Processo Onboarding: perché è importante per le aziende e il personale neoassunto?
All’interno di un’azienda il processo Onboarding, generalmente gestito dall’esperto delle Human Resource (Risorse Umane), è la parte finale della fase di recruiting (selezione del personale) volta all’inserimento di un nuovo dipendente all’interno del team di lavoro.
Pianificare una Onboarding strategy, anche all’interno di piccole imprese, è indispensabile per accogliere nuove risorse in azienda, renderle produttive in breve tempo ed evitare che abbandonino il lavoro pochi mesi dopo l’assunzione.
Che cos’è il processo di onboarding? In ambito aziendale l’Onboarding – dall’inglese “salire a bordo”- indica l’insieme di azioni necessarie per facilitare l’inserimento di un nuovo dipendente all’interno della realtà lavorativa allo scopo di fornirgli tutte le informazioni e gli strumenti che gli permettano di entrare in contatto con la Corporate culture (Cultura aziendale) ed essere pronto ad affrontare in maniera autonoma le proprie mansioni. In altre parole, l’Onboarding aziendale, noto anche come “socializzazione organizzativa”, è il meccanismo attraverso il quale i nuovi dipendenti acquisiscono le conoscenze, le competenze e i comportamenti necessari per diventare membri effettivi dell’azienda.
A spiegare perché un processo di Onboarding è cruciale nella vita di un neoassunto e in che modo protegge l’investimento di un’azienda nella ricerca di nuovi talenti è la Curva di Onboarding di Michael D. Watkins, professore di Leadership and Organizational Change all’International Institute for Management Development, in Svizzera, e autore di libri sulla leadership e sulla negoziazione.
Nel libro The first 90 Days, Watkins accende i riflettori sui primi 90 giorni di lavoro di una nuova risorsa che servono a costruire e consolidare sia il rapporto con l’azienda che quello con i colleghi. Secondo l’autore, investire tempo e risorse nella socializzazione organizzativa allontana la possibilità che il neoassunto decida di licenziarsi dopo pochi mesi, riduce lo stress da lavoro e permette di instaurare rapporti lavorativi e interpersonali soddisfacenti.
Al contrario, un piano di inserimento improvvisato e poco curato non aiuta il dipendente ad essere perfettamente integrato e operativo, con una conseguente abbandono precoce del posto di lavoro che si traduce in una perdita economica per l’azienda: la Curva di Onboarding, infatti, mostra che la maggior parte delle aziende inizia a vedere un ritorno sull’investimento solo intorno ai 6,2 mesi.
Un processo Onboarding richiede da un minimo di 3 a un massimo di 6 mesi, periodo in cui generalmente un neoassunto decide se rimanere o andare via, ma può durare anche un anno e in genere si considera concluso quando la risorsa è perfettamente integrata nell’azienda.
Oggi, gli strumenti digitali consentono di ridurre gli errori e ottimizzare la “strategia di benvenuto”, rendendo più fluida la fase di inserimento del nuovo dipendente nell’organico aziendale. Il Digital Onboarding, infatti, garantisce una standardizzazione del processo di inserimento, accelera e automatizza i passaggi, migliora il lavoro del team di HR e permette alla nuova risorsa di accedere a tutte le informazioni di cui ha bisogno da qualsiasi dispositivo in qualunque luogo e momento. Un processo di Onboarding ben strutturato coinvolge quindi tre diversi soggetti: l’azienda, le persone e la tecnologia.
Dalle 4 C del processo Onboarding ai 5 modi per metterlo in pratica
Secondo la Society for Human Resource Management (SHRM), un processo Onboarding ideale si basa sulle cosiddette “Quattro C”:
- Compliance: i dipendenti devono conoscere le linee guida, legali e organizzative dell’azienda per potersi conformare alle dinamiche interne;
- Clarification: l’azienda deve offrire informazioni chiare e precise ai dipendenti in merito al loro lavoro e illustrare le aspettative che dovranno assolvere;
- Culture: è una categoria ampia che comprende le prassi interne, formali e informali, che devono essere comunicate al neoassunto per aiutarlo ad entrare in contatto con la cultura aziendale;
- Connection: è il punto finale un processo di Onboarding e si riferisce alle relazioni interpersonali e reti di informazioni che i nuovi dipendenti devono essere in grado di creare all’interno dell’azienda con i propri colleghi e responsabili.
