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PEC aziendale: perché è importante?
La PEC aziendale è uno degli strumenti indispensabili nel processo di digitalizzazione aziendale che coinvolge, su più livelli, l’intera impresa e prevede l’uso di strumenti e tecnologie digitali in grado di rendere più efficienti i processi e i flussi aziendali allo scopo di ottimizzare il business e rimanere competitivi in un mercato caratterizzato da continui cambiamenti.
Che cos’è la PEC aziendale? La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è uno strumento di comunicazione sicuro, economico e veloce che consente di inviare mail con lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata A/R, vale a dire la raccomandata con ricevuta di ritorno.
Rispetto alla Posta Elettronica ordinaria, il servizio PEC presenta delle caratteristiche aggiuntive: infatti, grazie agli avanzati sistemi di sicurezza antivirus e antispam utilizzati dal sistema, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibile, durante la trasmissione tra mittente e destinatario, nessun tipo di modifica né al messaggio né agli eventuali allegati.
In più, su tutti i messaggi vige un vincolo di segretezza come quello riconosciuto dalla Costituzione per la corrispondenza normale. Va inoltre ricordato che il sistema certifica data e ora sia della spedizione che della consegna e tutti gli indirizzi PEC sono verificati e con valore legale.
Come aprire una casella di Posta Elettronica Certificata?
Il servizio di Posta Elettronica Certificata può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali come la PEC, la firma digitale e la marca temporale.
Come aprire una PEC aziendale? La procedura per attivare una casella di Posta Elettronica Certificata è molto simile a quella utilizzata per aprire una tradizionale casella di posta elettronica, tuttavia è necessario qualche accorgimento in più. Per utilizzare il servizio PEC, infatti, è necessario collegarsi al sito di uno dei gestori riconosciuti dall’AgID, fornire i propri dati anagrafici, caricare un documento di identità e specificare se la casella di PEC è richiesta da un’impresa, una persona giuridica o un privato cittadino.
L’ultimo step è il pagamento da effettuare secondo le modalità indicate sul sito del gestore che, dopo aver verificato la correttezza delle informazioni ricevute, attiva la casella.
Il costo dell’abbonamento annuale al servizio equivale a circa due raccomandate cartacee e permette d’inviare messaggi illimitati.
Obbligo PEC: chi deve averla e quali sono le sanzioni previste dalla normativa?
Possedere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata, in base a quanto stabilito dagli articoli 16 D.L. n. 185/2008, 5 D.L. n. 179/2012 e 37 D.L. 76/2020, è obbligatorio per:
- Pubbliche amministrazioni;
- Imprese;
- Società;
- Ditte individuali;
- Liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale.
Quali sono le sanzioni per chi non rispetta la normativa? Il D.L. 16 luglio 2020 n. 76 (Decreto Semplificazioni), recante “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale”, convertito con modificazioni dalla legge 11 settembre 2020, n. 120, prevede l’inasprimento delle sanzioni a carico di coloro che non comunicano il proprio domicilio digitale al Registro Imprese o all’Ordine professionale di appartenenza.
L’articolo 37 del Decreto Semplificazioni stabilisce che entro il 1° ottobre 2020 tutte le imprese individuali e le società che non hanno comunicato al Registro Imprese il proprio indirizzo casella PEC, o il cui domicilio digitale sia stato cancellato d’ufficio, o per le quali il proprio domicilio digitale, seppur dichiarato, sia inattivo, devono regolarizzare la propria posizione tramite comunicazione telematica al Registro Imprese competente per territorio.
In caso di mancata comunicazione sarà assegnato d’ufficio un nuovo e diverso domicilio digitale e verranno applicate le sanzioni in misura raddoppiata per le società (con riferimento all’articolo 2630 del Codice Civile) e triplicata per le imprese individuali (con riferimento all’articolo 2194 del Codice Civile):
- Dai 206 ai 2.064 € per le società;
- Dai 30 ai 1548 € per le imprese individuali.
Se, invece, la mancata comunicazione riguarda, i professionisti iscritti ad un albo, l’Ordine di appartenenza provvede a trasmettere una diffida ad adempiere entro 30 giorni dal ricevimento della stessa. In caso di mancata ottemperanza alla diffida, l’Ordine può sospendere il professionista dall’Albo fino alla comunicazione del domicilio digitale.
Quando utilizzare la PEC aziendale?
