Il titolare effettivo: pilastro della trasparenza aziendale
Il titolare effettivo è una figura cardine nelle normative antiriciclaggio, introdotta per garantire trasparenza economica e prevenire fenomeni come il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo. Regolata in Italia dal D.Lgs. 231/2007 e dal DM 55/2022, l’individuazione del titolare effettivo consente di identificare chi possiede o controlla, in ultima istanza, società ed enti giuridici.
Con questa guida esploreremo tutti gli aspetti relativi a questa figura: chi è, come viene individuato e quali obblighi sono previsti per le imprese.
Titolare effettivo registro imprese: soggetti obbligati alla comunicazione
Sono tenuti ad individuare il titolare effettivo e a comunicare i suoi dati alla Camera di Commercio i seguenti soggetti:
- le imprese con personalità giuridica (Spa, Sapa, Srl, società cooperative) comprese le startup innovative iscritte nell’apposita sezione speciale;
- le persone giuridiche private (associazioni, fondazioni, altre istituzioni di carattere privato, iscritte o meno al R.E.A.) che hanno acquisito la personalità giuridica mediante l’iscrizione nel registro delle persone giuridiche;
- i trust e gli istituti giuridici affini ai trust.
Non vi è l’obbligo di individuare il titolare effettivo nelle società di persone, nelle imprese individuali e nelle associazioni non riconosciute.
Chi è il titolare effettivo?
Le regole da seguire per l’individuazione del titolare effettivo variano a seconda del soggetto.
1. Nelle imprese dotate di personalità giuridica, l’individuazione del titolare effettivo si basa su tre criteri principali, applicati in modo scalare per garantire trasparenza anche nelle strutture societarie più complesse:
- criterio dell’assetto proprietario. Costituisce indicazione: a) di proprietà diretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25% cento del capitale, detenuta da una persona fisica;b) di proprietà indiretta la titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25% del capitale, posseduto per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona;
- criterio del controllo. Se l’analisi dell’assetto proprietario non consente di individuare il titolare effettivo, si passa a esaminare chi, tramite maggioranza dei voti o specifici vincoli contrattuali, esercita un’influenza dominante sulla governance societaria. Questo approccio è essenziale per individuare chi detiene effettivamente il potere decisionale;
- criterio residuale. Qualora i precedenti criteri risultino inefficaci, il titolare effettivo viene identificato nella persona fisica che detiene poteri di amministrazione o direzione della società, come l’amministratore delegato.
2. Nelle persone giuridiche private il titolare effettivo è la persona fisica che ricopre il ruolo di fondatore, beneficiario o titolare di funzioni di rappresentanza legale, direzione e amministrazione.
3. Nei trust il titolare effettivo è la persona fisica che ricopre il ruolo di costituente, fiduciario, guardiano, beneficiario o il soggetto che esercita il controllo sul trust o sui beni conferiti nei trust attraverso la proprietà diretta o indiretta o attraverso altri mezzi.
Titolare effettivo: alcuni esempi
Vediamo alcuni esempi per chiarire i concetti espressi sopra.
- Spa Alfa con tre soci:
A – persona fisica – con una partecipazione del 30%;
B – persona fisica – con una partecipazione del 30%;
C – persona fisica – con una partecipazione del 40%.
A, B e C sono tutti titolari effettivi in quanto, ognuno di essi ha una partecipazione al capitale sociale superiore al 25%.
- Stesso caso visto al punto precedente, ma ipotizzando che B, pur essendo titolare formale della partecipazione, sia una persona interposta e il dominus e vero gestore della quota sia D.
I titolari effettivi diventerebbero A, D (titolare di partecipazione proprietaria indiretta) e C.
- Spa Alfa con tre soci:
A – persona fisica – con una partecipazione del 10%;
B – persona fisica – con una partecipazione del 40%;
C – persona fisica – con una partecipazione del 50%.
B e C sono titolari effettivi in quanto, ognuno di essi ha una partecipazione al capitale sociale superiore al 25%.
- Spa Alfa con tre soci:
A – persona fisica – con una partecipazione del 30%;
B – persona fisica – con una partecipazione del 30%;
C – Spa – con una partecipazione del 40%.
A e B sono titolari effettivi in quanto, ognuno di essi ha una partecipazione al capitale sociale superiore al 25%. Per quanto riguarda C, trattandosi di una società, e non di una persona fisica, occorre individuare la persona fisica che controlla la società-socia e che risulta, di conseguenza, essere anch’essa titolare effettivo della Alfa Spa.
- Spa Alfa con cinque soci:
A – persona fisica – con una partecipazione del 20%;
B – persona fisica – con una partecipazione del 20%;
C – persona fisica – con una partecipazione del 20%;
D – Spa – con una partecipazione del 20%;
E – Srl – con una partecipazione del 20%.
Nessuno dei soci ha una partecipazione diretta superiore al 25%. Ipotizzando che non vi sono interposizioni di persone tra i soci-persone fisiche tali da generare fenomeni rilevanti di proprietà indiretta e supponendo che nessuno dei soci persone-fisiche controlli una delle due società-socie e sia, quindi, titolare della proprietà indiretta della corrispondente partecipazione, il titolare effettivo non può essere individuato mediante il criterio della proprietà. Può tuttavia essere impiegato il criterio del controllo. Ad esempio, i soci A e B si sono accordati nel senso di votare conformemente a C nelle assemblee ordinarie. Quest’ultimo è il titolare effettivo poiché dispone della maggioranza dei voti nell’assemblea ordinaria.
- Società di capitali con 4 soci, persone fisiche al 25%.
Nel caso di una società con quattro soci, tutte persone fisiche, ciascuno con partecipazione pari al 25% del capitale, nessuno di questi può essere individuato come titolare effettivo con il requisito della titolarità di partecipazione diretta superiore al 25%. L’amministratore deve quindi appurare se sia applicabile il criterio della proprietà indiretta. Può darsi, infatti, che uno dei soci sia indirettamente titolare di altra partecipazione (es. uno dei soci è in realtà un prestanome di altro socio). In questo caso – titolarità di due partecipazioni sotto soglia, una in via formale e diretta e l’altra in via indiretta – le partecipazioni devono essere sommate. Se la somma supera il 25% il socio va indicato come titolare effettivo. Successivamente all’uso del criterio dell’assetto proprietario può essere usato il criterio del controllo. Infine, qualora i primi due criteri non si rivelino utili, va impiegato il criterio residuale.
Registro titolare effettivo: cos’è e come funziona
Il registro del titolare effettivo è un apposito registro che raccoglie e conserva i dati dei titolari effettivi delle imprese e di altri enti obbligati. È un sistema gestito dalle Camere di Commercio, che opera in sinergia con il registro imprese e altre banche dati.
Il Registro è suddiviso in due sezioni:
- la sezione autonoma, destinata ad accogliere i dati delle società e delle persone giuridiche private;
- la sezione speciale, per i trust e gli istituti giuridici affini.
Comunicazione titolare effettivo: come fare
La comunicazione del titolare effettivo all’ufficio del registro delle imprese della Camera di Commercio territorialmente competente può essere fatta esclusivamente con invio telematico e consiste nella compilazione e sottoscrizione dell’apposito modulo digitale TE, con successivo invio al registro delle imprese grazie all’ambiente di compilazione DIRE.
L’ufficio competente è quello della Camera di Commercio ove l’impresa e la persone giuridica privata hanno la propria sede legale oppure, nel caso di trust, nella provincia in cui è stato costituito.
Il modulo deve essere sottoscritto digitalmente:
- dal legale rappresentante o da uno degli amministratori, o dei liquidatori, o dal commissario liquidatore, o dal commissario giudiziario, in caso di società,oppure da un sindaco, in caso di inerzia degli amministratori/liquidatori;
- dal fondatore o da una delle persone dotate di poteri di rappresentanza e amministrazione, o dal liquidatore in caso di persona giuridica privata;
- dal fiduciario, in caso di trust o di istituti giuridici affini.
Titolare effettivo: quali dati occorre comunicare
La comunicazione deve riguardare i dati identificativi dei titolari effettivi (come nome e cognome, cittadinanza). A questi dati si aggiungono altre informazioni che variano a seconda della natura dell’entità e che sono:
-
per le imprese con personalità giuridica
- l’entità della partecipazione al capitale dell’ente detenuta dal titolare effettivo;
- se il titolare effettivo non è individuato tramite la partecipazione al capitale, l’indicazione delle modalità di controllo o dei poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione esercitati;
- per le persone giuridiche private occorre indicare il codice fiscale dell’ente, la denominazione, la sede legale e, se diversa, la sede amministrativa, nonché l’indirizzo di posta elettronica certificata;
- per trust e istituti giuridici affini vanno indicati il codice fiscale, la denominazione del trust o istituto giuridico affine, la data, il luogo e gli estremi dell’atto di costituzione.
Infine, è necessario aggiungere le seguenti ulteriori informazioni:
- eventuali indicazioni di circostanze eccezionali per richiedere l’esclusione dall’accesso pubblico delle informazioni sulla titolarità effettiva;
- l’indirizzo email per ricevere comunicazioni come contrinteressato;
- dichiarazione di responsabilità con consapevolezza delle sanzioni previste per dichiarazioni false o inesatte.
Sanzioni titolare effettivo
Le sanzioni applicate in caso di omessa comunicazione del titolare effettivo, sono le seguenti:
- per le denunce e le comunicazioni presentate entro i 30 giorni successivi alla scadenza, si va da un minimo di 34,33€ ad un massimo di 344,00€;
- per le denunce e le comunicazioni presentate oltre i 30 giorni successivi alla scadenza, la sanzione varia da un minimo di 103,00€ ad un massimo di 1.032,00€.
Titolare effettivo scadenza della comunicazione
Inizialmente, la scadenza per la prima comunicazione dei dati del titolare effettivo era fissata all’11 dicembre 2023, ma è stata sospesa dal TAR del Lazio fino al 27.03.2024. Successivamente il Consiglio di Stato ha sospeso l’operatività del registro dei titolari effettivi, mentre la comunicazione dei titolari effettivi e le variazioni circa la titolarità effettiva continuano ad essere consentite.
Si rammenta, inoltre, che rimane l’obbligo di comunicare le nuove costituzioni e le variazioni, con un termine di 30 giorni dall’evento. Inoltre, resta valido l’obbligo di confermare annualmente le informazioni già trasmesse.
Verifica dell’Identità: la soluzione Namirial
La normativa sul titolare effettivo impone agli intermediari bancari e finanziari e ai professionisti – come notai, commercialisti, avvocati, CAF, associazioni di categoria e patronati – di identificare il titolare effettivo del cliente prima di instaurare un rapporto professionale.
Per semplificare questa attività e ridurre i rischi associati, Namirial offre un servizio innovativo di Verifica dell’Identità. Questo servizio:
- autentica gli utenti da remoto con una combinazione di Intelligenza Artificiale e interazione umana;
- elimina il rischio di frode, garantendo la massima sicurezza;
- è operativo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con tempi di risposta inferiori a due minuti.
