Perché serve la PEC aziendale

PEC aziendale: perché è importante

La PEC aziendale è uno degli strumenti indispensabili nel processo di digitalizzazione aziendale che coinvolge, su più livelli, l’intera impresa e prevede l’uso di strumenti e tecnologie digitali in grado di rendere più efficienti i processi e i flussi aziendali allo scopo di ottimizzare il business e rimanere competitivi in un mercato caratterizzato da continui cambiamenti.

Che cos’è la PEC aziendale? La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è uno strumento di comunicazione sicuro, economico e veloce che consente di inviare mail con lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata A/R, vale a dire la raccomandata con ricevuta di ritorno.

Rispetto alla Posta Elettronica ordinaria, il servizio PEC presenta delle caratteristiche aggiuntive: infatti, grazie agli avanzati sistemi di sicurezza antivirus e antispam utilizzati dal sistema, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibile, durante la trasmissione tra mittente e destinatario, nessun tipo di modifica né al messaggio né agli eventuali allegati. 

In più, su tutti i messaggi vige un vincolo di segretezza come quello riconosciuto dalla Costituzione per la corrispondenza normale. Va inoltre ricordato che il sistema certifica data e ora sia della spedizione che della consegna e tutti gli indirizzi PEC sono verificati e con valore legale.

Come aprire una casella di Posta Elettronica Certificata?

Il servizio di Posta Elettronica Certificata può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali come la PEC, la firma digitale e la marca temporale. 

Come aprire una PEC aziendale? La procedura per attivare una casella di Posta Elettronica Certificata è molto simile a quella utilizzata per aprire una tradizionale casella di posta elettronica, tuttavia è necessario qualche accorgimento in più. Per utilizzare il servizio PEC, infatti, è necessario collegarsi al sito di uno dei gestori riconosciuti dall’AgID, fornire i propri dati anagrafici, caricare un documento di identità e specificare se la casella di PEC è richiesta da un’impresa, una persona giuridica o un privato cittadino.

L’ultimo step è il pagamento da effettuare secondo le modalità indicate sul sito del gestore che, dopo aver verificato la correttezza delle informazioni ricevute, attiva la casella. 

Obbligo PEC: chi deve averla e quali sono le sanzioni previste dalla normativa?

In base a quanto stabilito dall’art. 16 del DL 185/2008, dall’art. 5 del DL 179/2012 e dall’art 37 del DL 76/2020, la PEC è obbligatoria per:

• Pubbliche amministrazioni;
• Imprese;
• Società;
• Ditte individuali;
• Liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale.

Quali sono le sanzioni per chi non rispetta la normativa? Il D.L. 16 luglio 2020 n. 76 (Decreto Semplificazioni), prevede l’inasprimento delle sanzioni per chi non comunica il proprio domicilio digitale al Registro Imprese o all’ordine professionale di appartenenza.

L’articolo 37 del Decreto Semplificazioni stabilisce che entro il 1° ottobre 2020 tutte le imprese individuali e le società che non hanno comunicato al Registro Imprese il proprio indirizzo casella PEC, o il cui domicilio digitale sia stato cancellato d’ufficio, o per le quali il proprio domicilio digitale, seppur dichiarato, sia inattivo, devono regolarizzare la propria posizione tramite comunicazione telematica al Registro Imprese competente per territorio.

In caso di mancata comunicazione sarà assegnato d’ufficio un nuovo e diverso domicilio digitale e verranno applicate le sanzioni in misura raddoppiata per le società (con riferimento all’articolo 2630 del Codice Civile) e triplicata per le imprese individuali (con riferimento all’articolo 2194 del Codice Civile):

• da 206 a 2.064 euro per le società;
• da 30 a 1.548 euro per le imprese individuali.

Se, invece, la mancata comunicazione riguarda, i professionisti iscritti ad un albo, l’Ordine di appartenenza provvede a trasmettere una diffida ad adempiere entro 30 giorni dal ricevimento della stessa. In caso di mancata ottemperanza alla diffida, l’Ordine può sospendere il professionista dall’Albo fino alla comunicazione del domicilio digitale.

Quando usare la PEC aziendale

Come abbiamo già detto, la PEC aziendale consente di inviare un messaggio con lo stesso valore legale di una raccomandata cartacea con avviso di ricevimento, garantendo così la prova e l’invio della consegna. Inoltre, le informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna del messaggio vengono conservate dal gestore per 30 mesi.

La PEC aziendale può essere usata per:

• Partecipare a bandi, gare d’appalto e concorsi;
• Comunicare con Enti e Pubblica Amministrazione;
• Trasmettere documenti riservati, come contratti e disdette, in tutta sicurezza;
• Inviare e ricevere fatture elettroniche a fornitori e clienti;
• Convocare consigli, giunte e assemblee;
• Semplificare lo scambio di informazioni nelle realtà aziendali con più sedi operative;
• Gestire le comunicazioni ufficiali all’interno di reti di imprese o commerciali;
• Inviare gli stipendi ai dipendenti.

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