Come abbiamo già detto, la PEC aziendale consente di inviare un messaggio con lo stesso valore legale di una raccomandata cartacea con avviso di ricevimento, garantendo così la prova e l’invio della consegna. Inoltre, le informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna del messaggio vengono conservate dal gestore per 30 mesi.
La PEC aziendale può essere utilizzata per:
- Partecipare a bandi, gare d’appalto e concorsi;
- Comunicare con Enti e Pubblica Amministrazione;
- Trasmettere documenti riservati, come contratti e disdette, in tutta sicurezza;
- Inviare e ricevere fatture elettroniche a fornitori e clienti;
- Convocare consigli, giunte e assemblee;
- Semplificare lo scambio di informazioni nelle realtà aziendali con più sedi operative;
- Gestire le comunicazioni ufficiali all’interno di reti di imprese o commerciali;
- Inviare gli stipendi ai dipendenti.
PEC Namirial: la PEC aziendale perfetta per ogni tipo di impresa
Con Namirial, gestore di Posta Elettronica Certificata accreditato presso AgID, puoi attivare in pochi minuti la tua PEC aziendale online e scegliere tra tre comodi pacchetti adatti ad ogni tipo di esigenze:
- PEC Professional che comprende:
- 2GB di spazio inbox + 3GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Costo: 19,00 euro + iva l’anno;
- PEC Business che include:
- 2GB di spazio inbox + 6GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Servizio Multiutenza incluso;
- Costo: 29, 00 euro + iva l’anno;
- PEC Enterprise che autentichi con:
- 2GB di spazio casella + 13GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- Servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- Servizio Multiutenza incluso;
- Costo: 49,00 + iva l’anno.
Tutte le tipologie sono dotate dei migliori servizi sempre inclusi nel prezzo:
- Invio e consegna sono certificati: l’invio è certificato dalla ricevuta di accettazione, mentre la ricevuta di consegna certifica che la comunicazione è arrivata a destinazione. Entrambe le ricevute valgono come prove in sede legale;
- Servizio di archiviazione avanzata: salva automaticamente una copia dei messaggi in ingresso e delle ricevute in un’area separata e sicura. Non temere di esaurire lo spazio: puoi acquistare altri giga o puoi esportare un backup per liberare lo spazio;
- Usa il tuo client preferito: puoi scaricare i messaggi e le ricevute direttamente sui tuoi dispositivi con il tuo client di posta preferito oppure accedere via web con qualsiasi browser;
- Multiutenza: i tuoi collaboratori potranno accedere alla casella con il loro account individuale e con permessi personalizzati;
- Servizio eFattura: facilita la consultazione delle Fatture Elettroniche ricevute dall’Agenzia delle Entrate sulla tua casella PEC. Oltre a contrassegnarle con un’apposita immagine consente di visualizzarne un’anteprima semplificata ed eventualmente di spostarle in una nuova cartella;
- Notifiche: Namirial offre il servizio Messaggi di Notifica che ti permette di abilitare una email non certificata, nella quale riceverai un avviso ogni qualvolta ricevi una nuova PEC da leggere;
- Report: se vuoi un resoconto delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore, Namirial ti offre due possibilità: PEC – Report Email giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere, sulla tua email ordinaria, il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore) e PEC – Report SMS giornaliero (potrai scegliere l’ora nella quale ricevere via SMS il report delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore);
- Spazio Inbox e Archivio ampliabili: puoi effettuare l’ampliamento della inbox e dell’archivo, aggiungendo tutti i giga di cui hai bisogno in qualsiasi momento e in autonomia (a pagamento);
- Inoltro messaggi non certificati: puoi impostare una funzione che permetterà l’ingresso di messaggi di posta ordinaria nella PEC o, in alternativa, puoi impostare una email ordinaria nella quale gli stessi verranno reindirizzati;
- Filtri: i filtri consentono di creare regole dalla webmail per guadagnare tempo automatizzando la gestione della tua posta;
- Massimali: puoi inviare un singolo messaggio PEC a un massimo 500 destinatari; ogni messaggio può avere una dimensione massima di 100MB.
Namirial adotta tecnologie e procedure innovative per proteggere le proprie caselle di PEC: il traffico, i contenuti e gli accessi vengono costantemente monitorati e sottoposti a severi controlli nel completo rispetto della tua privacy.
