Sigillo elettronico: cosa devi sapere sull'autenticità dei documenti aziendali

Che cos’è il Sigillo Elettronico e a cosa serve?

I processi di trasformazione digitale si realizzano attraverso l’adozione di nuove metodologie di lavoro, l’abbandono dei tradizionali supporti fisici e l’introduzione di strumenti innovativi, come il Sigillo Elettronico.

Che cos’è il Sigillo Elettronico? È la versione digitale del tradizionale timbro con inchiostro che permette di certificare il valore legale dei documenti digitali e ne garantisce integrità e autenticità, proteggendoli dal rischio di alterazioni. Il Regolamento eIDAS lo definisce come “dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati in forma elettronica per garantire l’origine e l’integrità di questi ultimi”. Si tratta quindi di una sorta di timbro virtuale che serve a garantire la correttezza dell’origine dei dati del documento informatico su cui è apposto.

Ai sensi del Regolamento UE n°910/2014 sull’identità digitale esistono due tipi di sigillo elettronico:

Sigillo Elettronico Avanzato (AdESeal): in base a quanto previsto dall’art. 36 deve essere connesso unicamente al creatore del sigillo, idoneo a identificare il creatore, basato sui dati appartenenti al suo creatore e da lui controllati, collegato ai dati in modo tale che ogni successiva modifica degli stessi sia rilevabile;
Sigillo Elettronico Qualificato (QeSeal): è un sigillo elettronico avanzato, che presenta quindi le quattro sopracitate caratteristiche, creato mediante un dispositivo dotato di certificato. I certificati qualificati di sigilli elettronici devono soddisfare i requisiti illustrati nell’allegato III del Regolamento UE n°910/2014. In più, secondo quanto stabilito dall’art. 35, un Sgillo Elettronico Qualificato basato su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuto quale Sigillo Elettronico Qualificato in tutti gli altri Stati membri. È possibile ottenere un Sigillo Elettronico Qualificato rivolgendosi a una Certification Authrotity elDAS abilitata ad emettere i sigilli.

Il Sigillo Elettronico Qualificato, introdotto nel nostro ordinamento con l’emanazione del già citato Regolamento eIDAS e regolamento in Italia dall’AgID, è equivalente a una firma elettronica qualificata, ma a differenza di quest’ultima non afferisce a una persona fisica, bensì a una persona giuridica.

Che cosa significa? Vuol dire che mentre da una firma siamo in grado di individuare con certezza un soggetto attraverso il suo nome, cognome, codice fiscale, eccetera, da un sigillo possiamo risalire con certezza ad una persona giuridica attraverso la sua denominazione, partita IVA o codice fiscale, ma non abbiamo alcun riferimento alla persona fisica che ha materialmente utilizzato le credenziali per generare il suddetto sigillo.

Utilizzando il Sigillo Elettronico Qualificato, ad esempio al momento della firma di fatture elettroniche e notifiche ufficiali, certificazioni e legalizzazioni, offerte e altri documenti elettronici, le persone giuridiche sono protette dal rischio che un documento da loro emesso venga falsificato o alterato.

Come autenticare un documento con il Sigillo Elettronico di Namirial?

L’applicazione del Sigillo Elettronico di Namirial su un documento elettronico di qualsiasi tipo come una fattura, avviso ufficiale, offerta o altra pratica che richieda un impegno da parte dell’azienda, avviene in automatico senza la necessità di utilizzare un apposito dispositivo o inserire codici di autorizzazione.

Ecco quali sono i principali vantaggi del Sigillo Eettronico Qualificato di Namirial:

Apposizione automatica: la persona giuridica che appone il sigillo, non è tenuta ad effettuare attività manuali. Il sigillo è apposto da un sistema informatico;
Garanzia di provenienza: il Sigillo Elettronico Qualificato, in un’epoca di tentativi di frode informatici crescenti, acquisisce sempre più importanza per dare la garanzia della provenienza di un documento o di un messaggio;
Svolge funzioni probatorie: il Sigillo Elettronico Qualificato garantisce la provenienza dei dati ed è riconosciuto in tutta Europa in sede di giudizio;
Certezza del firmatario: il sigillo permette di associare in maniera certa e permanente un soggetto giuridico ad un documento. Dalla normativa nazionale ed europea, emerge che la certezza dell’autore è garantita analogamente a quanto avviene per i soggetti fisici con la firma elettronica qualificata.

Puoi attivare il tuo Sigillo Elettronico in tre semplici passaggi:

Scegli il periodo di validità del sigillo e clicca su Acquista;
Controlla l’email e segui le istruzioni per firmare e inviare la documentazione necessaria;
Ricevi le credenziali del tuo Sigillo Elettronico.

Per utilizzarlo ti basta scaricarlo sul tuo pc o accedere da web a Namirial Sign, l’innovativa applicazione che ti consente di utilizzare gratuitamente da un’unica piattaforma tante funzionalità utili per digitalizzare il tuo lavoro e la tua vita privata.

Con Namirial puoi acquistare il Sigillo Elettronico qualificato elDAS scegliendo tra due versioni: