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Come la PEC ha rivoluzionato il nostro modo di comunicare
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è nata nel 2005 e da allora ha cambiato radicalmente il modo in cui imprese, professionisti, pubbliche amministrazioni e cittadini comunicano tra loro. Grazie alla PEC, una email ha lo stesso valore legale di una raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno, rendendo più semplice, sicuro e conveniente lo scambio di informazioni e documenti con validità legale.
La PEC ha modernizzato le pratiche amministrative e burocratiche, semplificando la vita dei cittadini grazie alla riduzione di tempi e costi di spedizione delle comunicazioni. Inoltre, la Pec ha ridotto l’uso della carta per l’invio delle raccomandate cartacee, determinando un impatto positivo per l’ambiente.
L’adozione della PEC è aumentata in modo significativo dal 2020, quando è diventata obbligatoria per tutte le imprese italiane, oltre che per le pubbliche amministrazione e i liberi professionisti iscritti a un Albo professionale.
Ad oggi, le statistiche sull’uso della PEC, aggiornate con frequenza bimestrale dall’Agenzia per l’Italia Digitale, dicono che sono oltre 14 milioni le caselle attive in Italia e più di 468 milioni i messaggi scambiati.
INI-PEC, IPA e INAD: l’elenco PEC per ogni categoria
L’uso della Posta Elettronica Certificata ha portato anche alla necessità di creare degli strumenti per facilitare la ricerca e la consultazione delle caselle PEC attive. Ecco perché sono stati istituiti, con la Legge 221/2012 di conversione del Decreto Crescita 2.0, pubblici elenchi che consentono di individuare in modo veloce e sicuro un indirizzo PEC specifico.
Vediamo quali sono questi elenchi e come possono essere utili.
INI-PEC, l’elenco PEC di imprese e professionisti
Il Registro INI-PEC è l’indice nazionale degli indirizzi PEC di società, imprese individuali e professionisti iscritti a un ordine professionale.
Istituito dal Ministero dello Sviluppo Economico e realizzato da InfoCamere, in attuazione del decreto legge del 18 ottobre 2012, n.179, INI-PEC è consultabile gratuitamente senza la necessità di autenticazione e i suoi contenuti vengono aggiornati quotidianamente dal 9 ottobre 2013, con i dati e le informazioni che provengono sia dal Registro Imprese che dagli Ordini e dai Collegi di appartenenza dei professionisti.
Per legge, infatti, il Registro delle Imprese e tutti gli Ordini e i Collegi professionali devono trasferire all’INI-PEC gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata dei propri iscritti e aggiornare i dati forniti nei tempi e nelle modalità stabiliti dalla normativa vigente al fine di garantire la qualità delle informazioni messe a disposizione da INI-PEC.
Avere un registro che raccoglie tutti gli indirizzi PEC è fondamentale per velocizzare le comunicazioni con validità legale.
È importante ricordare che oltre a INI-PEC esiste anche il ReGIndE, ossia il Registro Generale degli Indirizzi Elettronici del Ministero della Giustizia, che contiene i dati identificativi e l’indirizzo PEC dei soggetti abilitati esterni (SAE) al Ministero, cioè dei soggetti abilitati a interagire per via telematica con un ufficio giudiziario nell’ambito del processo civile telematico.
I SAE si dividono in privati e pubblici. I soggetti abilitati esterni privati sono i difensori delle parti private, gli avvocati iscritti negli elenchi speciali, gli esperti e gli ausiliari del giudice. I soggetti abilitati esterni pubblici sono gli avvocati, i procuratori dello Stato e gli altri dipendenti di amministrazioni statali, regionali, metropolitane, provinciali e comunali.
IPA, l’elenco PEC delle Pubbliche Amministrazioni
L’Indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) è una banca dati, di libera consultazione, di tutti i riferimenti per comunicare con le PA e i Gestori di Pubblici Servizi. La gestione dei dati pubblicati nell’elenco PEC delle PA è affidata agli Enti iscritti che sono tenuti ad aggiornare i contenuti con una cadenza almeno semestrale.
I dati contenuti nell’indice IPA sono organizzati in 3 macro aree: informazioni di sintesi sull’ente; informazioni sugli uffici di protocollo, informazioni sui singoli uffici, sulla struttura organizzativa e gerarchica.
Sono inoltre presenti 5 sezioni: consultazione, servizi enti, dati e statistiche, documenti, contatti.
INAD, l’elenco PEC delle persone fisiche
L’INAD è l’Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese, istituito dall’art. 6-quater del CAD.
Possono eleggere il proprio domicilio digitale su INAD:
- le persone fisiche che abbiano compiuto il diciottesimo anno di età;
- i professionisti che svolgono una professione non organizzata in ordini, albi o collegi ai sensi della legge n. 4/2013;
- gli enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione all’INI-PEC.
Per farlo è necessario accedere al portale https://domiciliodigitale.gov.it e registrarsi al servizio utilizzando SPID, CIE o CNS. Una volta effettuata la registrazione, il sistema chiederà di inserire il proprio indirizzo PEC da eleggere come domicilio digitale.
Grazie a INAD, le comunicazioni della Pubblica Amministrazione, relative ad esempio a verbali amministrativi o rimborsi fiscali, arrivano direttamente nella casella Pec indicata al momento della registrazione, senza ritardi o problemi di recapito.
Ciò significa maggiore efficienza nei rapporti tra cittadini e PA, un significativo risparmio di tempo e costi di stampa e spedizione, oltre la possibilità di recuperare facilmente i documenti in qualsiasi momento.
I benefici di INAD per le PA sono rappresentati dall’avere a disposizione un sistema di comunicazione centralizzato, più efficiente, automatizzato e sicuro, integrabile nei propri sistemi informatici tramite API disponibili online.
