolgere la sua mansione (come portatile e cellulare aziendale). In questa fase è importante coinvolgere anche altre figure come, ad esempio, il capo reparto o i colleghi. Inoltre, può essere utile un Onboarding kit, con oggetti che rafforzano l’identità aziendale (cartellina portadocumenti, penna e borraccia personalizzati con il logo dell’azienda);
- Conoscere l’azienda: programmare un tour nella struttura per permettere al nuovo dipendente di conoscere le varie aree e aiutarlo a orientarsi in modo autonomo. Conoscere l’azienda significa anche condividere con la nuova risorsa tutte le informazioni relative alla quotidianità, come le pause caffè e i servizi di welfare;
- L’importanza dell’affiancamento: una delle figure chiave del processo di onboarding aziendale è il mentore, punto di riferimento in azienda per il neoassunto. L’attività di mentoring può durare fino alla fine del primo anno e prevede che una persona esperta affianchi il neo assunto nel percorso di apprendimento e crescita professionale;
- Formazione e valutazione: durante la fase di onboarding un’adeguata formazione permette al nuovo dipendente di apprendere le nozioni principali, raggiungere gli obiettivi e rispondere alle aspettative senza sentirsi sotto pressione. Per misurare i risultati del processo di inserimento, l’ideale è prevedere cicli di feedback, a scadenza settimanale durante i primi 30 giorni e poi a scadenza mensile fino a inserimento avvenuto.
Digital Onboarding e SPID: come attivare l’identità digitale con Namirial
Un valido strumento che può essere integrato nel processo Onboarding digitale per snellire le procedure di riconoscimento e identificazione è SPID, acronimo di Sistema Pubblico di Identità Digitale.
Namirial, Identity Provider accreditato per il rilascio dell’identità digitale, permette di ottenere le credenziali SPID in modo facile, veloce e in pochissimo tempo.
Namirial ID è un set di credenziali – username, password ed eventuale OTP- generate da Namirial che permettono all’utente di accedere ai servizi delle Pubbliche Amministrazioni e dei privati che aderiscono al Sistema Pubblico d’Identità Digitale.
Ecco quali sono le caratteristiche e i costi delle soluzioni offerte da Namirial:
- SPID Personale: è possibile attivare SPID Personale gratuitamente utilizzando CIE/CNS con PIN e lettore smart card o un certificato di Firma digitale;
- SPID Personale con Video Identificazione: è possibile attivare SPID 24 ore su 24, anche sabato e domenica. È sufficiente una connessione a Internet, lo smartphone o una webcam, un documento di riconoscimento e la tessera sanitaria. Il servizio di video-identificazione prevede un costo una tantum.
Inoltre, con Namirial è possibile attivare anche lo SPID Professionale, una particolare tipologia (Tipo 3) di Sistema Pubblico di Identità Digitale pensato per permettere a professionisti e aziende di accedere ai servizi della Pubblica Amministrazione e degli Enti privati che aderiscono al circuito.
Lo SPID Professionale, oltre ai dati dello SPID Personale (Tipo 1), racchiude gli attributi aggiuntivi che caratterizzano la professione della persona che lo possiede e ha la durata di uno o due anni dall’attivazione, a seconda del numero di anni che si sceglie di acquistare. Alla scadenza, se l’utente decide di non rinnovarlo, SPID Professionale tornerà ad essere uno SPID Personale di Tipo 1.
Il servizio può essere acquistato sia da chi è già in possesso di uno SPID Personale Namirial, sia da chi non lo è, oppure ha uno SPID rilasciato da un altro Identity Provider: in tutti i casi la procedura di attivazione permette all’utente di attivare il proprio SPID Professionale (Video Identificazione inclusa nel prezzo) o di aggiornare uno SPID Personale attivato in precedenza con Namirial.