Vediamo quali sono i cinque modi per attuare un processo Onboarding e far sentire i nuovi dipendenti parte integrante dell’organizzazione:
- Prima di entrare in ufficio: preparare un programma di benvenuto focalizzato sul dipendente e inviare i documenti relativi all’assunzione (contratto, pass per il parcheggio, manuali, eccetera) in formato elettronico per consentire alla nuova risorsa di compilarli in anticipo e sottoscriverli facilmente grazie all’impiego di strumenti all’avanguardia, come la Firma digitale. È inoltre consigliabile aggiungere un messaggio di benvenuto personalizzato;
- Welcome to board: il primo giorno di lavoro il team HR deve fornire al nuovo dipendente le informazioni più importanti (ad esempio: la policy aziendale e i contatti di riferimento) e gli strumenti necessari per svolgere la sua mansione senza difficoltà (ad esempio: pc portatile e cellulare aziendale). Far sentire un nuovo dipendente a proprio agio lo aiuterà ad entrare subito in sintonia con il gruppo di lavoro e ad essere più produttivo. In questa fase è importante coinvolgere anche altre figure come, ad esempio, il capo reparto o il collega con il quale la nuova risorsa dovrà lavorare. Inoltre, può essere molto utile preparare un Onboarding kit contenente oggetti indispensabili che rafforzano l’identità aziendale e aiuteranno il dipendente nel suo nuovo lavoro (ad esempio: cartellina portadocumenti, block notes, planner da scrivania, penna e borraccia personalizzati con il logo dell’azienda);
- Conoscere l’azienda: programmare un tour all’interno della struttura per permettere al nuovo dipendente di conoscere le varie aree e aiutarlo ad orientarsi in modo autonomo. Conoscere l’azienda significa anche condividere con la nuova risorsa tutte le informazioni relative alla quotidianità, come le pause caffè e i servizi di welfare;
- L’importanza dell’affiancamento: una delle figure chiave del processo di Onboarding aziendale è quella del mentore che deve essere per il neo assunto un punto di riferimento all’interno dell’azienda. L’attività di mentoring, che non deve esaurirsi nelle prime settimane ma può durare fino alla fine del primo ano, prevede che una persona esperta (Senior) affianchi un soggetto con meno esperienza (Junior) per guidarlo nel percorso di apprendimento allo scopo di favorire la crescita professionale e personale del neoassunto;
- Formazione e valutazione: durante la la fase di Onboarding un’adeguata formazione permette al nuovo dipendente di apprendere le nozioni principali, raggiungere gli obiettivi e rispondere alle aspettative legate alla sua mansione senza sentirsi sotto pressione. Naturalmente, è importante misurare anche i risultati del processo di inserimento per valutare l’efficacia delle azioni messe in campo. L’ideale è prevedere cicli di feedback a scadenza settimanale durante i primi 30 giorni. In seguito, e fino alla fine del processo di inserimento della nuova risorsa, la registrazione dei feedback può diventare mensile.
Digital Onboarding e SPID: come attivare l’identità digitale con Namirial
Un valido strumento che può essere integrato nel processo Onboarding digitale per snellire le procedure di riconoscimento e identificazione è SPID, acronimo di Sistema Pubblico di Identità Digitale.
Namirial, Identity Provider accreditato per il rilascio dell’identità digitale, permette di ottenere le credenziali SPID in modo facile, veloce e in pochissimo tempo.
Namirial ID è un set di credenziali – username, password ed eventuale OTP- generate da Namirial che permettono all’utente di accedere ai servizi delle Pubbliche Amministrazioni e dei privati che aderiscono al Sistema Pubblico d’Identità Digitale.
Ecco quali sono le caratteristiche e i costi delle soluzioni offerte da Namirial:
- SPID Personale: è possibile attivare SPID Personale gratuitamente utilizzando CIE/CNS con PIN e lettore smart card o un certificato di Firma digitale;
- SPID Personale con Video Identificazione: è possibile attivare SPID 24 ore su 24, anche sabato e domenica. È sufficiente una connessione a Internet, lo smartphone o una webcam, un documento di riconoscimento e la tessera sanitaria. Il costo del servizio di video-identificazione è di 19,90 € + IVA (solo una volta).
Inoltre, con Namirial è possibile attivare anche lo SPID Professionale, una particolare tipologia (Tipo 3) di Sistema Pubblico di Identità Digitale pensato per permettere a professionisti e aziende di accedere ai servizi della Pubblica Amministrazione e degli Enti privati che aderiscono al circuito.
Lo SPID Professionale, oltre ai dati dello SPID Personale (Tipo 1), racchiude gli attributi aggiuntivi che caratterizzano la professione della persona che lo possiede e ha la durata di uno o due anni dall’attivazione, a seconda del numero di anni che si sceglie di acquistare. Alla scadenza, se l’utente decide di non rinnovarlo, SPID Professionale tornerà ad essere uno SPID Personale di Tipo 1. Il prezzo annuale per lo SPID Professionale Namirial è di 35,00 euro, mentre per due anni il prezzo è di 70,00 € + IVA.
Il servizio può essere acquistato sia da chi è già in possesso di uno SPID Personale Namirial, sia da chi non lo è, oppure ha uno SPID rilasciato da un altro Identity Provider: in tutti i casi la procedura di attivazione permette all’utente di attivare il proprio SPID Professionale (Video Identificazione inclusa nel prezzo) o di aggiornare uno SPID Personale attivato in precedenza con Namirial.
