Relata di notifica a mezzo PEC: come funziona?

Come va redatta la relata di notifica a mezzo PEC

In questo articolo vediamo tutti i passaggi necessari per notificare un atto a mezzo PEC e come redigere correttamente la relata di notifica, cioè il documento che certifica l’avvenuta notifica di un atto.

Notifica PEC: le novità introdotte dalla Riforma Cartabia

Con la Riforma Cartabia, la PEC è diventata il principale strumento di notifica degli atti giudiziari. Il nuovo art.137 c.p.c., infatti, stabilisce che la notifica deve essere fatta a mezzo PEC in tutti i casi in cui il destinatario è obbligato ad avere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata iscritto in un pubblico registro o ha eletto domicilio digitale a norma del D.Lgs. n.82/2005.

Pertanto, un avvocato che debba notificare un atto è tenuto a verificare che il destinatario abbia un domicilio digitale iscritto in un pubblico registro e, in caso affermativo, è obbligato a procedere con la notifica a mezzo PEC.

Quali sono i presupposti per effettuare la notifica a mezzo PEC

Per effettuare la notifica a mezzo PEC, l’avvocato deve:

sottoscrivere i documenti da notificare con una firma digitale;
usare per la notifica un indirizzo PEC mittente iscritto in un registro pubblico (art.3-bis L.53/1994);
inviare la notifica a un indirizzo PEC destinatario iscritto in un registro pubblico (art.3-bis L.53/1994).

Quali sono i pubblici registri ai quali si riferisce la norma

I pubblici registri ai quali si riferisce la norma sono degli elenchi pubblici che raccolgono gli indirizzi PEC. Questi elenchi sono:

INI-PEC, consultabile da chiunque senza bisogno di autenticazione, raccoglie gli indirizzi PEC di imprese e professionisti, provenienti dal Registro Imprese e dagli ordini e collegi professionali;
IPA, anch’esso consultabile liberamente, raccoglie le PEC delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi;
INAD, consultabile accedendo con SPID/CIE/CNS, raccoglie le PEC delle persone fisiche e dei professionisti e altri enti di diritto privato non tenuti a iscriversi al Registro Imprese o ad albi, elenchi e registri professionali;
Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR), anch’essa consultabile accedendo con SPID/CIE/CNS, è l’anagarafe digitale nazionale istituita dal Ministero dell’Interno e nata per semplificare lo scambio di informazioni tra la PA e i cittadini;
ReGIndE, REgistro Generale degli Indirizzi Elettronici, gestito dal Ministero della Giustizia. Questo elenco raccoglie i dati identificativi e gli indirizzi PEC dei cosiddetti soggetti abilitati esterni (SAE), cioè soggetti esterni al ministero abilitati a interagire per via telematica con un ufficio giudiziario nell’ambito di un processo civile telematico. I dati presenti in tale registro sono compresi anche nell’elenco INI-PEC.

Come predisporre la notifica da inviare?

Nel comporre la mail di notifica occorre rispettare le seguenti regole:

nel caso di più destinatari, essi vanno inseriti come tali e non in copia conoscenza;
nell’oggetto va inserito obbligatoriamente, a pena di nullità della notifica, la dizione “notificazione ai sensi della legge n.53 del 1994“;
il corpo del messaggio non deve essere necessariamente compilato, tuttavia può essere redatto in modo da contenere delle indicazioni utili al destinatario per l’apertura dei file firmati digitalmente. Ad esempio, si può usare il testo suggerito dalla Camera Civile di Rimini;
l’atto da notificare, la procura ricevuta dal cliente e la relata di notifica devono essere sottoscritti digitalmente e allegati alla PEC.

Si ricorda, inoltre, che le ricevute devono essere conservate in formato telematico.

Quali caratteristiche deve avere la relata di notifica a mezzo PEC?

La relata di notifica a mezzo PEC deve essere:

contenuta in un file .pdf;
generata direttamente in formato digitale, cioè preparata con un programma di videoscrittura e convertita in formato .pdf;
sottoscritta digitalmente.

La relata di notifica a mezzo PEC deve contenere i seguenti dati:

nome, cognome e codice fiscale dell’avvocato notificante;
nome e cognome o denominazione, ragione sociale e codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
nome e cognome o denominazione e ragione sociale del destinatario;
indirizzo Pec a cui l’atto viene notificato;
indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
attestazione di conformità;
ufficio giudiziario, sezione, numero e anno di ruolo per le notificazioni effettuate in corso di procedimento.

Quando si perfezionano le notifiche a mezzo PEC?

Le notifiche a mezzo PEC si considerano perfezionate ai sensi dell’art.3-bis, c.3, L. n.53/1994:

per il mittente, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione;
per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna.

Va precisato, inoltre, che la notifica può essere effettuata senza limiti di orario, tuttavia se la ricevuta di avvenuta consegna è generata tra le ore 21 e le ore 7 del mattino del giorno successivo, la notifica si intende perfezionata per il destinatario alle ore 7.

Relata di notifica con dichiarazione ex.art.137, c.7, Codice di Procedura Civile

Se il destinatario della notifica non è titolare di PEC o nei casi in cui non sia stato possibile eseguire la notifica a mezzo PEC o la notifica a mezzo PEC ha avuto esisto negativo, l’avvocato può rivolgersi all’UNEP (Ufficio Notificazioni Esecuzioni e Protesti) per la notifica dell’atto di citazione, inserendo nella relata la dichiarazione ex art.137, c.7, c.p.c.: “Il sottoscritto Avv……., nella qualifica di difensore di ……, chiede che la notifica del sopra trascritto atto a…… venga effettuata tramite ufficiale giudiziario, non essendo stato possibile procedere tramite PEC, in quanto…..”.

PEC Namirial: la soluzione più completa sul mercato

Namirial, gestore di Posta Elettronica Certificata accreditato presso AgID, permette di attivare una casella PEC in pochi minuti.

L’invio è certificato dalla ricevuta di accettazione, mentre la ricevuta di consegna certifica che la comunicazione è arrivata a destinazione. Inoltre, è certificato anche il contenuto del messaggio e i suoi allegati, per non lasciare spazio al minimo dubbio.

Sono disponibili tre diverse soluzioni PEC Namirial per uso professionale:

PEC Professionale, che comprende:

- 2 GB di spazio inbox + 3 GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- protezione EmailScan inclusa nel prezzo solo per il primo anno.

PEC Aziende, che include:

- 2 GB di spazio inbox + 6 GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- servizio Multiutenza incluso;
- protezione EmailScan inclusa nel prezzo solo per il primo anno.

PEC Imprese, che include:

- 2 GB di spazio casella + 13 GB di archivio di sicurezza per salvare una copia dei messaggi e delle ricevute;
- servizio eFattura per consultare facilmente le fatture elettroniche;
- servizio Multiutenza incluso;
- protezione EmailScan inclusa nel prezzo solo per il primo anno.

La PEC Namirial è super accessoriata e include:

servizio di protezione cyber EmailScan: il servizio consente di verificare, attraverso un report mensile, se le credenziali di accesso alla casella PEC sono state compromesse e sono presenti nel deep web;
servizio di archiviazione avanzata: è possibile salvare automaticamente, in un’area separata e sicura, una copia dei messaggi in ingresso e delle ricevute. Se lo spazio non basta, si possono acquistare altri giga o esportare un backup per liberare lo spazio;
possibilità di usare il client preferito: è possibile scaricare i messaggi e le ricevute direttamente sui propri dispositivi con il client di posta preferito, oppure accedere via web con qualsiasi browser;
servizio Multiutenza: con Namirial è possibile condividere l’accesso alla casella PEC in totale sicurezza. I collaboratori potranno accedere alla casella con il loro account individuale e con permessi personalizzati.